Älä bunkkeroidu! Toimittajan viestintäopit yrityksille

Sisältötulva kasvaa, ja yritykset kilpailevat kiivaasti huomiosta. Millaiset sisällöt erottuvat tasapaksusta massasta ? Uusi sisällöntuottajamme, aiemmin toimittajana työskennellyt Henri Salomaa jakaa parhaat vinkkinsä.

Hyvän viestinnän taustalla on ihmisen käyttäytymisen lainalaisuuksien tunteminen.

Kysy itseltäsi, mitä hyötyä viestistä on vastaanottajallesi. Infoähkystä nousevat ne viestit, jotka lukija kokee hyödylliseksi. Esimerkiksi sosiaalista mediaa tai sanomalehteä selaava lukija tekee tiedostamattaan sekuntin murto-osassa arvion siitä, onko viesti hänelle hyödyllinen. Arvion perusteella viesti huomataan tai ohitetaan. Ole siis hyödyksi!

Taustalla on myös ymmärrys kohderyhmästä:

  • Mitkä asiat kohderyhmääsi kiinnostavat?
  • Mistä tiedän, että viestini tai viestintäni on kohderyhmän mielestä kiinnostavaa?
  • Miten kohderyhmäni haluaa, että heille kerrotaan heitä kiinnostavista asioista?

Ymmärrystä voit lisätä esimerkiksi erilaisilla kyselyillä ja tutkimuksilla: sanomalehdet tekevät jatkuvasti lukijatutkimuksia selvittääkseen, millaisia juttuja lehden lukijat haluavat lukea. Taitava viestintäkumppani on perillä kohderyhmien mieltymyksistä tai vähintäänkin osaa niitä selvittää.

Mistä tietää, että viesti on hyödyllinen?

Olemme jaotelleet hyödyt kolmeen eri kategoriaan:

  • informatiivinen hyöty
  • hedonistinen mielihyvähyöty
  • sosiaalinen hyöty

Näihin voit tutustua tarkemmin esimerkiksi tekstissä: Miksi viestinnän kiinnostavuusmuotoilu on nyt tärkeämpää kuin koskaan?

Muotoile siis viestisi oikein, jotta se jää lukijan mieleen. Tämä perinteisesti mainostoimistojen leipälajina pidetty taito on yhtä lailla tärkeää myös asiaviestien yhteydessä. Onko viestisi hauska, mieleen jäävä, provosoiva tai jollain muulla tavalla kutkuttava?

Kiinnitä myös huomioita ulkoasuun: tekstiä on hyvä rytmittää listoilla, nostoilla ja kuvilla. Moni saattaa ajatella, että journalistit keskittyvät pelkkään asiasisältöön. Todellisuudessa ulkoasun viilaukseen ja näkymän houkuttelevuuteen käytetään yllättävän paljon aikaa.

Monitahoisistakin aihepiireistä, kuten yhteiskunnallisista asioista, on yleensä löydettävissä kohderyhmää kiinnostava kärki, ja nekin ovat yleensä esitettävissä myös ihmisten arjen tasolla.

Toisaalta voit myös kysyä, liittyykö aihe johonkin laajempaan ilmiöön. Esimerkiksi perinteinen media voisi havainnollistaa sote-keskustelua nykyistä enemmän kertomalla, miten tämä vaikuttaa tavallisen kansalaisen arkeen.

On myös hyvä tunnustaa, että viestintä ei voi olla tulevaisuuden ennustamista. Monesti paraskin suunnitelma toimii vasta, kun sitä testataan käytännössä. Aina ei osuta oikeaan ensimmäisellä – ole siis valmis testaamaan ja tarvittaessa muuttamaan suunnitelmaasi.

Tunne asiasi ja vältä bunkkeroitumista

Älä oleta että jokin kiinnostaa, vaan pidä tuntosarvet pystyssä. Ohjenuoraksi voit ottaa vaikkapa nämä kaksi ajatusta:

  • Ketään ei yleensä kiinnosta juuri minun asiani. Toisaalta kaikki viestintä on lähtökohtaisesti kiinnostavaa, mutta kysymys on siitä, kenen näkökulmasta se on kiinnostavaa.
  • Vältä bunkkeroitumista! Kun maailma ympärillä muuttuu, muutu sinäkin! Älä ainakaan tee samaa virhettä kuin pitkään digitalisaatiota vastaan pyristellyt perinteinen media, vaan kokeile rohkeasti uutta. Norsunluutornin ja bunkkerin välimaastossa sijaitsee paikka nimeltä maan kamara, johon viestijän kannattaa tukikohtansa perustaa.

Viesti on myös hyvä pitää yksinkertaisena, helppona ja miellyttävänä. Muista silti, ettei kiinnostava viestintä ole automaattisesti hyvää viestintää. Lukijan huomiosta taistellessaan viestin kiinnostavuuden lisääminen paikkansapitävyyden kustannuksella voi tuntua houkuttelevalta vaihtoehdolta (esimerkiksi iltapäivälehtien klikkiotsikot).

Viestintä on palveluammatti − ja harhaanjohtava viestintä on huonoa palvelua.

Kirjoittaja
Henri Salomaa on Kaiun viestinnän suunnittelija, jolla on yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista media-alan tehtävistä niin toimitusten kuin liiketoiminnan kehityksenkin puolelta.

Henrin tulon myötä työyhteisömme Henkka-pitoisuus kasvoi jälleen mukavasti. Viidenkymmenen hengen porukkaamme kuuluvat Henkka S:n lisäksi myös Henkka M – AD Henri Mustonen – sekä Henkka L – viestinnän suunnittelija Henri Leppänen.

 

Jos pidit tästä tekstistä, myös seuraavista saattaisi olla sinulle hyötyä:

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/kuinka-teet-tekstistasi-selkean-ja-lukijallesi-hyodyllisen-ota-avuksi-neljan-jalan-muistisaanto/

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/toimittaja-pilasi-haastattelun/

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/viisi-myyttia-mediasta/

 

Suomalainen viestintätoimistokenttä saa uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdistävät voimansa. Yhdistymisestä syntyy ketterä, täysin kotimainen viestintätoimisto, jolla on poikkeuksellisen laaja palveluvalikoima. Uusi toimisto työllistää noin 50 viestinnän ammattilaista, ja sen liikevaihdon odotetaan nousevan vuonna 2021 yli viiden miljoonan euron. Lue lisää yhdistymisestämme täältä: https://kaikuhelsinki.fi/blogi/viestintatoimistot-kaiku-helsinki-ja-cocomms-yhdistyvat/


Tomi Rintasesta Kaiku Helsinki Cocommsin johtava vastuullisuusasiantuntija: ”Julistusten aika on ohi – nyt on tekojen vuoro”

Kaiku Helsinki Cocomms on palkannut johtavaksi vastuullisuusasiantuntijakseen Tomi Rintasen, jolla on pitkä kokemus vastuullisuusviestinnästä ja -johtamisesta. Rintanen työskenteli kymmenen vuotta pörssiyhtiö Vaisalassa ja rakensi sinä aikana yrityksen vastuullisuusohjelman ja -viestinnän. Sinä aikana hän oppi, että vastuullinen liiketoiminta parantaa yrityksen menestystä.

