”Puhu siten, että lapsikin ymmärtää” – Mitä kuka tahansa esiintyjä voi oppia hallituksen tiedotustilaisuudesta lapsille?

Kerro asiasi siten, että lapsikin ymmärtäisi. Hallitus laittoi tämän tutun viestinnän neuvon perjantaina 23.4.2020 kirjaimellisesti testiin, kun järjesti tiedotustilaisuuden poikkeustilanteesta lapsille.

Tilaisuus on sittemmin kerännyt paljon kehuja – ja erään kaikulaisen sanoin: ”Yhtä selkeä ja ihmisläheinen tyyli olisi hyvä ottaa myös perustiedotustilaisuuksiin aikuisyleisölle.”

Pyysin Kaiun viestinnän ja vuorovaikutuksen valmentajia arvioimaan, mikä ministerien esiintymisessä oli erityisen onnistunutta. Mitä yksinkertaisia viestinnällisiä keinoja kuka tahansa voi oppia tilaisuudesta selkeyttääkseen sanomaansa, vahvistaakseen vuorovaikutusta ja huomioidakseen yleisönsä paremmin?

Tässä Kaiku Helsingin kiinnostavuusmuotoilija Petteri Puustisen ja esiintymisvalmentaja Sanna Franckin poiminnat:

1. Vältä pitkiä lauseita, jaarittelua ja isoa määrää sivulauseita. Käytä tauotusta tehokeinona. Tässä tiedotustilaisuudessa ei käytetty hengästyttävän pitkiä puheenvuoroja.

2. Hyödynnä konkreettisia esimerkkejä sanomasi tukena. Tässä tiedotustilanteessa kerrottiin esimerkkejä, jotka sopivat kohdeyleisön elämään: ”Mummoa ja vaaria ei saa mennä tapaamaan, koska vanhemmille ihmisille tauti voi tulla voimakkaampana.”

3. Tuo henkilökohtaisuutta perusteluihin mukaan. Ministerit näyttäytyivät konkreettisten esimerkkien kautta ihmisinä, jotka jakoivat kysyjien kokemuksia: "Minunkin lapsella on ikävä päiväkotiin", "Kävin avannossa uimassa, siellä on turvavälit", ”Mustakin tuntuu välillä tosi epäreilulta, kun pitää herätä aikaisin ja lähteä kokoukseen.”

4. Sopeuta kieli yleisöllesi. Etenkin Li Andersson käytti kivasti puhekieltä: ”Mä oon”, ”Me tehdään”. Ministerit viittasivat nyt toisiinsa välillä etunimellä: ”Niinku Sanna ja Li tässä sano.” Tämä tuntui tasa-arvoiselta siihen verrattuna, että myös kysyjät esiteltiin etunimillä Emmana, Iiriksenä ja Valdemarina.

5. Huomioi kehonkieli. Kaikki kolme ministeriä puhuivat sopiva hymynkare huulillaan. Hymyn lisäksi ministerien esiintyminen oli ilmeikkäämpää kuin yleensä. Kasvot olivat kerronnassa eloisammin mukana kuin aikuisille puhuttaessa.

6. Luo yleisöön hyvä katsekontakti – myös virtuaalisessa esiintymistilanteessa. Ministerien katsekontakti oli enemmän kameraan kuin muistiinpanoihin. Asia oli nyt ehkä helpommin kerrottavaa, kun lukuja ja muuta tarkkaa muistettavaa oli vähemmän. Kun ministereiden ei tarvinnut nojautua niin paljon papereihinsa, oli puhe myös heidän jokaisen persoonansa kuuloista eikä paperinmakuista.

7. Anna yleisölle porkkanaa. Hallitus antoi lapsille kiitosta jaksamisesta: ”Te teette tosi paljon jo! Me tiedämme, että etäkoulu ei ole maailman helpoin juttu.” Yleisölle annettiin usein myös kiitosta kysymyksistä: ”Kiitos paljon kysymyksistä, Iiris!”

8. Uskalla olla inhimillinen. Tässä tiedotustilaisuudessa olimme havaitsevinamme tietynlaista herkillä oloa, kun ministerit eivät voineet tällä kertaa esittää asiaa tuttuun ja turvalliseen ministerien jargoniin nojaten. Tällainen inhimillinen karheus näyttäytyi erityisesti siinä vaiheessa, kun oli lasten kysymysten aika.

9. Myös pukeutuminen luo tunnelmaa. Vaikutti siltä, että ministerit olivat tässä tilanteessa pukeutuneet värikkäämmin kuin yleensä.

Bonusvinkki #1: Keskustelun fasilitoijan rooli on myös tärkeä

Esiintymisvinkkien näkökulmasta huomionarvoista tilaisuudessa oli myös keskustelun fasilitoijan rooli. Kysymyksen esittäminen livenä arvovaltaisille ministereille oli varmasti monille lapsille jännittävä, tärkeä hetki. Tilannetta selkeästi, henkilökohtaisella otteella ohjeistava juontaja mursi jäätä kysymysten esittämisessä:

”Seuraavana kysyjänä meillä on Valdemar. Avaan täältä Valdemar sun mikrofonin.”
”Sulla oli toinenkin tärkeä kysymys. Voit kysyä sen nyt!”
”Sitten meillä on vuorossa Nuutti. Nuutin mikrofoni aukeaa nyt. Oletko Nuutti valmiina?”

Ammattitaitoinen juontaja osallistuu tunnelman rakentamiseen. Hän poistaa painetta sekä esiintyjiltä että yleisöltä ja ohjaa tilaisuuden kulkua sujuvasti. Tämä vinkki kannattaa muistaa vaikkapa organisaation sisäisissä infotilaisuuksissa: Sen sijaan, että johtaja vetää henkilöstöinfon yksin, voisiko vaikkapa viestinnän edustaja toimia siltana puhujan ja yleisön välillä?

Bonusvinkki #2: Selvitä, mikä kohderyhmää aidosti kiinnostaa – älä oleta! 

Kaiku Helsingissä puhumme usein kiinnostavuusmuotoilusta, jolla tarkoitamme sitä, että viestinnässä huomioidaan kohderyhmän hyöty. Kiinnostavuusmuotoilu ei ole kikkailua, vaan yksinkertaisesti sitä, että tarjotaan kohderyhmälle kiinnostavaa sisältöä – ymmärrettävässä, kohderyhmän näkökulmasta mielekkäässä muodossa.

Hallituksen tiedotustilaisuus oli viestinnän kiinnostavuusmuotoilua parhaimmillaan: kohderyhmä, 7–12-vuotiaat lapset, saivat vastauksia kysymyksiin, joita itse olivat pohtineet. Samaa lähtökohtaa näkisimme aikuisten maailmassa mielellämme reippaasti enemmän! Niin usein viestintä kun perustuu oletukseen siitä, minkä viestijä kuvittelee olevan kohderyhmälle kiinnostavaa.

Mitä tiedotustilaisuudesta sanoi itse kohderyhmä? “Joo, ymmärsin”, kommentoivat kohderyhmään kuuluvat kakkosluokkalaiset jäätelöannoksien syömisen lomasta Sanna Franckin sohvalla.

 

Kirjoittajista

Sanna Franck on Kaiku Helsingin vuorovaikutus- ja esiintymisvalmentaja. Hän on innostunut etäesiintymisen valmentamisesta, jossa perinteiseen esiintymistapaan yhdistetään teknologian luomia mahdollisuuksia.

Petteri Puustinen on Kaiku Helsingin kiinnostavuusmuotoilija. Hänen mielestään jokaisen viestijän kannattaisi pitää mielessään Bryan Adamsin teesi: “Everything I do, I do it for you”, eli asettaa yleisö tärkeysjärjestyksessä ensimmäiseksi.

Salla Syrman on Kaiku Helsingin osakas, viestintäkonsultti ja valmentaja. Hänen intohimonsa on hyvin suunniteltu, selkeä viestintä, jonka lähtökohtana on kohderyhmän hyöty.

