Vuorovaikutus hybriditoimistossa – näillä viidellä asialla lisäät työhyvinvointia

Kaiku Helsinki

10.11.2021

Nykyään teknologiavälitteinen viestintä on pysyvä osa monen yrityksen arkea. Jokapäiväisestä vuorovaikutuksesta iso osa tapahtuu virtuaalisesti, niin myös sisäinen viestintä. Samalla kun teknologiavälitteinen viestintä näyttelee yhä selkeämpää roolia koko yrityksen toiminnassa, ovat toimistot taas avanneet ovensa. Käsissämme on uudenlainen työympäristö: hybriditoimisto.

 

Ennen pandemiaa pelkkiä virtuaalitapaamisia pyrittiin välttämään, mutta uudenlainen arki pakotti yritykset ja organisaatiot uudistumaan nopeasti. Pelko virtuaalivuorovaikutuksen ympäriltä haihtui nopeasti, kun kaikkien arki alkoi rullata sen voimin yht’aikaa. Nyt niin kutsutut hybriditoimistot työskentelevät niin etänä, läsnä kuin näiden kahden sekoituksenakin. Mutta tuleeko uudenlainen hybridityö muuttamaan työyhteisön vuorovaikutusta?

Viestintäkonsultit ja valmentajat Katri Kääriä ja Pauliina Perttuli keskustelivat Kaiku Helsinki Cocommsin järjestämässä Hyppytunti-pikawebinaarissa hybriditoimiston vuorovaikutustaidoista. Koska hybriditoimisto on uudenlainen työympäristö monille työntekijöille, on tärkeää pohtia, miten uusia vuorovaikutuskäytäntöjä voidaan rakentaa niin, että viesti kulkee ja yhteisöllisyyden tuntu säilyy. Katri muistuttaa meitä kaikkia vuorovaikutuksen tärkeydestä:

”Vuorovaikutus on meidän jokaisen supervoima. Koska juuri vuorovaikutus on se erikoiskyky, joka pitkälti selittää ihmislajin menestystä ja jonka avulla pystymme saavuttamaan yhteisiä tavoitteita, ei ole yhdentekevää, miten vuorovaikutus ja viestintä työyhteisössä toimii. Nyt on se hetki, kun palaamme jälleen työpaikoille, mutta useimmissa organisaatioissa ehkä hieman uudenlaisilla pelisäännöillä. On juuri oikea hetki tarkastella uudessa työympäristössä tapahtuvaa vuorovaikutusta ja sen työkaluja.”

Kumpikin kokeneista vuorovaikutusvalmentajista korostaa, että hybridityö ei koske pelkästään palavereja, vaan uudenlaista vuorovaikutusta tapahtuu sekä kasvokkain että erilaisilla digitaalisilla alustoilla. Työyhteisöjen vuorovaikutusta tuleekin tarkastella kokonaisuutena. Pauliina korostaa myös hybridi- ja etätyön tuomia työhyvinvoinnin kannalta huolestuttavia asioita kuten palaveriähkyä, työn rytmittämisen haasteita sekä kaiken tämän vaikutusta yleiselle työssä jaksamiselle.

Perusasiat kuntoon – aktiivinen kuuntelu on aina muodissa

Työn tekemisen tavat moninaistuvat jatkuvasti, mutta vuorovaikutustaidot ja -osaaminen uusien tapojen ympärillä pohjaavat edelleen samaan kuin ennenkin. Olivat uudet käytänteet mitä tahansa, on tärkeää, että ne tukevat yhteisöllisyyden ja luottamuksen kokemusta. Pauliina korostaakin esihenkilöiden merkitystä:

”Esihenkilöt ovat solmukohtia uusien käytäntöjen rakentamisessa. Jos tiimien vetäjät osaavat hommansa, voi myös yhteisistä palaverista tulla laatuaikaa yhdessä!”

Katri muistuttaa kuuntelun tärkeydestä eri osallistumistavat huomioiden: ”Aktiivinen kuunteleminen ja muiden huomioiminen korostuu hybridiajassa entisestään, koska ruudun takana olemme harvempien aistien varassa. Esimerkiksi nopeatempoisten ihmisten on hyvä malttaa odottaa vähän pidempään, onko toisella sanottavaa ja tarkkailla, onko ajatusprosessi vielä kesken. Näin varmistat, että kaikki erirytmiset ja eri tavoin keskusteluun osallistuvat voivat ilmaista itseään.”

Hybridi- ja etätyöskentelyn vaikeutena on myös oman läsnäolon ilmaiseminen. Keskustelun lopputulemana molemmat puhujat rohkaisevat aktiivisesti näyttämään, että kuulee toista:

Näytä, että kuuntelet! Nyökyttele, tykkää kommenteista ja osallistu keskusteluun vaikkapa yhteisessä chatissa. Ilmaise rohkeasti sanallisesti sitä, että olet oikeasti osa vuorovaikutusta!