Yrityksen vastuullisuus ei ole enää vain viestintää ja raportointia, vaan nyt vaaditaan todellisia tekoja. Tätä mieltä on Kaiku Helsinki Cocommsin johtava vastuullisuusasiantuntija Tomi Rintanen, joka on valmiina auttamaan viestintätoimiston asiakkaita vastuullisuuden haasteissa. Viestinnän tavoin myöskään vastuullisuutta ei voi enää erottaa yhdeksi siiloksi muiden joukossa, vaan tekemisen ja siitä viestimisen tulee leikata läpi koko organisaation.

”Aiemmin yritysten tarkoitus oli tehdä voittoa mahdollisimman vähällä haitalla. Nyt nähdään, että koko yrityksen olemassaolon tarkoituksen tulee olla vastuullinen. Merkityksellinen missio on helpompi kehittää, kun perustetaan uusi yritys ja aloitetaan puhtaalta pöydältä. Pitkään toimineiden firmojen kohdalla tilanne on toinen: nahanluonti ei ole helppoa nykypäivän vaatimusten alla”, Rintanen sanoo.

Konkreettista tekemistä läpinäkyvästi

Miten yritykset sitten voisivat osoittaa luovansa yhteiskunnallista arvoa ja onnistuisivat lunastamaan ympäröivät odotukset vastuullisuuden saralla?

”Yrityksessä pitäisi miettiä, mitkä ovat niitä isoja tekoja, jotka osoittaisivat juuri kyseisen firman suunnan ja näkemyksen. Pohdinta voidaan aloittaa esimerkiksi miettimällä, mikä olisi täydellinen tarina yrityksestä. Sitten voidaan luoda askelmerkit sinne pääsemiseksi. Lisäksi pitää tarkastella olemassa olevien toimintatapojen kestävyyttä. Vaaditaan siis kokonaisvaltaista tekemistä, johon ei ole yhtä kaavaa. Se riippuu täysin yrityksestä ja sen toimialasta”, Rintanen sanoo.

”Julistusten ja henkselien paukuttelun aika on kuitenkin ohi. Nyt vaaditaan konkreettista tekemistä ja läpinäkyvyyttä.”

Hänen mukaansa joissain yrityksissä on ymmärretty nykypäivän vaatimukset ja tulevaisuuden mahdollisuudet. Niissä on esimerkiksi tehty askelmerkit ilmastomatkalle, kuten Nesteellä, jossa on rakennettu Neste Journey to Zero -ilmasto-ohjelma. Tai sitten yrityksen suunta on muutettu kestävämmäksi ja siitä viestitään ymmärrettävästi, kuten jäteöljyn polton ilmastonmuutoksen torjunnaksi vaihtanut Kaiku Helsinki Cocommsin asiakas Adven tekee.

”Monen menestyvän kansainvälisen organisaation vastuullisuusvaatimukset kytkeytyvät jo nyt liiketoiminnan ytimeen, ja siksi niiden kokonaisvaltainen ymmärtäminen osana strategiaa ja viestintää on yhä oleellisempi osa liikkeenjohdon osaamista”, Rintanen sanoo.

Vastuullisuus tarkoittaa myös rahaa

Vastuullisen liiketoiminnan tärkeyttä voi perustella myös rahoituksen kautta. Rintasen mukaan tarjolla on tällä hetkellä paljon vastuulliseen liiketoimintaan korvamerkittyä rahaa.

”Rahoittaja saattaa sivuuttaa yrityksen täysin, jos firma ei pysty viestimään olemassaolonsa merkitystä ja sitä, miten se vastaa megatrendeihin tai luo positiivisia vaikutuksia yhteiskuntaan eli parantaa maailmaa. Pystymme auttaman tällaisia yrityksiä rakentamalla kokonaisvaltaisen strategian vastuullisuuden ja kestävyyden saralle – olipa kyseessä sitten pitkän linjan yritys tai startup.”

Tuoton kannalta voi miettiä myös vastuullisuuskriisejä, joissa Kaiku Helsinki Cocommsin viestintä- ja vastuullisuusasiantuntijat auttavat yrityksiä. Suurin osa kriisiviestintätapauksista liittyy nykyään vastuullisuuteen, ja sosiaalisen median aikakaudella kriisejä nousee pinnalle yhä enemmän ja voimakkaampina. Somessa ollaan myös ankaria ja anteeksiantamattomia: yhdestäkin mokasta yritys voidaan lynkata täysin ja laittaa boikottiin.

Kriisien välttäminen ja niistä selviäminen on tärkeää, sillä kriisit vaikuttavat paitsi asiakkaiden ja sijoittajien myös nykyisten ja potentiaalisten tulevien työntekijöiden mielikuviin. Varsinkin työvoimapulan aikana on tärkeää pitää kiinni osaavista tekijöistä, joille työpaikan arvot merkitsevät yhä enemmän. Lisäksi monet yritykset etsivät kumppaneikseen vain vastuullisia firmoja.

”Me olemme vuorovaikutuksen asiantuntijoita. Meidän tehtävämme on neuvoa asiakkaitamme siinä, miten eri sidosryhmät reagoivat liiketoiminnallisiin päätöksiin. Tämä vaatii luonnollisesti myös vastuullisuuden vahvaa substanssiosaamista”, Kaiku Helsingin toimitusjohtaja ja osakas Pete Saarnivaara summaa vastuullisuuden merkityksen.

 

Lisätietoja:

Tomi Rintanen
Johtava vastuullisuusasiantuntija
Cocomms
puh. 040 482 2478
tomi.rintanen@cocomms.com

Pete Saarnivaara
Toimitusjohtaja, osakas
Kaiku Helsinki
puh. 050 568 8635
pete.saarnivaara@kaikuhelsinki.fi

 

 

Suomalainen viestintätoimistokenttä saa uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdistävät voimansa. Yhdistymisestä syntyy ketterä, täysin kotimainen viestintätoimisto, jolla on poikkeuksellisen laaja palveluvalikoima. Uusi toimisto työllistää noin 50 viestinnän ammattilaista, ja sen liikevaihdon odotetaan nousevan vuonna 2021 yli viiden miljoonan euron. Lue lisää yhdistymisestämme täältä: https://kaikuhelsinki.fi/blogi/viestintatoimistot-kaiku-helsinki-ja-cocomms-yhdistyvat/


Lämmintä joulumieltä Kaiku Helsinki Cocommsilta!

Vuonna 2021 me, viestintätoimistot Kaiku Helsinki ja Cocomms, päätimme kulkea eteenpäin käsi kädessä. Yhdistymisemme kunniaksi kysyimme henkilöstöltämme, kenelle kaikille ojennamme vuoden päätteeksi auttavan kätemme.

