Syksy tuo mukanaan rajun infomyrskyn – muistuta mieleesi selkeän viestinnän periaatteet

Salla Syrman

19.08.2020

Elämme aikoja, jolloin kaikki viestikanavat niin työelämässä ja yksityiselämässä pursuavat tärkeitä tiedotteita ja ohjeistuksia. Kuinka viestinnästä voi tehdä mahdollisimman toimivaa? Salla Syrman kertaa selkeän viestinnän periaatteet.

Syksy näyttää siltä, että saamme niskaamme kaikkien aikojen infomyrskyn. Henkilökuntaa pitänee tiedottaa useampaan otteeseen poikkeuskäytännöistä. Harrastusyhteisöt meilaavat kilometripitkiä ohjeita. Lehdet pursuavat tilannekatsauksia. Wilma laulaa, perhe-WhatsApp käy kuumana. Jokin uusi sovelluskin piippaa taskussa…

Emme ole viestien vastaanottajina skarpeimmillamme juuri nyt. Tulevaisuuden epävarmuus ja pitkittynyt stressi murjovat kognitiivisia kykyjämme. Mitä voimme tehdä silloin, kun itse viestimme?

Infotulvaa emme voi kokonaan estää, mutta voimme yrittää tehdä tarpeellisesta tiedottamisesta mahdollisimman selkeää. Siksi nyt on hyvä hetki kerrata selkeän viestinnän pääperiaatteet.

Suunnittelu on selkeän viestinnän lähtökohta

Moni hyppää suunnitteluvaiheen yli kiireessä, koska kohderyhmä ja tavoitteet tuntuvat selviltä. Edes muutaman minuutin tietoinen suunnitteluvaihe auttaa kuitenkin tekemään viestistä vaikuttavamman. Pakottaudu siis vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

  • Kenelle? Pohdi, kuka on HÄN eli viestisi kohderyhmä. Mieti, mitä hän tietää aiheesta entuudestaan ja mikä taas on uutta tietoa. Mistä tiedosta hänelle on hyötyä? Ihminen kiinnostuu yleensä asioista, joista hyötyy jollain tavalla. Jos konkretisointi tuntuu vaikealta, kuvittele edes yksi aito ihminen, jonka tiedät edustavan kohderyhmää. Jos kertoisit aiheesta Penalle tai Pirkolle, mitä hän kysyisi ensimmäisenä?
  • Miksi? Viestintä on hakuammuntaa, jos et tiedä, mitä tavoittelet. Mikä on tekstisi tarkoitus? Mitä toivot, että kohderyhmä tekee luettuaan viestisi?
  • Mitä? Mikä on yhdellä lauseella kiteytettynä ydinviestisi – tekstisi tärkein sanoma? Mitä ainakin lukijan mieleen pitää jäädä?

Selkeys on monen asian summa

Selkeä teksti on muutakin kuin selkeää kieltä. Tarkastele tekstin selkeyttä kokonaisuutena:

  • Sisällöllinen selkeys
    Vastaako tekstin sisältö lukijan tarpeisiin? Onko tietoa riittävästi – ei liikaa eikä toisaalta liian niukastikaan?
  • Rakenteellinen selkeys
    Eteneekö teksti johdonmukaisesti? Onko informaatiorakenne looginen?
  • Visuaalinen selkeys
    Parantaako tekstin ulkoasu luettavuutta? Onko yleisilme raskas vai silmäiltävä? Kiinnitä huomioita kappalejakoon ja kevennä tekstiä väliotsikoilla. Muista mobiilikäyttäjät! Tekstin lukeminen on huomattavasti raskaampaa pieneltä ruudulta.
  • Kielellinen selkeys
    Onko teksti ymmärrettävää yleiskieltä? Älä yritä kuulostaa viralliselta tai hienolta, vaan etsi yksinkertaisin tapa ilmaista asia. Muistuta mieleesi alla olevat selkeän kielen kulmakivet.

Tarkista ainakin nämä tekstistäsi

  • Pitkät virkkeet kannattaa pilkkoa pienempiin osiin.
  • Poista valjut verbit ja sekavat substantiivi-ilmaukset: mieluummin kehittää kuin mahdollistaa kehittyminen.
  • Kerro kuka tekee ja mitä. Vältä liiallista passiivia: mieluummin johtoryhmä päättää kuin päätös tehdään johtoryhmän toimesta.
  • Kirjoita lauseenvastikkeet auki sivulauseiksi: mieluummin kun alkaa sataa kuin sateen alkaessa.
  • Siivoa pois kapulakieliset ilmaisut: toimesta, tiimoilta, taholta, suhteen, puitteissa, osalta, johtuen.
  • Käytä lukijalle tuttua, yleiskielistä sanastoa.
  •  Jos kirjoittaminen tuntuu vaikealta, mieti ensin, miten kertoisit asian vieressä istuvalle kaverille. Todenäköisesti et sanoisi hänelle sateen alkaessa sateensuojan aukaiseminen mahdollistaa kastumisen välttämisen.

Eroon oletuksista: millaista viestintää ihmiset todella tarvitsevat?

Epävarmoina aikoina on houkuttelevaa viestiä varmuuden vuoksi. Hyvääkin tarkoittavat ylimääräiset ohjeistukset kasvattavat kuitenkin viestintäkuormaa. Turhan viestinnän takana on yleensä oletus, että tiedetään kyllä, mitä kohderyhmä tarvitsee. Toinen tyypillinen syy on kiire: viestittävää on niin paljon, ettei tarpeiden pohtimiseen tunnu olevan aikaa.

Tarpeiden selvittämiseen käytetty aika maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin. Pääset eroon oletuksista ja kiinni siihen, mikä todella palvelee kohderyhmien arkea. Tästä on kyse viestinnän palvelumuotoilussa.

Viestinnän palvelumuotoilu on tehokas viestinnällinen myrskylyhty syksyn infopuhureista selviytymiseen. Miten voimme palvella kohderyhmiämme viestinnällämme? Millainen viestintä helpottaisi heidän arkeaan poikkeuksellisina aikoina? Missä olemme onnistuneet hyvin, minkä he ovat kokeneet turhauttavaksi?

Jos viestinnän palvelumuotoilu on uusi asia, suosittelen lämpimästi tutustumaan palvelumuotoilujohtajamme Elina Piskosen laatimaan oppaaseen. Löydät siitä palvelumuotoiluajattelun perusteet viestintään sovellettuna sekä hyviä työkaluja.

Kirjoittaja

Salla Syrman on Kaiku Helsingin viestintäkonsultti ja osakas, joka ihailee selkeää, hyvin suunniteltua viestintää. Hän nauttii työssään eniten siitä, että pystyy helpottamaan asiakkaidensa arkea ja auttamaan heitä viestimään omaa asiantuntijuuttaan vaikuttavasti. Tähän tekstiin Salla sai inspiraation työkaveriltaan Sannalta, joka oli tuskastunut koronakevään sekavaan viestitulvaan.

Kuva:  Mr TT  / Unsplash

Viestintävaltameren kiinnostavimmat vinkit, caset ja ilmiöt:

Tilaa Kaikuluotain-uutiskirje