 

Kaipaatko apua esiintymisvalmennukseen, virtuaalitilaisuuksien kiinnostavuusmuotoiluun tai etäfasilitointiin? Lue lisää poikkeusaikojen palveluistamme.

 


Neljännesvuosisata yrittäjänä – tämän vinkin Kaiun perustajaosakas Markku Vänskä antaa poikkeusajan kanssa kamppaileville yrittäjille

Markku Vänskä, eräs Kaiku Helsingin perustajista, on seurannut suomalaisen yrittäjyyden kehitystä tiiviisti 90-luvun lamavuosista lähtien: 20.4. hänelle tuli täyteen 25 vuotta yrittäjyyttä. Tämän kevään poikkeusaika on laittanut monen yrittäjän todelliseen testiin, jossa selviytymiskyky punnitaan. Miten kokenut viestijä ja yrittäjä neuvoisi nuorempia erikoisina aikoina selviytymiseen?

Kun Markku perusti viestintätoimisto Conexion, toisen Kaiku Helsingin edeltäjätoimistoista, vuonna 1995, oli ympäröivä yrittäjämaailma arvaamaton ja pelottava – monella tapaa samanlainen kuin nyt.

”Olin itse saanut yllättäen potkut. Kotona oli vaimo ja pieni tytär, ja jotenkin oli leipä ansaittava. En ehkä onneksi tiennyt itsekään tuolloin mihin olin ryhtymässä. Päätin vaan ottaa asioista selvää ja ryhtyä hommiin. Viestintäalasta luulin tietäväni jotain aikaisemman ohuen työkokemukseni pohjalta”, kuvailee Markku yrittäjyyden alkutaivaltaan.

Nykyisen Kaiku Helsingin tarina alkoi vuonna 2012, kun Markun perustama Conexio yhdistyi viestintätoimisto Aleksin Kaiun kanssa. Silloisista perustajaosakkaista Markun lisäksi Kaiussa edelleen työskentelevät Pete Saarnivaara, Ville Lehtovirta, Jouko Marttila, Ile KönönenSalla Syrman ja Kimmo Kuokka.

Nykypäivän yrittäjä uskoo itseensä

Yrittäjyys 1990-luvulla oli erilaista kuin nykyään. Markun mukaan 1990-luvun yrittäjyyttä leimasi kaavamaisuus ja tiettyjen odotusten mukaan toimiminen. Hän on seurannut ilolla viime vuosien kehitystä, jossa nuori yrittäjäsukupolvi lähtee valloittamaan maailmaa ennakkoluulottomasti ja itsevarmasti. Samalla Markku kuitenkin haluaa muistuttaa nöyryyden merkityksestä.

”Nuoremmilta yrittäjiltä ei puutu itseluottamusta, mikä on hienoa ja virkistävääkin. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että parhaiten pärjäävät ne, jotka osaavat suhtautua omaan tekemiseensä suurella nöyryydellä. Aina täytyy olla valmis oppimaan uutta”, Markku vinkkaa.

Yrittäjyyden tärkeimmiksi avaimiksi Markku mainitsee kyvyn luottaa toisiin ihmisiin ja heidän vahvuuksiinsa. Yrittäjän täytyy osata myös luovuttaa vastuuta muille, sillä kaikkea ei pysty hallitsemaan itse.

"Ilman osaavia työntekijöitä yritys ei menesty. Yrittäjän onnistuminen on yhteinen onnistuminen."

Kasvu tapahtuu kriisissä

Moni yrittäjä pelkää nyt toimeentulonsa ja alaistensa puolesta. Kukaan ei tarkalleen tiedä, minkälaisia seurauksia poikkeusajalla on yrittäjille pitkällä tähtäimellä, ja se on stressaavaa. Miten Markku valaa uskoa vaikeasta tilanteesta selviämiseen?

”Yrittäjyyden, ja myös oman ihmisyyden ja inhimillisyyden, kasvu tapahtuu kriisien kautta. Tilanne on monelle tuskallinen, mutta tämä on samalla mahdollisuus katsoa asioita kokonaan uudesta näkökulmasta. Kriisi saattaa myös auttaa ymmärtämään, että apua saa ja kannattaa pyytää, joskus yllättäviltäkin tahoilta. Tämän päivän Suomessa se sallitaan yrittäjällekin”, Markku summaa.

 

Kaipaatko apua viestintään poikkeuksellisina aikoina Markulta ja muilta Kaiun konkareilta? Tutustu poikkeusajan palveluihimme:

Kaiun poikkeusajan palvelut


7+1 vinkkiä tapahtumatwiittaukseen – näin selostat webinaarit ja virtuaaliseminaarit kiinnostavasti kuin oman elämäsi Antero Mertaranta

Kun tapahtumat siirtyvät rytinällä verkkoon, on organisaation digitaalinen viestintä uusien mahdollisuuksien edessä. Twitter-tapahtumaketjut ovat tehokas tapa lisätä organisaation tapahtuman – ja asiantuntemuksen – näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa. Tässä kirjoituksessa kerromme, miten onnistut.

Twitter-tapahtumaketjua voisi kuvailla eräänlaiseksi sosiaalisen median sähköiseksi esitteeksi. Siihen koostetaan, kuten esitteeseen, tärkeimmät pääkohdat omien asiantuntijoiden näkemyksistä aiheeseen X liittyen.

Tapahtumaketjussa on usein jonkinlainen johdanto ja ajankohtaiskatsaus valittuun teemaan, vinkkejä soveltamiseen, linkkejä lisämateriaaleihin sekä Q&A-osio, jossa vastataan seuraajien tai kuulijoiden kysymyksiin. Kirsikkana kakun päälle: ketjun voi päättää omaan myyntipuheeseen ja yhteydenottokehotteeseen.

Me Kaiussa olemme hyödyntäneet Twitter-ketjuja viime aikoina etenkin Hyppytunti-pikawebinaariemme markkinoinnissa.

https://twitter.com/kaikuhelsinki/status/1247779382069850118

Livetwiittaaja on urheiluselostaja, jonka valttikortti on kohderyhmän tunteminen

Twitter-tapahtumaketjun tekemistä käytännössä, kun ”kamera on päällä”, voisi verrata jääkiekko-ottelun selostamiseen. Se vaatii nopeaa reagointikykyä, hyviä vuorovaikutustaitoja ja vähän pilkettä silmäkulmaan.

Ennen kaikkea livetwiittaaminen vaatii tiivistämisen taitoa ja kykyä erottaa, mikä on aidosti twiittaamisen arvoista – eli ymmärrystä siitä, mitä oman sosiaalisen median kohderyhmän edustajat haluavat juuri tästä aiheesta kuulla tai tietää. Kun kohdeyleisö on määritelty ja tiedossa, on olennaisten asioiden poimiminen ketjuun helpompaa.

Tunnettakaan ei sovi unohtaa. Draaman kaari ja tarinallistaminen ovat oivallisia keinoja pitää Twitterin kohdeyleisö koukussa seurannan alusta loppuun.

Näillä vinkeillä onnistut tapahtuman livetwiittaamisessa

Avain onnistuneeseen Twitter-ketjuttamiseen, kuten kaikkeen viestintään, on hyvä varautuminen. Kaikkea ei voi ennakoida, mutta monia asioita voi. Näin puet livetwiittaajaan viitan onnistuneesti harteillesi:

1. Suunnittele yhdessä tapahtuman puhujien kanssa

Jos mielit tehdä huomionarvoisen Twitter-seurannan organisaatiosi tapahtumasta, et voi olla itse yksi sen puhujista. Avain onnistumiseen on hyvä suunnittelu. Varaa hyvissä ajoin ennen itse tapahtumaa/webinaaria lyhyt palaveri tapahtuman vetäjän ja puhujien kanssa, jossa käytte läpi kyseisen tapahtuman olemassaolon tarkoituksen ja kohdeyleisön. Jos kukaan ei ole kysymykseen vielä vastannut, muista selvittää: ”Miksi tämä tapahtuma järjestetään ja mitä Twitter-yleisömme (tai muiden) pitää saada siitä irti?