 

https://youtu.be/r7qC2h7_q4g

 

Tänä vuonna muistamme jouluna yhteensä 35 000 euron lahjoituksella seuraavia tärkeää työtä tekeviä tahoja:

Helsinki Missio ryMIELI Suomen Mielenterveys ryRonald McDonald Lastentalosäätiö ryLeijonaemot ryHope Yhdessä ja Yhteisesti ryDiakonissalaitos VamosSuomen LähetysseuraKUAUN Women / AfganistanMLL Kiusaamisen vastainen työUnicef COVAX

Jatkossakin lahjoitamme 10 prosenttia tuloksestamme työntekijöidemme päättämään hyväntekeväisyyskohteiseen.

Kiitos asiakkaillemme, yhteistyökumppaneillemme ja henkilöstöllemme työstä, jonka ansiosta voimme tehdä tämän lahjoituksen.

 

Suomalainen viestintätoimistokenttä saa uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdistävät voimansa. Yhdistymisestä syntyy ketterä, täysin kotimainen viestintätoimisto, jolla on poikkeuksellisen laaja palveluvalikoima. Uusi toimisto työllistää noin 50 viestinnän ammattilaista, ja sen liikevaihdon odotetaan nousevan vuonna 2021 yli viiden miljoonan euron. Lue lisää yhdistymisestämme täältä: https://kaikuhelsinki.fi/blogi/viestintatoimistot-kaiku-helsinki-ja-cocomms-yhdistyvat/

 

 

 


Tavoitteena viestivä organisaatio − mistä liikkeelle viestintäosaamisen strategisessa kehittämisessä?

Moni organisaatio korostaa tänä päivänä henkilöstön viestintätaitojen tärkeyttä. Eikä ihme: Johtaminen on viestintää. Asiakaspalvelu on viestintää. Asiantuntijoiden pitää osata viestiä. Missä työtehtävässä viestintä ei olisi olennainen taito?

Viestintäosaamisen arvostuksen nousu on hienoa. Puheet eivät kuitenkaan vielä vastaa todellisuutta:

Harvassa organisaatiossa on näkymä henkilöstön viestintäosaamiseen tai siihen, mitä viestintätaitoja pitäisi kehittää. Viestintäkoulutuksia- ja valmennuksia kyllä tilataan − onhan niille usein rahaakin budjetissa varattu. Kohtaavatko tilattujen koulutusten ja henkilöstön viestintäosaamisen kehittämisen tarve todella?

Jotta organisaatiossa osataan tilata oikeanlaista valmennusta, on ymmärrettävä ensimmäiseksi, mistä viestintäosaaminen koostuu. Toiseksi pitää tietää, millä tolalla oman organisaation viestintäosaaminen on. Tämän jälkeen voi olla tavoitteena kehittyä viestiväksi organisaatioksi.

Viestintäosaaminen koostuu tiedoista, taidoista ja asenteista

Kaiku Helsinki Cocommsissa  viestintäosaamisen näkökulmamme perustuu vuorovaikutuksen tutkimuksessa laajasti hyväksyttyyn määritelmään: viestintäosaaminen koostuu niistä tiedoista, taidoista ja asenteista, joiden avulla viestintä on mahdollisimman tehokasta ja tarkoituksenmukaista.

Se, mitä voimme pitää taitavana viestintänä, vaihtelee tilanteen, suhteen, ympäristön ja tavoitteiden mukaan. Kukaan meistä ei siis voi olla viestinnällisesti taitava yksin, vaan osaamisemme on aina suhteessa muihin ihmisiin ja ympäristöön.

Vaikuttava viestintäosaamisen kehittäminen vaatii kokonaiskuvan hahmottamista. Tällöin pysähdymme isojen kysymysten äärelle:

  • Millainen meidän organisaatiomme on ja millainen haluaisimme olla? Miten meillä viestitään ja millaista vuorovaikutusta haluamme tukea?
  • Miten yksilöiden viestintäosaaminen tukee strategiamme ja perustehtävämme toteutumista sekä tavoitteidemme saavuttamista?
  • Millä tolalla viestintäosaamisemme on nyt?

Viestintäosaamisen kartoittaminen auttaa asiakasta ja valmentajaa

Haluamme Kaiussa, että viestinnän valmennuksemme ovat mahdollisimman vaikuttavia: organisaatiot saavat aidosti tuettua ja edistettyä tavoitteitaan.

Mittaamme valmennustemme vaikuttavuutta sekä tietyin standardimittarein että asiakkaan kanssa erikseen sovituin mittarein, jotka on sidottu esimerkiksi työtyytyväisyyteen, brändin tunnettuuteen, strategian jalkautukseen tai vaikkapa mainetutkimukseen. Tärkeää on sanoittaa sekä realistisesti että kunnianhimoisesti ne tavoitteet, joihin valmennuksen avulla halutaan pyrkiä.

Jotta teemme valmennusta oikeiden ihmisten kanssa oikeaan tarpeeseen, tarjoamme organisaatioille viestintäosaamisen kartoitusta. Tutkimustoimistomme Vastakaiun kanssa valitsemme organisaatiolle sopivan tutkimuspaketin.  Jo suppeinkin kartoitus antaa sekä organisaatiolle että valmentajalle näkemystä viestintäosaamisen tilasta ja kehittämistarpeista.

Tutkimustiedon avulla emme vain oleta, vaan aidosti ymmärrämme:

  • Millaisella tolalla viestintäosaaminen meillä on?
  • Missä asioissa ja missä tasoilla (tiedoissa, taidoissa, asenteissa) meillä on kehitettävää?
  • Mitä ja millaista valmennusta tarvitsemme?
  • Ketä ja/tai mitä henkilöstöryhmiä valmennamme ja missä järjestyksessä?
  • Mitä asioita meidän tulee erityisesti seurata osaamisen kehittämisessä?
  • Miten voimme arvioida kehittämisen vaikutuksia?

Viestintäosaamisen kartoitus on hyvä lähtöstartti sekä sisäiselle kehittämistyölle että yhdessä valmennuskumppanin kanssa tehtävälle yhteistyölle. Toisaalta viestintäosaamisen analysointi on jo itsessään kehittämistä: ihmiset oppivat itsestään viestijöinä, oman työnsä viestinnällisistä vaatimuksista ja siitä, miten strateginen viestintä liittyy omaan työhön. Oman viestinnän reflektointi on tärkeä osa viestintäosaamista!

KUVA: Kaiku Helsinki Cocommsin viestintäosaamisen malli

Tavoitteena viestivä organisaatio?

Monet organisaatiot linjaavat, että “kaikki viestivät”, mutta mikä on totuus? Kuinka tärkeänä osana omaa työtä ihmiset näkevät viestinnän? Kuinka hyvin viestintäosaamista hyödynnetään? Toki kaikki viestivät ihan joka päivä työtehtävistä riippumatta, mutta miten he viestivät − se onkin ihan toinen juttu. Työntekijöiden viestinnän sävy, neuvottelutilanteiden vuorovaikutus, kirjallisen viestinnän selkeys tai media- ja someviestinnän tiedot, taidot ja asenteet rakentavat yksilöiden kautta koko organisaation yhteistä viestintäosaamista.

Kaiussa uskomme vahvasti, että tulevaisuuden menestyvä organisaatio on yhtä kuin viestivä organisaatio. Sen rakentaminen kannattaa aloittaa tänään, sillä tulevaisuutta tehdään nyt! Viestivä organisaatio rakentuu keskustelu kerrallaan.

