Aidosti arjessa toimiva intranet sekä uusi malli Xamkin opiskelija- ja työyhteisöviestinnälle
23.03.2021
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu (Xamk) uudisti yhdessä Kaiku Helsingin kanssa opiskelija- ja henkilöstöviestintäänsä sekä konseptoi uuden intranetin. Palvelumuotoilun avulla toteutetussa projektissa tunnistimme kehittämistarpeet, loimme roolit eri viestintäkanaville sekä suunnittelimme henkilöstölle ja opiskelijoille yhteisen intranetin.
MISTÄ LÄHDIMME LIIKKEELLE
Kuinka sisäinen viestintä voisi parhaiten palvella kaikkien xamkilaisten arkea?
Kun Xamk alkoi vuoden 2020 alussa kehittää sisäistä viestintäänsä, lähdettiin teknisten ratkaisujen sijaan liikkeelle erilaisten käyttäjien tarpeista. Neljällä paikkakunnalla toimivan Xamkin sisäisen viestinnän piirissä on noin 9 300 opiskelijaa ja 800 henkilökunnan jäsentä.
Kuinka tehdä viestintää, jossa 9 300 opiskelijaa ja 800 henkilökunnan saa itselleen olennaista tietoa ja viestii mielellään omista aiheistaan?
Kaiku Helsingin kanssa toteutettavan projektin tavoitteena oli kerätä ymmärrystä erityyppisten ja -taustaisten opiskelijoiden tarpeista ja kehittää yhdessä ratkaisuja, joiden avulla Xamkin viestintä palvelisi heitä entistä paremmin. Toisena tavoitteena oli kartoittaa eri henkilöstöryhmien tarpeita ja toiveita työyhteisöviestinnälle ja yhteiskehittää sisäisen viestinnän malli, joka loisi pohjan intranetin uudistukselle.
Ymmärrysvaiheessa tunnistettuihin uudistustarpeisiin perustuen rakennettiin konsepti uudelle intranetille, jotta se toimisi entistä paremmin osana sekä opiskelijoiden että henkilökunnan arkea.
”Tahdoimme varmistua siitä, että ymmärrämme erilaisten käyttäjäryhmien tarpeita, emmekä uudista palveluita vain yhtä stereotyyppistä opiskelijaa tai työntekijää ajatellen. Meillä on esimerkiksi hyvin eri-ikäisiä opiskelijoita, osa opiskelee työn ohessa, osa opiskelee pelkästään verkko-opintoja ja osa on tullut toiselta puolelta maailmaa. Kaikki tämä vaikuttaa myös siihen, millaista viestintää he tarvitsevat”, sanoo Xamkin viestintäsuunnittelija ja intranetin toinen päätoimittaja Heli Kauppinen.
MITÄ TEIMME
Opiskelijoiden erilaiset viestintäpersoonat ja polut
Jotta Xamkin sisäinen viestintä ja intranet vastaisivat mahdollisimman hyvin erilaisten opiskelija- ja henkilöstöryhmien tarpeisiin, toteutettiin projekti kolmessa osassa.
Liikkeelle lähdettiin Xamkin opiskelijoiden arjen ja viestintätarpeiden ymmärryksestä. Erilaisten opiskelijoiden arkea kartoitettiin 16 temaattisella haastattelulla, jotka kattoivat kaikki opiskelijaryhmät. Tämän vaiheen toteutuksessa mukana oli Xamkin palvelumuotoilun opiskelijoita. Kerätty tieto tiivistettiin viiteen opiskelijaviestinnän persoonaan, jotka toimivat apuna ratkaisujen ideoinnissa.
”Persoonat tekevät kohderyhmistä eläviä ihmisiä, joilla on tunteita, toiveita ja odotuksia. Niihin tiivistyy kysymyksiä kuten miltä Xamkin viestintä näyttää erilaisten opiskelijoiden silmin? Mitä he viestinnältä toivovat? Mikä ei toimi? Mikä auttaisi heitä arjessa ja mihin kannattaa panostaa jatkossa?”, sanoo Kaiku Helsingin palvelumuotoilija Niina Mäki.
Seuraavassa vaiheessa toteutetussa päivän mittaisessa työpajassa kuvattiin nykyinen opiskelijaviestinnän polku opiskelupaikan saamisesta alumnivaiheeseen asti ja tunnistettiin sen kriittisimmät kehityskohdat. Lopuksi eri persoonien tarpeisiin vastaavat tulevaisuuden viestintäpolut ja kehittämisehdotukset viimeisteltiin minityöpajassa yhdessä opiskelijakunta Kaakon edustajien kanssa.