2. Valitse työkalusi

Jos twiittaat tapahtuman paikan päältä, on todennäköistä, että teet sen älypuhelimen avulla (varmista, että työpuhelimeesi on asennettu Twitter-sovellus ja että organisaatiosi tili on liitetty sovellukseen!).

Mahdollisuuksien mukaan työkoneen hyödyntäminen on kuitenkin parempi vaihtoehto – näin saat esimerkiksi yhdistettyä visuaaliset materiaalit ketjuun helpommin. Moni käyttää esimerkiksi TweetDeckiä, mutta voit tehdä ketjun myös ihan tavallisella Twitterin desktop-näkymällä.

Tässä kollegani Petterin blogissa on yksinkertainen ohje ketjun tekemiseen Twitterissä.

3. Tutustu käsikirjoitukseen (jos sellainen on)

Jos tapahtuman järjestäjät ovat luoneet tapahtumalle käsikirjoituksen (joo, se on toivottavaa), pyydä käsikirjoitus näytille ja muotoile sen pohjalta organisaatiosi äänensävyyn sopivia valmiita twiittejä. Mieti asiaa myös myynnillisestä näkökulmasta: mitä toivoisin, että somen kohdeyleisöni tekee ketjun seurannan aikana tai sen luettuaan.

4. Selvitä Twitter-profiilit ja sopivat hashtagit

On todennäköisintä, että tapahtuman puhujat ovat itsekin Twitterissä. Selvitä heidän Twitter-käyttäjätunnuksensa ja triplavarmista, että kirjoitat ne oikein – on erittäin noloa tägätä väärä asiantuntija Twitterissä mukaan. (Hashtag: kokemusta on vuosien takaa.)

Koosta myös lista sopivista hashtageista, joita voit viljellä ketjuun. Viestintäalalla näitä ovat usein mm. #viestintä, #markkinointi ja #somefi. Kartoita etukäteen, mistä juuri sinun kohderyhmäsi Twitterissä keskustelevat!

5. Visualisoi tarvittavat materiaalit

Twitter-ketjuun kannattaa viljellä, mahdollisuuksien mukaan, sekä otteita esitysmateriaalista että muita visuaalisia havainnollistavia koukkuja. Pyydä järjestäjiltä esitysmateriaali (yleensä ppt-muotoinen) ennen tapahtumaa ja tallenna se itsellesi kuvatiedostoina. Canva on monen viestijän vannottu kumppani somevisualisoinneissa, mikäli tarvitset visuaalisia materiaaleja enemmänkin.

6. Kartoita jaettavat lisämateriaalit ja päivitä vanhat blogit

Twitter-tapahtumaketju on myös hyvä tapa nostaa esiin tapahtuman aihetta jollain tapaa käsitteleviä vanhempia blogikirjoituksia. Kartoita kollegoiden tai julkaisujärjestelmän avulla, mitä vanhoja kirjoituksia organisaatiostasi jo löytyy – mitkä kirjoitukset toisivat juuri tämän tapahtuman kohdeyleisölle lisäarvoa? Tee niistä itsellesi valmis lista URL:ien kera.

Bonusvinkki: Jos aikaa on, jaettavia vanhempia blogikirjoituksia kannattaa myös käydä päivittämässä tuoreilla tiedoilla sekä erilaisilla toimintakehotteilla – vaikkapa kutsulla tuleviin tapahtumiin. Tämä on sellaista ajatonta optimointityötä, jota digimarkkinoijat voivat harjoittaa arjessaan muutenkin hiljaisempina aikoina.

7. Rakenna twiiteistä tarina

Monesti tapahtuma, live tai verkon, etenee alustuksesta asiantuntijapuheenvuoroon ja yleisökysymyksiin, ja päättyy loppuyhteenvetoon.

Tätä samaa kerronnan kaarta voit hyödyntää myös Twitter-tapahtumaketjuusi. Se itseasiassa auttaa valmistautumisessa – voit etukäteen rakentaa tekstitiedostoon muutamat ensimmäiset twiitit, joissa päivän aihe esitellään, ja koota valmiiksi myös loppupään yhteenvedon, jossa osallistujia kiitetään ja tarjotaan lisämateriaalia (muista blogit!).

Tässä kohtaa muistuttelen taas myös myynnillisen kulman muistamisesta: mitä haluaisit, että kohdeyleisösi tekee, kun seuranta tulee päätökseensä? Miten organisaatiosi voi auttaa seuraavaksi?

BONUSVINKKI: muista myös emojit!

Twitterissä emojit ovat jo vakiintunut osa viestintää. Ne auttavat myös organisaatioita visualisoimaan ja paketoimaan tietoa. Twitter-tapahtumaketjussakin emojit kannattaa muistaa – ne voivat toisaalta havainnollistaa asioita, jos Twitterin 280 merkin rajat tuntuvat ahtailta, ja toisaalta tuoda sopivaa, inhimillistä lisää twiittiviestintään.

Käytä niitä kuitenkin harkitusti, oman organisaatiosi tyyliin sopivalla tavalla.

Yhteenveto? Vaikka tässä kirjoituksessa tuli hengästyttävä määrä erilaisia twiittivinkkejä, tärkeintä on tuntea oman organisaation somen kohdeyleisö ja ymmärtää, miten juuri heille tuotetaan lisäarvoa.

Harjoitus tekee näissäkin asioissa mestarin ja liian tiukalle ei kannata livetwiittipipoaan kiristää – ilon kautta ja kokeilumieli edellä.

Pssst! Meidän livetwiittaustaidot pääsevät viikottaiseen testiin maksuttomien Hyppytunti-pikawebinaariemme myötä. Katso linkistä, mitä luvassa + ilmoittaudu mukaan!

Tutustu Hyppytunti-pikawebinaareihimme

 

Kirjoittajasta

Jonna Aaja on Kaiun digitaalisen markkinointiviestinnän moniottelija, joka auttaa asiakkaita ymmärtämään digimaailman kommervenkkejä paremmin. Viime viikot Jonna on kehittänyt digi-survivalistin taitojaan tarkkailemalla, miten poikkeustila vaikuttaa ihmisten ja organisaatioiden käyttäytymiseen digitaalisissa kanavissa ja mitä siitä voi oppia.


Kaiku aloittaa yt-neuvottelut

Sekin päivä tuli, jolloin jouduin tämän otsikon kirjoittamaan.

Tähän asti olemme aina tiukan paikan tullen selvinneet muilla toimenpiteillä. Nyt ei enää auta. Koronapandemia ja sen aiheuttama lama purevat. Myös meitä.

Onneksi olemme hyvinä päivinä kiinnittäneet huomiota kannattavuuteen ja säästäneet rahaa pahan päivän varalle. Nyt on se paha päivä.

Meidän kohdallamme tämä tarkoittaa sitä, että irtisanomisista ei neuvotella. Koko henkilöstöä koskevat lomautukset valitettavasti ovat agendalla. Omistajat ja johto luonnollisesti osallistuvat talkoisiin omalta osaltaan.

Esityksen mukaan lomautukset toteutettaisiin porrastetusti kuluvan vuoden aikana niin, että asiakastyö jatkuu normaalisti. Lomautusten arvioitu kesto on kahdesta viikosta kolmeen kuukauteen. Tarkemmin tiedetään, kun neuvottelut on saatu päätökseen.

 


Poikkeustila on maineen nollapiste

Muutaman vuoden päästä yrityksiä ja yksilöitä arvioidaan sillä perusteella, mitä he tekivät ja miten viestivät poikkeustilan ja sitä seuranneen laman aikana.

Suomi on parhaillaan poikkeustilassa, jollaista ei ole nähty sitten sotien. Merkittävä osa arjen toiminnoista on pysähtynyt. Monia kuristaa huoli omasta tai läheisten terveydestä.

Yhteiskunnan toimivuuden kannalta avainpaikoilla työskentelevät asettavat päivittäin itsensä alttiiksi mahdollisesti tappavalle virukselle. Iso osa kansalaisista eristäytyy koteihinsa, yrittää säilyttää mielenterveytensä ja saada vielä työnsä jotenkuten hoidetuksi. Ne, joilla töitä vielä on.