 

Kirjoittajat

Laura Vuorio-Kuokka on Kaiun valmennusliiketoiminnan johtaja ja pitkän linjan viestintävalmentaja. Lauran erityistaito on 110-prosenttinen läsnäolo, jonka ansiosta hän onnistuu rakentamaan asiakkaillemme vaikuttavia valmennusohjelmia.

Pauliina Perttuli on käytännönläheisestä otteestaan kiitelty vuorovaikutusvalmentaja, jonka mielestä vuorovaikutus on monimutkaista ja juuri siksi niin kiinnostavaa. Iltapäiväkahvin kanssa Pauliina nauttii mielellään annoksen vuorovaikutuksen tieteellistä tutkimusta.

 

Voit tiedustella Lauraa, Pauliinaa tai muita asiantuntijoitamme, jos kaipaat apua viestintäosaamisen strategiseen kehittämiseen liittyvissä asioissa: sales@kaikuhelsinki.fi

Suomalainen viestintätoimistokenttä saa uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdistävät voimansa. Yhdistymisestä syntyy ketterä, täysin kotimainen viestintätoimisto, jolla on poikkeuksellisen laaja palveluvalikoima. Uusi toimisto työllistää noin 50 viestinnän ammattilaista, ja sen liikevaihdon odotetaan nousevan vuonna 2021 yli viiden miljoonan euron. Lue lisää yhdistymisestämme täältä: https://kaikuhelsinki.fi/blogi/viestintatoimistot-kaiku-helsinki-ja-cocomms-yhdistyvat/

 

 

 


Vuorovaikutus hybriditoimistossa – näillä viidellä asialla lisäät työhyvinvointia

Nykyään teknologiavälitteinen viestintä on pysyvä osa monen yrityksen arkea. Jokapäiväisestä vuorovaikutuksesta iso osa tapahtuu virtuaalisesti, niin myös sisäinen viestintä. Samalla kun teknologiavälitteinen viestintä näyttelee yhä selkeämpää roolia koko yrityksen toiminnassa, ovat toimistot taas avanneet ovensa. Käsissämme on uudenlainen työympäristö: hybriditoimisto.

 

Ennen pandemiaa pelkkiä virtuaalitapaamisia pyrittiin välttämään, mutta uudenlainen arki pakotti yritykset ja organisaatiot uudistumaan nopeasti. Pelko virtuaalivuorovaikutuksen ympäriltä haihtui nopeasti, kun kaikkien arki alkoi rullata sen voimin yht’aikaa. Nyt niin kutsutut hybriditoimistot työskentelevät niin etänä, läsnä kuin näiden kahden sekoituksenakin. Mutta tuleeko uudenlainen hybridityö muuttamaan työyhteisön vuorovaikutusta?

Viestintäkonsultit ja valmentajat Katri Kääriä ja Pauliina Perttuli keskustelivat Kaiku Helsinki Cocommsin järjestämässä Hyppytunti-pikawebinaarissa hybriditoimiston vuorovaikutustaidoista. Koska hybriditoimisto on uudenlainen työympäristö monille työntekijöille, on tärkeää pohtia, miten uusia vuorovaikutuskäytäntöjä voidaan rakentaa niin, että viesti kulkee ja yhteisöllisyyden tuntu säilyy. Katri muistuttaa meitä kaikkia vuorovaikutuksen tärkeydestä:

”Vuorovaikutus on meidän jokaisen supervoima. Koska juuri vuorovaikutus on se erikoiskyky, joka pitkälti selittää ihmislajin menestystä ja jonka avulla pystymme saavuttamaan yhteisiä tavoitteita, ei ole yhdentekevää, miten vuorovaikutus ja viestintä työyhteisössä toimii. Nyt on se hetki, kun palaamme jälleen työpaikoille, mutta useimmissa organisaatioissa ehkä hieman uudenlaisilla pelisäännöillä. On juuri oikea hetki tarkastella uudessa työympäristössä tapahtuvaa vuorovaikutusta ja sen työkaluja.”

Kumpikin kokeneista vuorovaikutusvalmentajista korostaa, että hybridityö ei koske pelkästään palavereja, vaan uudenlaista vuorovaikutusta tapahtuu sekä kasvokkain että erilaisilla digitaalisilla alustoilla. Työyhteisöjen vuorovaikutusta tuleekin tarkastella kokonaisuutena. Pauliina korostaa myös hybridi- ja etätyön tuomia työhyvinvoinnin kannalta huolestuttavia asioita kuten palaveriähkyä, työn rytmittämisen haasteita sekä kaiken tämän vaikutusta yleiselle työssä jaksamiselle.

Perusasiat kuntoon – aktiivinen kuuntelu on aina muodissa

Työn tekemisen tavat moninaistuvat jatkuvasti, mutta vuorovaikutustaidot ja -osaaminen uusien tapojen ympärillä pohjaavat edelleen samaan kuin ennenkin. Olivat uudet käytänteet mitä tahansa, on tärkeää, että ne tukevat yhteisöllisyyden ja luottamuksen kokemusta. Pauliina korostaakin esihenkilöiden merkitystä:

”Esihenkilöt ovat solmukohtia uusien käytäntöjen rakentamisessa. Jos tiimien vetäjät osaavat hommansa, voi myös yhteisistä palaverista tulla laatuaikaa yhdessä!”

Katri muistuttaa kuuntelun tärkeydestä eri osallistumistavat huomioiden: ”Aktiivinen kuunteleminen ja muiden huomioiminen korostuu hybridiajassa entisestään, koska ruudun takana olemme harvempien aistien varassa. Esimerkiksi nopeatempoisten ihmisten on hyvä malttaa odottaa vähän pidempään, onko toisella sanottavaa ja tarkkailla, onko ajatusprosessi vielä kesken. Näin varmistat, että kaikki erirytmiset ja eri tavoin keskusteluun osallistuvat voivat ilmaista itseään.”

Hybridi- ja etätyöskentelyn vaikeutena on myös oman läsnäolon ilmaiseminen. Keskustelun lopputulemana molemmat puhujat rohkaisevat aktiivisesti näyttämään, että kuulee toista:

Näytä, että kuuntelet! Nyökyttele, tykkää kommenteista ja osallistu keskusteluun vaikkapa yhteisessä chatissa. Ilmaise rohkeasti sanallisesti sitä, että olet oikeasti osa vuorovaikutusta!

Yksinäisyys ja kuppikunnat huolena hybridiyhteisöissä

Pauliinan mukaan isoin huoli tulevaisuudessa on siinä, miten uudet käytännöt saadaan tukemaan työn tavoitteita. Tavoite- ja asiakeskeinen työ kyllä saadaan tehtyä, mutta miten ihmissuhteiden käy. Yhteenkuuluvuuden tunteen puute tai yksinäisyys työelämässä on tulevaisuudessa aito huolenaihe. Vapaamuotoista kanssakäymistä pitäisi korostaa työntekijöiden arjessa. Jos ihmiset palaavat toimistolle laajasti, ei näitä kaikkia ongelmia tule vastaan. Mutta jos eivät palaakaan, miten digitaalinen ulottuvuus tuodaan kahvikoneen ääreen? Tulevaisuus näyttää.