Sprintillä harppaus työyhteisöviestinnän kehittämiseen
Henkilöstöstä oli jo saatavilla monenlaista tietoa kehittämisen pohjaksi. Xamkissa oli valmiiksi selvitetty esimerkiksi käyttäjäprofiileja, työyhteisöviestinnän kanavia ja niiden kipupisteistä sekä toiveita intranetin uudistukselle. Kerätyn ymmärryksen pohjalta toteutettiin kaksipäiväinen, tiivis sprintti, jossa Kaiku ja Xamk muotoilivat yhdessä ratkaisuja koko ammattikorkeakoulun – opetus-, projekti–, hallinto- ja tukipalveluhenkilöstön tarpeisiin.
”Se, että sai kahden päivän ajan keskittyä ratkomaan yhtä kysymystä, oli luksusta. Sprintissä parasta oli yhdessä tekeminen: se toi yhteen henkilöstöä ja hyviä käytäntöjä eri puolilta taloa. Lyhyessä ajassa saatiin aikaan paljon. Onneksi tämä ehdittiin toteuttaa juuri ennen kuin koronapandemia iski!”, summaa Heli Kauppinen.
Seuraavassa vaiheessa konseptoitiin tunnistettuihin kehittämistarpeisiin vastaava intranet. Työskentely toteutettiin tiiviinä etätyöpajojen sarjana. Erilaisia toiveita ja ideoita priorisoitiin testaamalla niitä eri käyttäjäryhmillä – sekä opiskelijoilla että henkilökunnan edustajilla.
MITÄ SAAVUTIMME
Tuloksena opiskelijoiden ja henkilökunnan yhteinen intranet ja uutta virtaa sisäiseen viestintään
Xamkissa toimivan sisäisen viestinnän ihanteena on, että kaikki viestivät mielellään omista aiheistaan ja saavat itselleen olennaista tietoa. Projektin lopputuloksena syntyi erilaisia ratkaisuehdotuksia sekä konkreettisia työkaluja ja taitoja vahvistava malli työyhteisöviestinnälle. Nämä toimivat lähtölaukauksena Xamkissa edelleen jatkuvalle kehittämiselle, jossa esimerkiksi lisätään dialogia ja selkeytetään viestinnän pelisääntöjä.
Kun intranetin roolia viestintäpaletissa oli kirkastettu, oli sen uudistuksessa helppo edetä: muotoilla rakenne, toiminnallisuudet ja tehdä tekninen vaatimusmäärittely.
”Suurin muutos oli, että päätimme yhdistää opiskelijoiden ja henkilökunnan intranetit. Tavoitteenamme oli luoda uusi intranet, joka vastaa erilaisten käyttäjien tarpeisiin ja on helppo ylläpitää sekä sisällöllisesti että teknisesti. Palvelumuotoilu ja yhteiskehittäminen auttoivat tässä”, kertoo Heli Kauppinen.
Uuden opiskelijan elämän helpottamiseksi otettiin käyttöön Tuudo-sovelluksen orientaatiopolku, jossa ennen opintojen alkua muistettavat asiat on pilkottu pienemmiksi kokonaisuuksiksi. Orientaatiopolku on ollut käytössä tammikuussa 2021 aloittaneilla opiskelijoilla.
Henkilökunnan työyhteisöviestintää uudistamaan syntyivät esimerkiksi konseptiluonnokset digitaalisesta mentorointiohjelmasta ja viestinnän opintokokonaisuudesta. Omatoimisesti opiskeltava kokonaisuus toimii henkilöstön työkalupakkina niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä.
”Yhteistyö Kaiku Helsingin kanssa sujui loistavasti. Saimme käyttöömme hyvät koosteet jatkokehittämistä varten. Aikataulut pitivät ja myös etätyöpajat olivat toimivia.”
Ydintiimi
Heli Kauppinen, viestintäsuunnittelija, Xamk
Riitta Leviäkangas, viestintäsuunnittelija, Xamk
Niina Mäki, palvelumuotoilija, Kaiku Helsinki
Elina Piskonen, palvelumuotoilujohtaja, Kaiku Helsinki
Sari Sandrini, asiantuntija, viestintä ja asiakasymmärrys, Kaiku Helsinki
Kumppani, intranetin vaatimusmäärittely
Hanna Korhonen, Clair Helsinki