Yhteiskunnan pysäyttäminen on ennennäkemätön kokeilu

Poikkeustilan koko mittakaava ei silti ole meille vielä täysin valjennut. Toistaiseksi ruokaa löytyy kaupasta, sähköt ja tietoliikenneyhteydet pelaavat ja hanasta tulee vettä – ja suurimmalla osalla meistä on vielä varaa kaikkeen edellä mainittuun.

Yhteiskunnan pysäyttäminen useaksi kuukaudeksi, mahdollisesti useamman kerran muutaman vuoden aikana, on kuitenkin ennennäkemätön kokeilu. Sen taloudelliset vaikutukset tulevat olemaan järisyttävät. Vaikka takaisin nälkävuosiin ei vajottaisikaan, asiat menevät vielä paljon huonommiksi ennen kuin alkavat muuttua taas paremmiksi.

Tämä vuosikymmen saatetaan myöhemmin muistaa jonkinlaisena eloonjäämiskamppailun aikana. Koronapandemiasta seuraava lama ei ole samanlainen kuin it- tai finanssikuplan puhkeamista seuranneet. Sitä ei välttämättä tulla jälkikäteen muistamaan yhtenä taloussyklin vaiheena, vaan pikemminkin sodankaltaisena tilana, jolloin vastuunkanto mitattiin.

Muistamme myöhemmin, kuka kantoi vastuunsa

Monen yrityksen ja yksilön maineelle poikkeustila on nollapiste. Se, mitä nyt sanomme ja teemme, määrittävät mainettamme vielä pitkään.

Kaikkien vaikeuksien jälkeen kerran tulee kesä, ja syömme mansikoita sormin samalla viltillä. Silloin muistamme, kuka oli rintamakarkuri ja kuka uhrautui. Kuka marisi, kuka kantoi vastuuta ja auttoi. Kuka keskittyi arvostelemaan päätöksentekijöitä, kuka ratkaisemaan ongelmia. Kuka järjesti hauskoja näennäishyödyllisiä tempauksia, kuka pelasti ihmishenkiä.

Yrityksillä on yhteiskuntavastuun lisäksi toinen – yritysten kohdalla ehkä ensimmäinen – vastuu: niiden on pidettävä huoli siitä, että ne ovat poikkeustilan ja laman jälkeenkin olemassa ja elinkelpoisia, jotta ihmisillä olisi töitä ja yhteiskunnan kannalta välttämätön tuotanto pyörisi. Tämän velvollisuuden täyttämiseksi valitettavan moni yritys joutuu juuri nyt lomauttamaan ja irtisanomaan työntekijöitään.

Senkin voi tehdä monella tavalla. Kun pöly laskeutuu, tullaan kysymään, kuka toimi pakon edessä ja kuka käytti poikkeustilaa tekosyynä irtisanomisille silloin, kun lomautukset olisivat riittäneet. Kuka pimitti tietoa tai spinnasi. Kuka auttoi irtisanottavia enemmän kuin laki määrää. Ja kuka antoi potkut tekstiviestillä.

 

Kirjoittaja Pete Saarnivaara on Kaiku Helsingin toimitusjohtaja. Parin vuosikymmenen ajan viestintäalalla toiminut Pete on lehmänhermoinen viestinnän neuvonantaja ja organisaattori.

 

Vaikuttavan viestinnän merkitys korostuu poikkeusolosuhteissa. Voimmeko olla sinulle viestintäavuksi?

Lue lisää Kaiun poikkeusajan palveluista

 

Lue myös nämä artikkelit:

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/kriisiviisastelijan-viisi-ohjetta/

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/ymmarratko-asiakkaitasi/

 


Onko virtuaaliesiintyminen uutta ja jännittävää? Näillä vinkeillä taltutat vatsanpuruja aiheuttavat möröt

Kuinka löytää rohkeutta ja varmuutta virtuaaliesiintymiseen? Kaiku Helsingin valmentaja Salla Syrman antaa konkreettisia vinkkejä, joilla itse on selättänyt virtuaalivalmennuksen möröt. 

Olen valmentanut viestintätaitoja yrityksille yli kymmenen vuotta. Virtuaaliset valmennukset tulivat mukaan kuvioihin reilut viisi vuotta sitten asiakkaiden pyynnöstä. Paljon olen oppinut kokeilemalla ja tekemällä, kollegoiden kanssa keskustelemalla − ja erityisen paljon kantapään kautta.

Kun etätyöstä on tullut uusi normaali, virtuaalifasilitoinnista on kirjoitettu valtavasti, ja hyvä niin! Halusin kuitenkin kirjoittaa jonon jatkeeksi vielä jutun niille, joita virallisemmat esiintymistilanteet etätyöympäristöissä jännittävät.

Ole hyvä: tässä on muutama mörkö, jonka olen omalla virtuaalivalmentajan polullani kohdannut silmästä silmään. Jokaisen perässä on nippu yksinkertaisia vinkkejä, joista minulle on ollut hyötyä.

Mörkö 1: Epäilyttää. Minulla on aika vähän kokemusta virtuaaliesiintymisestä tai virtuaalitilaisuuksien vetämisestä. Kuinka osaan? 

Minuakin jännitti aluksi – ja jännittää usein vieläkin! Opettelu on kuitenkin antoisaa, ja jo perusasioiden treenaamisella pääsee mainiosti alkuun.

Virtuaaliesiintymisiin pätee ihan sama kulmakivi kuin mihin tahansa tilaisuuteen: tee tavoite mahdollisimman selkeäksi ja laadi suunnitelma sen mukaan. Tällaisia asioita pohdin suunnitteluvaiheessa:

  • Mitä tilaisuudella pitää saada aikaan? Mitä täytyy jäädä käteen? Palaveri, ideointisessio, työpaja, infotilaisuus, koulutus vai mikä? Onko tarkoitus työstää yhdessä jotakin vai herättää osallistujissa oivalluksia? Kun olet pureskellut tavoitteen kunnolla, voit valita välineet ja keinot perustellusti. Erilaisista työkaluista ja menetelmistä löytyy paljon tietoa mm. Virtual Facilitation Finland -Facebook-ryhmässä.
  • Suunnittele tilaisuus sopiviksi osioiksi ja pohdi rytmitystä. Esimerkiksi virtuaalivalmennuksia rytmitän vuorottelemalla luennointia, osallistujien aktivointia, keskustelua ja harjoituksia sopivasti.
  • Ole realisti: virtuaalitilaisuuksiin osallistuminen on aika raskasta – erityisesti nyt, kun työpäivämme täyttyvät niistä. Mitä voit odottaa osallistujien jaksavan? Muista aikatauluttaa myös tauot pidemmissä sessioissa.
  • Vaikka kuinka innostuisit ohjelmien jännistä ominaisuuksista, älä kikkaile kikkailun vuoksi. Muista kenelle tilaisuutta teet ja mikä todella palvelee tavoitetta.

Mörkö 2: Esiintymistilanne stressaa. Niin paljon muistettavaa ja osattavaa! 

Olen huomannut, että mitä selkeämmin valmistaudun, sitä pienempi perhosparvi vatsassa H-hetkellä pyörii. Ihan kokonaan perhoset eivät katoa, mutta ei niiden tarvitsekaan! Pieni kutina kertoo, että suhtaudun tilanteeseen tosissani ja arvostan yleisöäni. Tässä asioita, joiden avulla hetki estradilla sujuu helpommin:

  • Laadi itsellesi kevyt, helposti silmäiltävä käsikirjoitus. Minun on helpompi ohjata kokonaisuutta, kun näen, missä menen ja mitä tulee seuraavaksi. Silloin olen myös rennompi. Jos virtuaalinen esiintyminen on ihan uutta tai tilaisuus erityisen tärkeä, muista harjoitella ja pyytää palautetta!
  • Auta osallistujia valmistautumaan mahdollisimman hyvin tilanteeseen etukäteen. Kerro kutsun ja mahdollisen ennakkotehtävän yhteydessä tavoitteet, alustava agenda ja mahdolliset osallistumisohjeet. Pitääkö ladata jokin ohjelmisto? Onko muita valmistautumisohjeita?
  • Jos aiot käyttää videota, varmista, että esiintymistaustasi on neutraali ja valaistus on kunnossa – varsinkin jos pidät esitystä kotoa. Vältä riemunkirjavia kuoseja vaatteissa. Jos puoliso aikoo pomppia taustalla bokserit jalassa, käske laittamaan ainakin ne paremmat bokserit. Tai sumenna videon tausta!
  • Siirry esitysalustalle riittävän aikaisin, esimerkiksi puoli tuntia ainakin. Testaa, että kaikki toimii. Jos ei toimi, sinulla on vielä peliaikaa ratkoa ongelma.
  • Sulje muut ohjelmat, jotka saattavat häiritä keskittymistäsi.
  • Varaa lasi vettä käden ulottuville – joudut nyt työskentelemään äänelläsi.
  • Ota mukava asento, jalat tukevasti maassa. Hyvin se menee!