Katri nostaa yhdeksi hybridityön suurimmista haasteista sen miten pystytään välttämään kuppikuntien muodostumista, kuplautumista ja siiloutumista .

”Yksilön vastuu tulee korostumaan. Vaikka työnteko olisikin helppoa kotoa käsin, muista että työyhteisön kannalta myös läsnäolo ihan paikan päälläkin voi olla todella tärkeää.”

Kumpikin valmentajista katsoo haasteista huolimatta tulevaisuuteen positiivisesti. Kokemuksen, kokeilujen ja yhteisen pohdinnan kautta uudet käytännöt kyllä löytyvät. Katrin mukaan on samantekevää, kuinka hieno tavoite tai visio työyhteisön hybridityökäytännöille on asetettu, jos perusta ei ole kunnossa: ilman toimivaa vuorovaikutusta niihin ei päästä.

Etätyöt tulevat jatkumaan ja uusia käytänteitä syntyy. Organisaation onkin päätettävä, tulevatko käytänteet automaattisesti vai strategisesti kehittäen. Miten löydämme keinot sitouttamiseen, työn imuun ja yhteisöjen luontiin? Kuinka nämä uudet käytänteet saadaan tukemaan organisaatiokulttuuria?

5 tärkeintä kohtaa tueksi tulevaan:

  1. Vuorovaikutuksen tavat ja paikat monimuotoistuvat. Kannattaa tarkastella kokonaisuutta eikä jäädä jumiin miettimään vain yksittäisiä asioita, kuten palavereja tai työkaluja.
  2. Osaamme varmasti hoitaa asia- ja tavoitekeskeisen työskentelyn jo nyt. Keskity siihen, miten yhteisöllisyyden ja luottamuksen rakentaminen onnistuu uudessa arjessa.
  3. Tee tilaa yhteiselle pohdinnalle ja uusien viestintä- ja vuorovaikutuskäytäntöjen kokeiluille sekä yhdessä oppimiselle. Harjoittelua tarvitaan!
  4. Uudessa arjessa on enemmän joustavuutta kuin koskaan ennen. Kaikkien pitää kuitenkin tiedostaa, että vapaus ja vastuu kulkevat käsi kädessä. Jokaisella on siis tärkeä rooli toimivan vuorovaikutuskulttuurin rakentamisessa.
  5. Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!

Olemme juuri nyt siinä hetkessä, kun voimme ottaa tekemisen tapamme uuteen tarkasteluun. Muutos on jo nähty viestinnän monimuotoistumisessa, uusissa käytänteissä ja lukuisissa eri alustoissa. Vapaamuotoisella jutustelulla ja kahvittelulla on edelleen paikkansa. Tällainen yhteisöllisyys ei rakennu palavereissa, vaan myös hirveässä määrässä muuta digitaalista vuorovaikutusta. Katri nostaakin vielä loppuun tärkeimmäksi pointiksi ohjenuorista kenties inhimillisimmän:

"Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!"

 

Katso Katrin ja Pauliinan koko keskustelu tilaamalla maksuton Hyppytunti-tallenne osoitteessa: https://kaikuhelsinki.fi/hyppytunti/

Voit myös tiedustella suoraan Katrin, Pauliinan ja muiden valmentajiemme käytännönläheistä sparrausta meiltä vaikkapa sähköpostitse: sales@kaikuhelsinki.fi

 

 

Kaiku Helsinki Cocommsin järjestämissä Hyppytunti-pikawebinaareissa pureudutaan joka kuukausi ajankohtaisiin viestinnän ja markkinoinnin aiheisiin. Idea pikawebinaareista syntyi kaikulaisten keskuudessa koronapandemian levittyä Suomeen: poikkeuksellisina, epävarmuuden ja nopeiden muutosten aikoina viestinnän merkitys kasvaa entisestään. Jatkossa Hyppytunneilla vierailee yhdessä sekä Kaiku Helsingin että Cocommsin asiantuntijoita.

Psst. Haluatko pikakelauksen siihen, mikä on Kaiku Helsinki Cocomms? Lue sivuiltamme lyhyt kertaus kevään tapahtumiin, jolloin Suomen viestintätoimistokenttä sai uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdisti voimansa. Lue juttu täältä.


Jos et tiedä mitä sanoa, kuuntele

Tiedätkö sen ihmistyypin, joka aina osaa sanoa ne oikeat sanat tilanteesta riippumatta? Sen mahtavan ystävän, kollegan tai perheenjäsenen, joka vaistoaa, milloin kaipaat hyviä neuvoja tai rohkaisun sanoja ja milloin pelkkiä kuuntelevia korvia.

Itse kuulun siihen toiseen, omien havaintojeni perusteella yleisempään ihmisryhmään, joka saattaa mennä tuppisuuksi vaikealta tuntuvissa tilanteissa. Olen aina miettinyt, kuinka löytää ne oikeat sanat. Cocommsin vuorovaikutusvalmennuksessa pääsin vihdoinkin vähän jyvälle siitä, miksi puhuminen on välillä vaikeaa.

Arkisissa vuorovaikutustilanteissa kuulemme, mutta emme kuuntele

Oivalsin, ettei näissä tilanteissa kyse olekaan puhumisesta vaan kuuntelemisesta – ja halusta ymmärtää. Arkisissa vuorovaikutustilanteissa usein kuulemme, mutta emme aktiivisesti kuuntele. Näemme asiat omien lasiemme läpi, vedämme nopeita johtopäätöksiä tai annamme ajatuksiemme karkailla ruokahuollon pyörittämiseen tai edessä siintäviin viikonloppusuunnitelmiin. Silloin moni merkityksellinen asia menee väistämättä ohi. Emme välttämättä huomaa sanattomia signaaleja.

Jos toista tosiaan haluaa ymmärtää, keskittymisen tulee olla omien tulkintojen ja kiireiden sijaan keskustelukumppanin asiassa. Sanojen lisäksi on huomioitava vastapuolen nonverbaalisia vihjeitä, kuten äänensävyä, kehonkieltä, puherytmiä ja äänenpainoja. Kokonaisvaltaisen kuuntelun avulla on myös helpompi peilata toisen tunteita ja löytää ne kuuluisat oikeat sanat. Mutta loppujen lopuksi kyse ei ole yksittäisistä sanoista vaan siitä, että toinen kokee tulleensa ymmärretyksi.

Aktiivisen kuuntelun lopputulos pätemisen sijaan voi yllättää positiivisesti

Aktiivinen kuuntelu voi myös auttaa pattitilanteissa, joissa yhteinen sävel ei ota löytyäkseen tai on jumiuduttu aina hedelmälliseen juupas-eipäs-väittelyyn. Kun vaihdatkin lähestymistapaa ja yrität aktiivistesti kuunnella pätemisen sijaan, lopputulos voi yllättää. Jos vastapuoli tuntee itsensä kuulluksi ja arvostetuksi, yhteys ja sitä kautta myös vuorovaikutus paranee.