Yksinäisyys ja kuppikunnat huolena hybridiyhteisöissä

Pauliinan mukaan isoin huoli tulevaisuudessa on siinä, miten uudet käytännöt saadaan tukemaan työn tavoitteita. Tavoite- ja asiakeskeinen työ kyllä saadaan tehtyä, mutta miten ihmissuhteiden käy. Yhteenkuuluvuuden tunteen puute tai yksinäisyys työelämässä on tulevaisuudessa aito huolenaihe. Vapaamuotoista kanssakäymistä pitäisi korostaa työntekijöiden arjessa. Jos ihmiset palaavat toimistolle laajasti, ei näitä kaikkia ongelmia tule vastaan. Mutta jos eivät palaakaan, miten digitaalinen ulottuvuus tuodaan kahvikoneen ääreen? Tulevaisuus näyttää.

Katri nostaa yhdeksi hybridityön suurimmista haasteista sen miten pystytään välttämään kuppikuntien muodostumista, kuplautumista ja siiloutumista .

”Yksilön vastuu tulee korostumaan. Vaikka työnteko olisikin helppoa kotoa käsin, muista että työyhteisön kannalta myös läsnäolo ihan paikan päälläkin voi olla todella tärkeää.”

Kumpikin valmentajista katsoo haasteista huolimatta tulevaisuuteen positiivisesti. Kokemuksen, kokeilujen ja yhteisen pohdinnan kautta uudet käytännöt kyllä löytyvät. Katrin mukaan on samantekevää, kuinka hieno tavoite tai visio työyhteisön hybridityökäytännöille on asetettu, jos perusta ei ole kunnossa: ilman toimivaa vuorovaikutusta niihin ei päästä.

Etätyöt tulevat jatkumaan ja uusia käytänteitä syntyy. Organisaation onkin päätettävä, tulevatko käytänteet automaattisesti vai strategisesti kehittäen. Miten löydämme keinot sitouttamiseen, työn imuun ja yhteisöjen luontiin? Kuinka nämä uudet käytänteet saadaan tukemaan organisaatiokulttuuria?

5 tärkeintä kohtaa tueksi tulevaan:

  1. Vuorovaikutuksen tavat ja paikat monimuotoistuvat. Kannattaa tarkastella kokonaisuutta eikä jäädä jumiin miettimään vain yksittäisiä asioita, kuten palavereja tai työkaluja.
  2. Osaamme varmasti hoitaa asia- ja tavoitekeskeisen työskentelyn jo nyt. Keskity siihen, miten yhteisöllisyyden ja luottamuksen rakentaminen onnistuu uudessa arjessa.
  3. Tee tilaa yhteiselle pohdinnalle ja uusien viestintä- ja vuorovaikutuskäytäntöjen kokeiluille sekä yhdessä oppimiselle. Harjoittelua tarvitaan!
  4. Uudessa arjessa on enemmän joustavuutta kuin koskaan ennen. Kaikkien pitää kuitenkin tiedostaa, että vapaus ja vastuu kulkevat käsi kädessä. Jokaisella on siis tärkeä rooli toimivan vuorovaikutuskulttuurin rakentamisessa.
  5. Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!

Olemme juuri nyt siinä hetkessä, kun voimme ottaa tekemisen tapamme uuteen tarkasteluun. Muutos on jo nähty viestinnän monimuotoistumisessa, uusissa käytänteissä ja lukuisissa eri alustoissa. Vapaamuotoisella jutustelulla ja kahvittelulla on edelleen paikkansa. Tällainen yhteisöllisyys ei rakennu palavereissa, vaan myös hirveässä määrässä muuta digitaalista vuorovaikutusta. Katri nostaakin vielä loppuun tärkeimmäksi pointiksi ohjenuorista kenties inhimillisimmän:

“Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!”

 

Katso Katrin ja Pauliinan koko keskustelu tilaamalla maksuton Hyppytunti-tallenne osoitteessa: https://kaikuhelsinki.fi/hyppytunti/

Voit myös tiedustella suoraan Katrin, Pauliinan ja muiden valmentajiemme käytännönläheistä sparrausta meiltä vaikkapa sähköpostitse: sales@kaikuhelsinki.fi

 

 

Kaiku Helsinki Cocommsin järjestämissä Hyppytunti-pikawebinaareissa pureudutaan joka kuukausi ajankohtaisiin viestinnän ja markkinoinnin aiheisiin. Idea pikawebinaareista syntyi kaikulaisten keskuudessa koronapandemian levittyä Suomeen: poikkeuksellisina, epävarmuuden ja nopeiden muutosten aikoina viestinnän merkitys kasvaa entisestään. Jatkossa Hyppytunneilla vierailee yhdessä sekä Kaiku Helsingin että Cocommsin asiantuntijoita.

Psst. Haluatko pikakelauksen siihen, mikä on Kaiku Helsinki Cocomms? Lue sivuiltamme lyhyt kertaus kevään tapahtumiin, jolloin Suomen viestintätoimistokenttä sai uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdisti voimansa. Lue juttu täältä.

Viestintävaltameren kiinnostavimmat vinkit, caset ja ilmiöt:

Tilaa Kaikuluotain-uutiskirje