Mörkö 3: Mitä jos kukaan ei kommentoi mitään ja joudun vetämään virtuaalista kivirekeä? Siinä sitten puhun yksikseni ja tunnen itseni idiootiksi. 

Kuten kasvokkaisissakin kohtaamisissa, myös virtuaalitilanteissa alku on tärkeä tunnelman virittämisessä.

  • Heti alkuun tervehdi ja esittele itsesi, jos mahdollista videon kera. Katso kameraan ja hymyile.
  • Ahdistaako kameraan tuijottaminen? Niin minuakin. Kollegani Pauliina on antanut hyvän vinkin siihen, kuinka voi muistuttaa itseään ihmisten läsnäolosta: Kiinnitä kameran viereen kuva jostain hyvää fiilistä tuottavasta ihmisestä, jonka haluaisit kuvitella yleisöön.
  • Kerro tilaisuuden pelisäännöt heti alussa: Miten työskentelette? Pidetäänkö mikrofoneja mykistettyinä? Käytetäänkö videota?
  • Kerro, miten ja milloin kysymyksiä voi esittää. Poimitko kysymyksiä chatista tietyissä kohdissa vai pitkin tilaisuutta? Muista myös seurata kysymyksiä tai pyydä joku avuksesi seuraamaan niitä.
  • Jos tilanteeseen sopii, kerro, että aiot esittää kysymyksiä suoraan osallistujille nimellä. Tarkennan yleensä, että voi sanoa vaan ohi, jos sillä hetkellä lyö tyhjää. Olen huomannut, että ihmiset ovat valppaampina, jos odottavat kysymyksiä. Tunnelma on vireämpi, kun useampi ihminen pääsee esille.
  • Jonkinlainen lyhyt lämmittelytehtävä on alussa paikallaan! Tehtävän voi sitoa session tavoitteeseen, ja sen avulla voi testata jotain työkalun käytettävää toimintoa, vaikkapa chattia tai valkotaulua.
  • Et välttämättä näe ihmisten reagointia, joten sinun on oltava kärsivällinen. Kun kysyt, esitä mahdollisimman täsmällisiä kysymyksiä ja jaksa odottaa hetki vastausta. Yritä olla esittämättä liian monta kysymystä kerralla (oma tyypillinen kompastuskiveni).
  • Joskus voi kaikista hyvistä yrityksistä huolimatta toisessa päässä olla hiljaista. Koita silti pitää ääni reippaana ja tankkaa hyvää fiilistä tärkeän ihmisen kuvasta (ks. vinkki yläpuolella).

Mörkö 4: Entä, jos tekninen takkuilu pistää pakan sekaisin?  

Jos tekninen ongelma tulee, sitten se tulee. Hengitä syvään. Et ole ainoa ihminen maailmassa, jonka kone on kaatunut. Yleisö on tottunut, että virtuaalitilaisuuksissa sattuu ja tapahtuu.

  • Jos tekniikka pettää, hengitä syvään ja hoida asia kerrallaan kuntoon. Hermostuminen on todennäköisesti häiritsevämpää kuin pieni tekninen takku.
  • Laitan jo alkuohjeiden yhteyteen tiedon, jos organisaatiolla on tukihenkilö teknisiin ongelmatilanteisiin. Näin osallistujat tietävät valmiiksi, mistä saavat apua, eikä vetäjän tarvitse ryhtyä ratkomaan yhden osallistujan ongelmaa kaikkien yhteisellä ajalla. Pieniin ongelmiin yleensä muilta osallistujilta löytyy nopea apu, jos et itse osaa vastata.
  • Voi olla hyvä idea pitää käden ulottuvilla jonkun tilaisuuteen osallistuvan yhteyshenkilön puhelinnumeroa. Tämän otin käytännöksi, kun kerran lensin itse asiakkaan koulutuksesta pihalle. On kiva, jos tällaisessa tilanteessa voi nopeasti soittaa ja kertoa jollekulle, mitä tapahtuu. Yleisön voi näin myös ohjeistaa pitämän extratauon.
  • Jos on erityisen tärkeä tilaisuus, tietenkin voi tehdä kevyen suunnitelma B:n. Voisinko lähettää materiaalin sähköpostitse, jos se ei näkyisikään?

Jos kaipaat lisää virtuaalitilaisuuksiin liittyviä vinkkejä, olet lämpimästi tervetullut maksuttomiin Hyppytunti-pikawebinaareihimme. Ohjelmassa lähiviikkoina: 

Pe 27.3. klo 10–11 Vakuuttava esiintyminen virtuaaliympäristöissä – ilmoittaudu nyt!
Asiantuntijoina puheviestinnän ammattilaiset Pauliina Perttuli & Sanna Franck.

Pe 3.4. klo 10–11 Mediaviestintä koronan aikaan ja virtuaaliset mediatilaisuudet – ilmoittautuminen aukenee viikolla 14
Asiantuntijoina mediaviestinnän konkarit Kirsi Valta-Makkonen & Ile Könönen.

Ke 8.4. klo 10–11 Virtuaalitilaisuuden kiinnostavuusmuotoilu, konseptointi ja käsikirjoitus – ilmoittautuminen aukenee viikolla 14
Asiantuntijoina digitaalisen viestinnän tehoduomme Laura Vuorio-Kuokka & Petteri Puustinen.

Jos haluat juuri sinun organisaatiollesi suunniteltua apua tai valmennusta isommalle joukolle, laitathan viestiä osoitteeseen sales@kaikuhelsinki.fi. Kaikki viestinnän valmennuksemme ja työpajamme onnistuvat mainiosti myös virtuaalisesti!

 

Kirjoittaja 

Salla Syrman on Kaiku Helsingin partneri, viestintäkonsultti ja valmentaja. Työelämässä hän valmentaa virtuaalisesti erityisesti kirjallisen viestinnän taitoja. Yksityiselämässä hän valmistautuu virtuaalifasilitoimaan ystävänsä vauvan ristiäiset. 


Empatia-webinaari: Q&A

Empatia verkkopalveluissa -webinaarin kysymyksiä ja vastauksia

Viestintäsuunnittelija Liisa Koivula Aivoliiton Korvaamaton kovalevy -hankkeesta ja Kaiku Helsingin palvelumuotoilujohtaja Elina Piskonen kertoivat helmikuisessa Empatia verkkopalveluissa -webinaarissa sprinttimuotoisesta kuntoutussovelluksen suunnittelusta ja jakoivat ajatuksia siitä, mikä rooli empatialla on digitaalisia palveluita suunniteltaessa. Konseptointivaiheessa sovelluksesta luotiin klikkailtava prototyyppi, jonka perusteella sovellusta alettiin kehittää.

Webinaarissa esitettiin lukuisia kysymyksiä sekä empatiasta että projektin käytännön toteutuksista. Tässä vastauksia kysymyksiin.

Millainen prototyyppi oli, kuinka valmis?

Prototyyppi tehtiin InVisionilla. Se oli aika raakile siinä mielessä, ettei siinä ollut vielä sisältöjä. Se kuitenkin muistutti sovellusta niin paljon, että sen toimintoja pystyttiin testaamaan tulevilla käyttäjillä. Protossa oli mukana toiminnot ja polut, joita klikkailemalla käyttäjä pääsee liikkumaan sovelluksessa.