Miten tätä ihmeellistä kuuntelumetodia voi harjoitella? Se on aktiivinen valinta ja vaatii paneutumista ja halua päästää irti omista ajatuksistaan. Näillä vinkeillä pääset alkuun:

• Keskity puhujaan
• Pidä katsekontakti ja osoita eleilläsi, että kuuntelet
• Älä keskeytä puhujaa
• Älä neuvo tai kerro omia mielipiteitäsi, jos sitä ei erikseen pyydetä
• Kysy avoimia kysymyksiä

 

PS. Jos aktiivinen kuuntelu ei heti onnistu, ei kannata soimata itseään. Kukaan ei pysty kuuntelemaan aktiivisesti koko ajan.

PPS. Aktiivista vuorovaikutusta voi harjoitella myös esimerkiksi Teamsin välityksellä – kokeiltu on!

 

Kirjoittaja

Susanna Rapp on Cocommsin viestintäkonsultti, jonka paras saamansa neuvo työelämässä (ja muutenkin) on ”älä oleta”. Ihmisten lisäksi hän yrittää aktiivisesti kuunnella lintuja ja muita luonnonääniä.

Blogi on alunperin julkaistu viestintätoimisto Cocommsin sivuilla.

Psst. Mietitkö, miten Cocomms meihin liittyy? Lue sivuiltamme lyhyt kertaus kevään tapahtumiin, jolloin yhdistyimme viestintätoimisto Cocommsin kanssa. Lue lisää täältä.

 

Me Kaiulla järjestämme vuorovaikutuskoulutuksia myös asiakkaillemme. Ole rohkeasti yhteydessä, mikäli etsitte tukea ja työkaluja yhteisönne vuorovaikutustaitojen uudelleenrakentamiseen tai kehittämiseen. Ota yhteyttä: sales@kaikuhelsinki.fi 

 


Kuinka teet tekstistäsi selkeän ja lukijallesi hyödyllisen? Ota avuksi neljän jalan muistisääntö

Jotta viestintä vaikuttaa, sen täytyy olla kiinnostavaa. Nerokas aihe tai hemmetin tärkeä viesti ei yksinään riitä. Tekstistä ei ole lukijalle hyötyä, jos hän ei ymmärrä sitä. Valmentajamme Salla Syrman jakaa kansainvälisen selkeän kielen päivän kunniaksi oman muistisääntönsä selkeän tekstin kirjoittajalle. Tervetuloa kiinnostavan tekstin juhlapöytään!

Hyvää kansainvälistä selkeän kielen päivää! Toivoisin, että tämä tärkeä päivä uisi arkeen kaikilla niillä, jotka työkseen erilaisia tekstejä takovat. Asiantuntijan täytyy nykyisin olla asianviestijä, ei asiantunkija. Johtaminen on vähintään sataprosenttisesti viestintää. Asiakaspalvelija säästää kaikkien aikaa, jos viesti menee asiakkaalle kerralla perille. Keksitkö jonkun, jonka työssä selkeästä viestinnästä ei olisi apua? 

Olen saanut viidentoista vuoden ajan valmentaa viestintää monenlaisille ammattilaisille eri toimialoilla: finanssialasta julkishallintoon ja autokaupasta B2B-palveluihin. Usein valmennettavat ajattelevat tekstin selkeyttä erityisesti kielen kautta. Moni sanoo, että selkeä teksti tarkoittaa sitä, ettei käytetä ammattitermejä tai vaikeita lauseita. 

Tottahan tuo – vaan miten selkeää tekstiä voisi vieläkin monipuolisemmin konkretisoida? Tässä oma tapani, josta kuulen mielelläni palautetta.

Kutsu lukijasi tukevan juhlapöydän ääreen 

Kuvittele nelijalkainen tukeva pöytä, jonka ääreen kutsut kohderyhmäsi nauttimaan houkuttelevaa ateriaa. Tuo ateria olkoon hyöty, jota tekstisi lukijalleen tuottaa. Näetkö jo säkenöinnin hänen silmissään? 

Vinkki! Kuvittele pöydän ääreen joku oikea ihminen, jonka tiedät edustavan kohderyhmää. Näin et viesti hakuammuntana laajalle kasvottomalle massalle – vaikkapa koko Suomen bisnespäättäjille. 

Koska lukijasi on sinulle tärkeä kunniavieras, älä istuta häntä minkä tahansa huteran parvekepöydän ääreen. Haluat varmistaa, että pöydälläsi on neljä vakaata tukijalkaa. 

Tukijalka 1. Selkeä sisältö 

Jotta pystyt rakentamaan ensimmäisen tukijalan, vastaa kolmeen kysymykseen: 

  • Kenelle? 
    Kuka on lukijani? Mitä hän tietää aiheesta? Mikä on uutta tietoa? Mistä hänelle on hyötyä?
  • Miksi?
    Mitä haluan saada tällä tekstillä aikaan? Mitä toivon lukijani tekevän? 
  • Mitä?
    Mikä on tässä tekstissä tärkein asia? Mitä ainakin pitää jäädä mieleen? Mitä voin jättää pois? 

Tekstisi ei voi olla selkeää, jos sen sisältö itsessään on liian vaikeaa. Tiedosta, että kun tiedät itse asiasta paljon, olet jo tiedon kiroama. Se tarkoittaa sitä, että sinun on enää mahdotonta arvioida, miten toinen ihminen – vähemmän asiaa tunteva – ymmärtää sinulle tutun asian.  

Tukijalka 2. Selkeä rakenne 

Ensimmäinen jalka pystyssä, mainiota! Seuraavaksi haluamme varmistaa, että esitämme asiat lukijalle loogisessa järjestyksessä. 

Tämän tukijalan rakentamisessa meitä auttaa se, että teimme huolellista pohjatyötä edellisen jalan kanssa. Nyt kun tiedämme lukijamme ja tavoitteemme, meidän on helpompi suunnitella, millainen rakenne tilannetta helpottaa. 

Vinkki! Kun olet kirjoittanut tekstin kerran, tarkista, missä kohdassa tulee tekstisi pihvi – eli lukijan kannalta kiinnostavin asia. Saattaa olla, että olet lähtenyt lämmitellen liikkeelle ja päässyt pihviin vasta puolivälissä. Tämä on täysin OK kirjoittamistekniikkana, mutta editoi pihvi esiin. Lukija on erityisesti verkossa kärsimätön ja karkaa helposti, jos ei heti löydä pihviä. 

Tukijalka 3. Selkeä ulkoasu

Tässä tulee tukijalkojemme matalalla roikkuva hedelmä! Huolehdithan siitä, että tekstisi näyttää lukijalle silmäiltävältä ja kevyeltä? Jos tekstisi on loputonta pitkää puuroa – uuuh. Silloin ei auta sekään, että sanoma on fiksusti mietitty ja etenee loogisessa järjestyksessä. 

Ota kaikki visuaalisen selkeyttämisen peruskeinot käyttöön: kevyet kappaleet, väliotsikot, nostot ja ranskalaisten viivojen listaukset. 

Vinkki! Onko todennäköistä, että lukija silmäilee tekstiäsi mobiililaitteelta? Kokeile, miltä tekstisi näyttää, jos muutat vaikkapa Wordissa sivun leveydeksi 6,5 senttiä. 

