“Tämän piti olla valmis eilen” (***sisältää lahjan lukijalle!***)

09.01.2014

Juho Toivonen

Silloin tällöin kuulee sanottavan, että jonkun asian piti olla “eilen valmis”. Se antaa sopivasti mitan tehtävän kiireellisyydelle. Jos tehtävä olisi pitänyt valmis olla viime viikolla tai kuussa, kiire ei enää tunnukaan niin akuutilta. Ei tule sellainen fiilis että ”Hei, vielä mä voin ehtiä just ja just” tai ”Olen ihan vähän vaan myöhässä”. Homma toimii aikajanalla tulevaisuuteen yhtä hyvin.  “Tämän pitää olla valmis tunnin päästä.” Silloin vasta hoppu tuleekin!

Joskus kiire syntyy yllättäen – ja joskus se on jo ennestään tiedossa. Aikatauluttamisessa kannattaa olla ehkä hieman pessimistinen. Keräsimme 10 huomioitavaa asiaa aikatauluttamiseen ja teimme teille valmiit aikataulupohjat.

Kymmenen niksiä aikatauluttamiseen

  1. Mikä on tavoite ja voiko projektille lisätä välitavoitteita
  2. Toimenpiteiden hahmottamisessa voit käyttää apuna esimerkiksi työnositusta (WBS)
  3. Mieti jokaisessa toimenpiteessä tarvittavat ihmiset ja resurssit
  4. Kysy kuinka paljon aikaa tarvittavat henkilöt pystyvät käyttämään projektiin
  5. Arvioi kuinka kauan toimenpiteiden suorittamiseen menee aikaa
  6. Arvioi hinta käyttäen esimerkiksi tuntihintaa
  7. Tarkista että aikataulu on realistinen ja looginen
  8. Mieti voisiko toimenpiteitä yhdistää tai jättää tekemättä
  9. Mieti voisiko tavoitteita saavuttaa jollain muilla toimenpiteillä
  10. Lisää toimenpiteet aikataulupohjalle

Tästä voit ladata kokoelman Kaiun käteviä aikataulupohjia. Ole hyvä!

Aikatauluhifistelijöille on verkossa tarjolla muitakin palveluita valmiiden pohjien lisäksi. Esimerkiksi Powerpointiin on tarjolla erillinen Timeline Plugin, joka on tarkoitettu aikataulujen visualisointia varten. Maksullisella versiolla saa Excelistä tuotua tapahtumajoukon suoraan työkaluun. Projektityökaluilla (Access, Podio) saat luotua projektiaikatauluja. Jos aikataululta haluaa interaktiivisuutta tai kolmiulotteisuutta, niin sekin on mahdollista esimerkiksi Tiki Tokilla, Timetoastilla, Dipityllä tai Timegliderilla.

Perinteisempään lähestymistapaan sopivat esimerkiksi Google-, Outlook-, tai Zoho-kalenteri. Joskus helpoin vaihtoehto on kuitenkin tasku-, seinä- tai pöytäkalenteri.
 


Kuva Flickr-käyttäjältä Mike Roberts, Creative Commons

Tilaa Kaiku Helsingin uutiskirje:

TILAA