Klikkailtavan proton testauksesta: kuvasitteko te käyttäjäkokemukset videolle, jotta niistä jää dokumentaatio?

Emme kuvanneet testejä, vaan teimme muistiinpanoja. Meidän ihmisemme istuivat testaajan vieressä ja kirjasivat ylös käyttäjän tekemisiä ja kokemuksia.

Millaisia vinkkejä teillä olisi testaamiseen?

Testaaminen kannattaa aloittaa ripeästi, koska se vie oman aikansa. Teimme myös testaamisen mahdollisimman helpoksi testaajille, eli me menimme heidän luokseen eikä toisinpäin.

Kerää riittävän suuri testijoukko, esimerkiksi 5-10 henkilöä. Joukon ei tarvitse olla valtava, koska aika pian alkaa näkyä, mitkä asiat tökkivät. Pyydä testaajiksi mielellään tulevia oikeita käyttäjiä tai ainakin niitä, jotka ovat mahdollisimman lähellä oikeita käyttäjiä.

Anna testaajan testata rauhassa. Käyttötilanteen on hyvä olla mahdollisimman autenttinen, mutta koska proto ei ole ihan samanlainen kuin lopullinen sovellus, testaajaa voi hiukan auttaa, että päästään itse asiaan. Sekin on huomioitava viesti, jos ei käyttäjä pääse lainkaan alkuun.

Testaajien rajaaminen: olemme rajanneet sovelluksen käyttäjäryhmän niihin, jotka pystyvät tai osaavat käyttää älypuhelinta. Jos se ei onnistu, ihminen ei ole kohderyhmää. Häntä ei myöskään silloin pyydetä testaajiksi.

Teillä oli apin suunnittelussa eri konseptoija ja tekninen toteuttaja. Miten toimitte heidän välillään? Mitä käytännön vinkkejä?

Kun konsepti on tehty, sen on hyvä olla mahdollisimman yksityiskohtainen ja selkeä, jotta apin tekijöillä on hyvät lähtökohdat toteutukselle. Konsepti kertoo, mitä tehdään, kenelle, mihin pyritään, mitä apissa on ainakin oltava ja mitä sen pitää kattaa. Tilaajan eli meidän pitää omistaa konsepti ja ymmärtää se niin hyvin, että pystymme kertomaan apin tekijälle, mistä lähdetään liikkeelle. Yksityiskohtaisia kysymyksiä tulee paljon matkan varrella ja niiden vastaukset löytyvät meiltä, jotka tunnemme sisällön.

Appi oli meillekin ensimmäinen lajiaan ja sen toteutus meni ihan hyvin, vaikka konseptoijat eivät olleet enää teknisessä toteutuksessa mukana. Me myös haimme yksinkertaista ja simppeliä ratkaisua, ja koko kehitystyön ajan käyttäjä on pidetty mielessä, niin meille tämä on ollut riittävä tapa tehdä sitä. Ehkä tilanne olisi ollut toinen, jos apista olisi pitänyt saada yhteys terveydenhuollon järjestelmiin. Silloin esimerkiksi tietoturva-asiat olisivat olleet aivan toisella tasolla. Lähdimme vähitellen liikkeelle, ja kehitämme appia jatkossa. Tämä on ollut meillekin erittäin hyvä oppimisprojekti.

Tuliko teknisen toteutuksen edetessä jotain yllätyksiä? Tai ahaa-elämyksiä, joista voisi olla oppia myös muille, jotka suunnittelevat sovellusta tai muuta digitaalista palvelua?

Esimerkiksi minun on vaikea hahmottaa sellaista, mitä en näe. Pitää kehdata kysyä lisää niin kauan, että oikeasti ymmärtää, mistä on kyse. Järjestöviestijän ja sovelluskehittäjän kieli on usein erilainen. Varsinkin, jos ei ole kiinnostunut ”konepellin alustasta”, kommunikointitilanne voi olla hämmentävä, koska on ymmärrettävä, miten sovellus tai palvelu toimii.  On löydettävä yhteinen kieli.

Toinen asia on saavutettavuuden varmistaminen. Valitsimme toteuttajan huolella ja toivoimme, että heillä on kokemusta vastaavista töistä. Se auttaa myös toteuttajaa, että he oivaltavat kenelle ovat sovellusta tekemässä. Terveydenhuoltoa liippaavissa palveluissa se on erityisen tärkeää. Onnistuimme valitsemaan toteuttajan fiksusti.

Miten teitte saavutettavuustestausta: mitä ja missä vaiheessa?

Saavutettavuus on kudottu sisään projektiin. Se on ollut mukana tarjouspyynnöistä lähtien. Halusimme yksinkertaisen ja helppokäyttöisen sovelluksen ja edellytimme toteuttajalta, että heillä on kokemusta ja ymmärrystä saavutettavuudesta. Matkan varrella on tarkisteltu, miten eri ratkaisut suhteutuvat saavutettavuuteen.

Lopullisen apin saavutettavuutta ei ole vielä pystytty testaamaan, koska järjestelmä on vielä kesken. Appi ja sisällön päämassa on nyt valmis ja olemme nyt editoimassa sisältöjä. Pääasioita-appi valmistuu kevään aikana ja ennen julkaisua varmistamme vielä sen saavutettavuuden.

Uskallatteko viestiä empatiaa hymiöillä vai onko niissä väärintulkinnan riski?

Ei ole tullut mieleenkään, että empatiaa voisi viestiä sovelluksessa hymiöillä, koska ihmiset voivat ymmärtää ne väärin. Tällä hetkellä tuntuu siltä, että hymiöt kuuluvat privaatimpaan viestintään.

Olemme miettineet äänensävyä paljon ja kysyneet siitä kohderyhmältä. Haluamme puhutella ihmisiä niin kuin kavereita, ei ylhäältä päin. Äänensävy ja kirjoittamisen tapa kehittyvät matkan varrella, ja vasta myöhemmin näemme, miten rento äänensävystä tulee. Voihan olla, että tulevaisuudessa käytämme vaikka peukkuemojia.

Kysymyksiin vastasi Aivoliiton Korvaamaton kovalevy -hankkeen viestintäsuunnittelija Liisa Koivula


Remote work while the children are home – A practical tip to conquer this challenge

How to make remote working possible during this epidemic while your children run around and need something to do? Katariina Ahonen, the operative manager at Kaiku Helsinki shares her tip.

We at the communications agency Kaiku Helsinki started remote working last week, just like in many other organisations. We have been using virtual facilitation tools for years, so our work community adjusted to this change quickly.

The challenge now is how to be able to work with your children at home. I’ll share my best tips on how I managed to work and keep my 5- and 8-year-old children entertained at the same time. My colleague Laura Vuorio-Kuokka also successfully tested this method in her family.

The method of Kata being tested in the home of our coach Laura.

To-do list for children – this is how you accomplish it:

  1. Write different activities on small notes. You can plan these activities together with your children.
  2. Make the frame of their daytime routine and place lunch times and other possible breaks on the list.
  3. Let children choose from the activities and plan when they want to do each activity. It’s fine even if the schedule of the day is a bit tight, you can skip the extras – working is much easier when there aren’t little ones running around with nothing to do.
  4. If there’s older children in the family, write schoolwork on the notes also – schoolwork must be placed on the board, but they can choose when they want to do it. Similarly, in our case outdoor activities in the yard were mandatory at some point during the day.
  5. Watching a show or a movie or playing on their phones can only be chosen for a limited amount.
  6. If you want to place housework on the lists or reward for diligent schoolwork, you can organise prizes for the points. The orange notes in the photo are tasks that you can get points from. When there’s enough of the points, the children get a nice reward, a movie night at home or a bigger reward if they persistently do their tasks.

Remember to check what the children have chosen the previous night. For example, treasure hunting demands preparations the night before. This I have experience from, as I was preparing the treasure hunt at 10pm last night. And if there are two adults in the family, you can agree on reaction duty. The one on duty primarily answers when the children have something to ask. You can also participate grandparents remotely.