Tukijalka 4. Selkeä kieli 

Nyt pääsemme kieleen kiinni! Tätä tukijalkaa voisimme hioa ja kiillotella loputtomiin, mutta ole itsellesi armollinen. Viestisi ei kaadu siihen, jos ihan jokainen välimerkki ei ole täydellisesti paikallaan. Hyvässä lykyssä organisaatiosi taitava viestintäosasto viilaa viimeiset kuprut. 

Treenaa selkeän kielen periaatteet. Netti on pullollaan hyviä neuvoja, mutta tässä alkuun muutama perusvinkki:

  • Pitkät virkkeet kannattaa pilkkoa pienempiin osiin. 
  • Poista valjut verbit ja sekavat substantiivi-ilmaukset: mieluummin kehittää kuin mahdollistaa kehittyminen. 
  • Kerro kuka tekee ja mitä. Vältä liiallista passiivia: mieluummin johtoryhmä päättää kuin päätös tehdään johtoryhmän toimesta. 
  • Kirjoita lauseenvastikkeet auki sivulauseiksi: mieluummin kun alkaa sataa kuin sateen alkaessa. 
  • Siivoa pois kapulakieliset ilmaisut: toimesta, tiimoilta, taholta, suhteen, puitteissa, osalta, johtuen. 
  • Käytä lukijalle tuttua, yleiskielistä sanastoa. 

 Jos kirjoittaminen tuntuu vaikealta, mieti ensin, miten kertoisit asian vieressä istuvalle kaverille. Todennäköisesti et sanoisi hänelle sateen alkaessa sateensuojan aukaiseminen mahdollistaa kastumisen välttämisen. 

Vinkki! Tutki omaa tekstiäsi ja pohdi, missä selkeyteen liittyvissä asioissa sinulla on eniten voitettavaa. Valitse joka kuukausi yksi asia, johon erityisesti keskityt. Marraskuussa treenaat lauserakenteita, pikkujoulufiiliksissä poistelet passiivia. Ja niin edelleen. 

Miten kävi: saitko pöytäsi pysymään pystyssä? Nauttiko lukijasi aterian hyvällä ruokahalulla loppuun saakka? Kertoiko kenties, että tähän pöytään hän palaa mielellään uudestaankin?

Kirjoittamisen ja onnistumisen iloa!

Kirjoittaja

Salla Syrman on Kaiku Helsingin osakas. Hän on intohimoinen viestinnän valmentaja ja kehittäjä. Häntä inspiroi valmennuksissa ajatus palautteesta edisteenä: Kuinka innostaa valmennettavat – lähtötasosta riippumatta – kokeilemaan uusia viestinnän tapoja sen sijaan, että huomio keskittyy vain omiin virheisiin? 

 

Sallan ja muiden kirjoitusvalmentajiemme käytännönläheistä sparrausta voit tiedustella meiltä vaikkapa sähköpostitse: sales@kaikuhelsinki.fi 

 


Vastuullisuudessa siirrytään sanoista tekoihin ja tuottoihin

"Ilmastokompensoimme toimitustemme aiheuttamat päästöt.” ”Toimimme vastuullisesti ja kestävästi.” Tuttuja iskulauseita, mutta harva yritys pystyy vakuuttamaan pelkillä vastuullisuuspuheilla. Koronapandemia ja ilmastonmuutos vauhdittavat siirtymistä sanoista tekoihin.

 

Konsulttiyhtiö FTI:n tuore barometri  kertoo, että vastuullisuuden ohella digitalisaatio ja tietoturva ovat alueita, joissa yrityksillä on eniten parannettavaa koronan jälkeen. Barometria varten on haastateltu 430 yrityspäättäjää Saksassa, Ranskassa, Italiassa ja Espanjassa.

Vastuullisuuteen liittyvät käytännön teot korostuvat myös ranskalaispankki PNB Paribasin yli 350 sijoittajalle ja varainhoitajalle maailmanlaajuisesti teettämässä kyselyssä. Ympäristö- ja yhteiskuntavastuuseen sekä hyvään hallintotapaan liittyvät ESG-kriteerit saavat ilmastonmuutoksen seurauksena yhä enemmän painoa sijoitustoiminnassa. Markkinoilla ratkotaan ongelmia, joihin poliitikot etsivät vielä vastauksia.

Maine on jopa tuottoa tärkeämpi syy sijoittaa

Sijoittajien mielestä vastuullisuuteen liittyy isoja riskejä, koska viherpesu on yleistä ja vaarantaa usein yritysten maineen. Pohjoismaisista sijoittajista peräti 68 prosenttia pitää maineriskiä tärkeimpänä syynä välttää sijoittamista johonkin yhtiöön.

Joka neljäs PNB Paribasin haastattelema sijoittaja ja varainhoitaja kertoo seuraavansa tarkasti yritysten hiilineutraalisuuden kehittymistä ja perustavansa sijoituspäätökset julistusten sijasta tekoihin. Pohjoismaissa reilusti yli puolet sijoittajista uskoo, että ESG-kriteerejä noudattavista yhtiöstä saa pitkällä aikavälillä muita yhtiöitä parempaa tuottoa, mutta mainetta pidetään jopa tuottoa tärkeämpänä syynä ESG-sijoittamiseen.

FTI:n barometrin mukaan enemmän kuin joka kolmas yritys kokee kovia paineita parantaa ESG-toimintaansa ja joka neljäs myöntää jääneensä tavoitteistaan. Matkaa sanoista tekoihin on paljon jäljellä, etenkin kun maineen kannalta tärkeimpinä sidosryhminä mainitaan asiakkaat, osakkeenomistajat ja sijoittajat.

Yritysten tietoturvassa on parantamisen varaa

Hyvään hallintotapaan liittyvä tietoturva on liiketoimintakriittinen ja yhä heikosti ymmärretty asia. FTI:n barometrin perusteella 79 prosenttia yrityksistä kertoo liiketoimintansa häiriintyneen kyberiskujen seurauksena, ja samaan aikaan 64 prosenttia yrityspäättäjistä myöntää, ettei täysin ymmärrä kaikkia tietoturvariskejä.

Asiakkaat, osakkeenomistajat, sijoittajat ja muut sidosryhmät katsovat yrityksiä yhä tarkemman luupin läpi, eikä vastuullisuusviestinnässä ole varaa horjahteluun. Siitä voi joutua maksamaan kalliisti niin maineessa kuin rahassa.

 

Kirjoittaja

Jouko Marttila on Kaiku Helsingin hallituksen puheenjohtaja sekä kokenut talousviestijä ja luotettu johdon sparraaja.


”Kauimmainen ekana” ja kaksi muuta käytännön neuvoa – Näin vedät parempia hybridipalavereja

Hybridiarki ja uudet vuorovaikutuksen tavat ovat kulman takana. Muutos on mahdollisuus pysähtyä ja tarkastella yhteistyön käytänteitä ja palaverikulttuuria: Kuinka voisimme tehdä töitä yhdessä entistä paremmin? Millaisia ovat hybridipalaverit, jotka tuntuvat tarkoituksellisilta ja ovat hyödyllisiä?