Grandparents can join in – even remotely!

Experiences from yesterday: the kids didn’t have time to do all their activities on the list, but on the other hand there wasn’t a dull moment. The 5- and 8-year olds went through the list surprisingly independently. Of course during certain activities, like going outdoors and schoolwork, they needed a little help.

Ideas for activities (depending on what you can find from home): Lego, crafts, slime, water colours, colouring (you can print pictures from the internet), car and train track, stuffed animals, writing a journal, treasure hunt, dinosaur world, relaxation for children, listening to audiobooks or reading, watching a show or a movie, playing, board games, magic sand, doll house, video call to grandparents. For going outdoors, I recommend you take some equipment, like a football or a frisbee.

In addition, we are testing something new today: the grandparents are going to help the children with their schoolwork through a videocall. I can tell you how it worked out later!

And because children are so creative, I want to show what a child can make with a A4 paper and a cow eraser. May I present you: cow Muukkonen on his laptop. The set also includes a schoolbook, a bed and the vehicles of cow Muukkonen.

Cow Muukkonen by Kata’s children.

 

About the author:

Katariina Ahonen, the operative manager at Kaiku Helsinki, is a communications professional with over 10 years of experience. She has worked in managerial roles and in the executive board of Kaiku Helsinki for four years. Kata is interested in the human side of leadership – how completely different people have found a way to lead and communicate.

 


Ymmärrätkö asiakkaitasi enää? Musta joutsen mullisti arjen

Viime vuonna testasimme Kaiussa erilaisia tulevaisuuden ennakoinnin työkaluja ja pohdimme samalla, miltä viestinnän ja markkinoinnin kenttä voisi näyttää tulevaisuudessa. Mitä vaihtoehtoisia tulevaisuuksia meillä on?

Esiin nousi myös erilaisia yllättäviä, ennalta-arvaamattomia muutoksia, jotka myllertävät kaiken tullessaan. Mietimme silloin esimerkiksi sitä, miten viestintäkenttä muuttuisi, jos kaikki sosiaalisen median palvelut suljettaisiin yhtäkkiä. Vilahtipa keskusteluissa myös yllättävä koko maapalloa uhkaava tauti. Tästä tulikin todellisuutta paljon nopeammin kuin kukaan meistä osasi aavistaa. 

Asiakkaidesi arki mullistui 

Palvelumuotoilija pohjaa työnsä aina asiakkaan tai kohderyhmän ymmärtämiseen. Miltä asiakkaan arki näyttää? Mitä asiakas tarvitsee? Moni organisaatio on työstänyt jo pitkään palveluitaan, viestintäänsä ja liiketoimintaansa palvelumuotoilun avulla ja onnistunut löytämään oikean tavan vastata asiakkaiden tarpeisiin.  

Nyt ne tarpeet ovat muuttuneet lähes täysin. 

Ihmisten arki on myllertynyt. Asiat, joita vielä viime viikolla tarvittiin ja arvostettiin, voivat yhtäkkiä olla täysin toissijaisia. Ryhmäliikunta, elokuvateatterit ja ammattitapahtumat tuntuvat olevan jossain toisessa todellisuudessa, sillä nyt tarvitaan vessapaperia, toimivat etäyhteydet ja tekemistä lapsille. 

Ne organisaatiot, jotka vastaavat palveluillaan ja viestinnällään näihin muuttuneisiin tarpeisiin, ovat tässä tilanteessa voittajia. Etätyöskentelyalustojen tarjoajat, käsidesien valmistajatruokateollisuus ja virtuaalivalmentajat ovat törmänneet valtavaan kysyntään, toisaalta monelta on yhtäkkiä leikkautunut pois iso osa liiketoimintaa, pahimmillaan kaikki. 

Ne organisaatiot, jotka vastaavat palveluillaan ja viestinnällään näihin muuttuneisiin tarpeisiin, ovat tässä tilanteessa voittajia. 

Miten palvelumuotoilu voi auttaa tässä?  

Miten tässä tilanteessa viestitään? 

”Lamaantuminen on pahinta, mitä tässä tilanteessa voi tehdä”, sanoi eräs viisas ystäväni.  

Viestinnässä isommissa organisaatioissa akuutit asiat ajavat tällä hetkellä kaiken muun yli. Mutta kun suurin kaaos helpottaa, olisi tärkeää pysähtyä hetkeksi, niin vaikeaa kun se onkin. Kokoontua (etänä tietenkin) yhteen tiimin kanssa ja pohtia, mikä kaikki on muuttunut ja miten me tähän reagoimme. Ihmisten maailma on muuttunut sekä organisaatioiden sisällä että ulkona, ja viestinnän täytyy pystyä muuttumaan tämän muutoksen myötä. Viestintä, joka vielä viikko sitten toimi hyvin, saattaa pahimmillaan nykytilanteessa loukata ihmisiä tai aiheuttaa vaaratilanteita.  

Jotta viestintä palvelisi parhaalla mahdollisella tavalla niin omaa henkilöstöä, asiakkaita kuin sidosryhmiäkin, meillä täytyy olla joku ymmärrys siitä, miltä maailma näyttää näiden ryhmien arjessa tällä hetkellä. 

Mikä meidän henkilöstöämme mietityttää tällä hetkellä eniten? Mistä he haluavat kuulla? Miten? 

Mitä meidän asiakkaamme tarvitsevat juuri tällä hetkellä? Miten voisimme auttaa heitä viestinnällä tässä haastavassa ja jopa pelottavassa tilanteessa? Miten voimme varautua poikkeustilan jälkeiseen aikaan? 

Lamaantuminen on pahinta, mitä tässä tilanteessa voi tehdä.

Jos organisaatiossa on tehty viestintäsuunnitelma tälle vuodelle, se täytyy tehdä tässä tilanteessa uusiksi. Viestintästrategiakin saattaa vaatia merkittävää päivittämistä. Onneksi tämä onnistuu myös etänä. 

Työpaja pikavauhtia virtuaaliseksi 

Moni palvelumuotoilija ja kehityshommia tekevä tuskailee myös parhaillaan sen kanssa, että kertaalleen suunniteltu projekti täytyykin yhtäkkiä siirtää kokonaan etänä pidettäväksi. Erityisesti somekanavat pursuavat tällä hetkellä kysymyksiä ja vastauksia siihen, miten palaverit, työpajat ja valmennukset toimivat parhaiten etänä, mitä työkaluja kannattaa käyttää ja millä hyvillä käytännöillä etätyöskentelystä saa tehtyä tehokasta ja vaikuttavaa.  

Itse muutimme esimerkiksi pikavauhtia asiakasymmärryksen keräämiseen keskittyvät työpajat haastatteluiksi ja pidemmät työstötyöpajat pilkoimme useampaan lyhyempään jaksoon. 

Vinkkejä etätyöstöön: 

  1. Pilko työskentely lyhyisiin pätkiin. Kaksi tuntia on etänä jo osallistujille ja vetäjälle jo todella pitkä aika.
  2. Pitäkää jo ennakkoon erillinen lyhyt käynnistystapaaminen, jossa testaatte käytettävää tekniikkaa sekä käytte läpi ennakkotehtävän.
  3. Ohjeista ennakkotehtävänä osallistujat tekemään itsenäistä ideointia ja pohdintaa jo ennen työstöä.
  4. Ota kokoussovelluksen (esimerkiksi Teams, Zoom) lisäksi käyttöön yhteinen työskentelyalusta, jonka kaikki näkevät ja pystyvät käyttämään samanaikaisesti. Tähän on tarjolla monia välineitä ja ohjelmistoja. Yksinkertaisimmillaan jaettu online-dokumentti ajaa tämän asian, ja myös kokoussovellukset sisältävät tiettyjä alustoja. Testaa alustat ja niiden rajoitteet etukäteen.
  5. Suunnittele työstöpaja todella tarkasti:  
    • Mikä on työstön tavoite? 
    • Kuinka paljon mihinkin vaiheeseen käytetään aikaa? 
    • Miten muistiinpanot/työskentelyn tulokset tallennetaan? 
  6. Käytä kasvokkain toteutettavista työpajoista tuttua kaavaa myös etänä: muista esittäytymiset, lämmittelytehtävä, osallistaminen, sulkeva lopetus 
  7. Kerro osallistujille heti työstön alussa, että tulet kysymään heiltä työstön aikana nimellä kysymyksiä (“Mitä mieltä Matti olet tästä asiasta?”) ja pyydä heitä sulkemaan työstön ajaksi muut välineet. 
  8. Panosta ohjeistukseen ja varmista, että ohjeistus on selkeästi osallistujien saatavilla koko työstön ajan. 
  9. Varaudu teknisiin ongelmiin. Vaikka olisit valmistellut kaiken todella hyvin, tällä hetkellä moni järjestelmä on kovan kuormituksen alla ja hetkittäisiä toimintakatkoja voi tulla. Mieti jo etukäteen, miten toimitte tällaisessa tilanteessa.  
  10. Pidä hauskaa, parhaimmillaan etänä tekeminen tuo uusia puolia työstöön. Jos ihmiset väsähtävät kesken työstön, pyydä heitä vaikka laittamaan itselleen oma taustakuva tai kääntämään video ylös alaisin (Zoom), nauru tekee hyvää. 

Tästä keväästä tuli todella erilainen, kuin mitä kukaan meistä odotti. Tiedätkö, miten sinun asiakkaasi arki on muuttunut tänä keväänä? Aiotko selvittää asiakkaanne uutta arkea? 

 

Kirjoittajasta

Elina Piskonen yhdistää työssään palvelumuotoilun lähestymistavan pitkään kokemukseen viestinnän kehittämisestä. Hän vetää projekteja, joissa muotoilun ajattelumaailmaa ja palvelumuotoilun menetelmiä viestinnän tekemiseen yhdistämällä luodaan aidosti vaikuttavaa viestintää.

Elina on Suomen johtavia viestinnän palvelumuotoilun asiantuntijoita ja Viestinnän+markkinoinnin palvelumuotoilijat – verkoston perustaja. Vuonna 2018 Markkinoinnin, teknologian ja luovuuden liitto MTL palkitsi hänet Vuoden vaikuttavin -palkinnolla.


Lapset kotona ja töitä pitäisi tehdä – tällä vinkillä selviät

Kuinka saada etätyöt – uusi normaali – rullaamaan epidemiatilanteessa, kun pienet lapset ravaavat vieressä ja kaipaavat tekemistä? Kaiku Helsingin operatiivinen johtaja Katariina Ahonen jakaa toimivaksi testatun vinkkinsä.

Meillä viestintätoimisto Kaiku Helsingissä siirryttiin etätöihin perjantaina 13.3., niin kuin monessa muussakin organisaatiossa. Olemme käyttäneet virtuualifasilitoinnin työkaluja jo vuosia, joten työyhteisömme sopeutui muutokseen nopeasti.

Pääsin jo maanantaina 16.3. testaamaan, miten työnteko onnistuu lasten pyöriessä kotona. Jaan tässä vinkkini, jolla sain ainakin 5-vuotiaan ja 8-vuotiaan päivän sujuvammaksi ja töitäkin tehtyä. Myös työkaverini Laura Vuorio-Kuokka testasi menetelmää onnistuneesti.

Katan metodi testissä valmentajamme Lauran kotona.

Happotestattu lasten tehtävälista – näin sen teet:

  1. Kirjoita pienille lapuille erilaista tekemistä. Voit ottaa lapset mukaan ideointiin.
  2. Tee päiväohjelman runko ja sijoita ruokailut, välipalat ja muut mahdolliset väliaikatekemiset listalle.
  3. Anna lapsen valita tekemisiä lapuista ja miettiä missä kohtaa hän haluaa tehdä mitäkin. Ei haittaa, vaikka tulisi vähän tiivis aikataulu, ylimääräiset voi jättää tekemättä – työntekoa helpottaa kummasti, kun vieressä ei pyöri ”mulla ei oo mitään tekemistä” -pikkuihminen.
  4. Jos perheessä on koululainen, laita myös koulutehtäviä lapuilla – laput on laitettava taululle, mutta saa itse valita missä kohtaa koulutehtäviä tekee. Samoin ulkoilu omalla pihalla oli meillä jossain kohtaa päivää pakollinen.
  5. Ohjelman tai elokuvan katsomista tai puhelimella pelaamista voi valita vain rajatun määrän.
  6. Jos haluat sijoittaa listoille kotitehtäviä tai haluat palkita ahkerasta koulutehtävien tekemisestä, voit tehdä lapsille pisteenkeräyspalkinnot. Kuvassa näkyvät oranssit ovat pistetehtäviä. Kun pisteitä kerää tarpeeksi, saa jonkun kiva palkinnon, leffaillan kotona tai sitten isomman palkinnon, jos pitkäjänteisyys riittää.

Muista katsoa edellisenä iltana, mitä lapset ovat valinneet. Esimerkiksi aarteenmetsästys vaatii valmistelua edellisenä iltana. Tämän tiedän, koska väsäsin aarteenmetsästystä klo 22.20 eilen illalla. Ja jos perheeseen kuuluu kaksi aikuista, voitte sopia myös reagointivuoroista eli siitä, kumpi ensisijaisesti vastaa, kun lapsilla on kysyttävää.

Myös isovanhemmat voi etäosallistaa mukaan

Kokemukset eilisen perusteella: ihan kaikkea suunnittelemiaan asioita lapset eivät ehtineet tehdä, mutta toisaalta yhtään tylsää hetkeä ei tullut. 5- ja 8-vuotias etenivät aikataulussa hämmästyttävän itsenäisesti, toki muutamissa kohdissa (ulkoilu, koulutehtävät), piti käydä vähän auttamassa.

Vinkkejä tekemiseen (riippuen siitä mitä kotoa löytyy): legot, askartelu, slime, vesivärit, väritystehtävät (voi tulostaa netistä), autorata, junarata, pehmot, päiväkirjan kirjoitus, aarrejahti, dinomaailma, lasten rentoutus, kirjojen kuuntelu tai lukeminen, elokuvan tai ohjelman katsominen, pelaaminen, lautapeli (vaatii vähintään kaksi lasta), taikahiekka, nukkekoti, videopuhelu isovanhemmille. Ulkoiluun kannattaa ottaa erilaisia urheiluvälineitä – kroketin ja mölkyn voi jo Etelä-Suomessa ottaa esiin, jalkapallosta ja frisbeestä puhumattakaan.

Lisäksi meillä on kokeilussa tänään uutuutena: eristäytyneiden isovanhempien valjastaminen lastenhoitoavuksi videopuhelun avulla. Toimivuudesta osaan kertoa enemmän myöhemmin, mutta tarkoitus on siis saada mummit ja ukit avuksi koulutehtävien tekemiseen videopuhelulla.

Ja koska lapset ovat ihanan luovia, haluaisin lopuksi näyttää, mitä uskomatonta lapsi voi kehittää pyyhekumilehmän ja A4-arkin avulla. Saanko esitellä: Lehmä Muukkonen läppärinsä ääressä. Settiin kuuluvat tietysti koulukirja, sänky, Lehmä Muukkosen kulkupelit ja ties mitä muuta.

Katan lasten Lehmä Muukkonen läppärinsä ääressä.

 

Haluaisitko jakaa vinkit perheelle/kollegoille/tutuille, jotka eivät puhu suomea? Klikkaa alta englanninkieliseen versioon!

Wanting to read the article, but sad and confused because it's in Finnish? Click below to the ENG version!

Lue blogi englanniksi! 

 

Kirjoittajasta

Kaiku Helsingin operatiivinen johtaja Katariina Ahonen on viestinnän ammattilainen yli 10 vuoden kokemuksella. Hän on toiminut esihenkilötehtävissä ja Kaiun johtoryhmässä neljä vuotta. Katariinaa kiinnostaa johtamisen inhimillinen puoli – kuinka täysin erilaiset ihmiset ovat löytäneet itselleen sopivan tavan johtaa ja viestiä.