Hybriditilaisuuksien teknologia- ja tilaratkaisut ovat monessa työpaikassa mietinnässä ja testissä. Parhaimmillaan ratkaisut ovat hyvin mietittyjä ja rakentavat tasavertaista osallistumiskokemusta lähi- ja etäosallistujille.

Hyvä lähtökohta hybrideihin on se, että kaikki osallistujat sekä näkevät että kuulevat pitkälti samat asiat. Lisäksi on syytä miettiä ainakin rytmitystä, toimivia yhteistyön työkaluja ja apufasilitaattoreiden tarvetta.

Mutta palataanpa taaksepäin, sillä onnistuneen hybriditilaisuuden järjestämiseksi on syytä muistutella mieleen perusasiat: mitä tilaisuudessa oikein tavoitellaan, millaisilla työskentelytavoilla tähän tavoitteeseen päästään ja keiden on tärkeää olla mukana? Ja iso kysymys: onko pakko ylipäätään palaveerata vai olisiko joku muu vuorovaikutuksen tapa parempi?

Hybridityö muuttaa totuttuja tapoja olla vuorovaikutuksessa. Muutokset voivat olla isojakin. Samaan aikaan inhimillisissä kohtaamisissa myös pienillä teoilla voi olla suuri vaikutus. Seuraavia helposti toteutettavia käytäntöjä aion itse pyrkiä noudattamaan hybriditilaisuuksien vetäjänä – toivottavasti niistä on iloa myös sinulle:

1. Katse kaikkiin.

Katsekontaktilla luomme yhteyksiä ja kutsumme osallistumaan. Hybridipalaverissa katse hakeutuu helposti samassa tilassa oleviin ja kamera sekä etäosallistujat unohtuvat.

Pahimmillaan etäosallistujat jäävät haluamattaan tarkkailijoiden rooliin aktiivisen osallistumisen sijaan. Katseen suuntaaminen kameraan ja etäosallistujiin vaatii tietoista päätöstä ja keskittymistä. Tämä pieni ele kuitenkin kannattaa, sillä katseen viesti on suuri: sinä olet tärkeä.

2. Kaikki osallistujat esille.

Sujuvan yhteistyön lähtökohtana on tutustuminen. Vähimmäisvaatimuksena voisi pitää sitä, että palaveriosallistujat tietävät, ketkä kaikki yhteiseen kokoontumisen osallistuvat.

Tämän voi toteuttaa monella tapaa: Palaveritilan näytölle voi heijastaa etäosallistujien videokuvat samalla kun videoidaan lähiosallistujien kuvaa etänä oleville. Yksinkertaisimmillaan vetäjä voi kertoa, ketkä kaikki ovat mukana.

Usein on hyvä käyttää tähän vaiheeseen alussa riittävästi aikaa ja jos osallistujamäärä mahdollistaa, käydä läpi esimerkiksi kommenttikierros, jossa jokaisen osallistujan on mahdollista kertoa siitä, mitä yhteiseltä kokoontumiselta odottaa.

3. Kauimmainen osallistuja ekana.

Etäosallistujat jäävät helposti sivuun, kun keskustelu lähtee rullaamaan paikalla olevien kesken. Tähän auttaa palaverikäytännöt, jotka suosivat etäosallistujia.  Kun on palautteen ja kysymysten aika, niin etäosallistujat aloittavat – ehkäpä jopa se tyyppi, jolla ei ole edes kameraa käytössä.

Aluksi voi tuntua haastavalta vastustaa lihaa ja verta olevien ihmisten vetovoimaa ja antaa riittävästi tilaa etäosallistujille. Tarvitaan hiljaisia hetkiä, jolloin odotellaan mikkien availua tai kommentteja keskustelualueelle.

 

Kirjoittaja

Pauliina Perttuli on vuorovaikutuksen valmentaja ja kehittäjä, joka haistelee herkällä nenällä työelämän uusia tuulia, mutta huomaa palaavansa usein vanhoihin viisauksiin. Pauliinan tavoitat Twitterissä @pperttuli.

 

 

Millaista on Kaiku Helsingin oma, uudelleen muotoutuva toimistoarki? Lue Katariina Ahosen ja Juho Toivosen haastattelu Helsingin Sanomista:

Lue tästä HS juttu

 


Kekseliäs sisällöntuottaja

Oletko kirjoittamisen ammattilainen? Pystytkö taustoittamaan itsellesi vieraan aiheen ja luomaan siitä kiinnostavan artikkelin? Onko sinulla uutisnenää? Uskallatko editoida muiden tekstejä rohkeastikin ja innostatko kollegoita etsimään terävää kulmaa vielä yhden kiven alta?

Tervetuloa uudeksi sisällöntuottajaksemme!

Etsimme juuri sinua, jos mielestäsi vain kiinnostava viesti vaikuttaa. Tule kanssamme kehittämään hyviä ideoita ja oivaltavia tapoja kertoa asiakkaidemme tarinoita. Meillä pääset lennättämään sormiasi näppäimistöllä eri toimialojen monipuolisten sisältöjen parissa.

Liityt joukkoon varsin mielenkiintoisella hetkellä, kun viestintätoimistomme Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdistyvät, tavoitteenamme nousta Suomen ykköstoimistoksi. Sinulla – kuten kaikilla muillakin työkavereillasi – on mahdollisuus vaikuttaa siihen, millaista työyhteisöä rakennamme.

Hommia paiskit mukavassa työporukassa – joko etänä tai viihtyisällä toimistollamme Helsingin Lönnrotinkadulla. Yhdistät voimasi monenlaisten ammattilaisten kanssa, palvelumuotoilijoista markkinointitaitureihin ja strategisen viestinnän osaajista muutosviestinnän konkareihin. Yhteensä 50 uutta kollegaa odottavat sinua, valmiina opettamaan sinua ja oppimaan sinulta.

Kuulostaako hyvältä? Laita ihmeessä hakemus tulemaan, jos tunnistat itsesi seuraavista asioista! Olet etsimämme henkilö, jos sinulla on:

  • kokemusta kirjoittamisesta eri tarkoituksiin ja ympäristöihin
  • uskallusta tarttua uusiin aiheisiin tiukallakin aikataululla
  • itsenäinen työote, johon tiimi voi luottaa
  • halu kehittää omaa osaamistaan ja hän sparraa myös muita nostamaan rimaa
  • erinomainen suomen kielen taito ja osaamista erilaisista äänensävyistä; kyky tuottaa ammattimaisia sisältöjä englanniksi ja ruotsiksi on plussaa

Haluatko kuulla enemmän? Kysy lisätietoja johtavalta konsultiltamme Inari Anttilalta torstaina 16.9. klo 1314 ja keskiviikkona 22.9. klo 1415, puh, 043 824 0090.

Näin haet meille:
- Laita hakemuksesi palkkatoiveineen viimeistään 26.9. osoitteeseen rekry@kaikuhelsinki.fi.
- Kerro itsestäsi ja kiinnostuksestasi! Miksi me olisimme oikea työpaikka sinulle ja sinä oikea työkaveri meille?