Sisäisen viestinnän kanavat – nousijat ja laskijat

10.11.2016

Salla Syrman

Vierailin työyhteisöviestinnän valmentajamme Tuulikki Rautiaisen kanssa Alma Talent Eventsin Työyhteisöviestintä 2016 -tapahtumassa. Meitä oli pyydetty kertomaan puheenvuorossamme, mitkä sisäisen kanavat ja keinot ovat nousussa, mitkä puolestaan laskussa. Olisimme voineet heittää pöytään globaalin trendikatsauksen, mutta halusimme etsiä vastausta lähempää: paikalla olleilta HR:n ja viestinnän ammattilaisilta.

Kahootin avulla järjestetty live-kanavapuntari tuotti tällaisen tuloksen:

Jos osallistuit tapahtumaan tai olet muuten vaan kiinnostunut, voit ladata kaikki kanavakohtaiset tulokset täältä.

Otanta tukee aiempia havaintojamme. Sisäinen viestittely siirtyy sähköpostilaatikoista verkostotyökaluihin. Virtuaaliset kohtaamiset lisääntyvät, mutta tapaamiset kasvotusten ovat harvempia ja valitumpia. Tarinoita halutaan kertoa etenkin videoiden välityksellä. Henkilöstölehdet hiipuvat.

Näin yksinkertaistettuna. Koko totuus on kuitenkin moniulotteisempi.

Valveutunut viestintäihminen voi olla sitä mieltä, että meilaaminen on niin ysiviis. Jos kuitenkin työskentelee tuhansien työntekijöiden organisaatiossa, koko porukan viestintäloikka sisäisestä sähköpostista Yammeriin tai Slackiin ei tapahdu hetkessä. Virtuaalipalaveri ei lähtökohtaisesti ole tehokkaampi kuin perinteinenkään – kuka tahansa voi olla myös virtuaalisesti surkea palaverijärjestäjä tai turhaa huonelihaa. Tehdastyöntekijöilleen printtilehden postittava yritys saattaa saada sanomansa tehokkaammin perille kuin naapurifirma, joka videohuumassa täyttää intran puhuvilla päillä.

Työyhteisöviestinnän murros on suurempi asia kuin vain uusien kanavien esiinmarssi. Muutos ei synny tarjoamalla teknologiaa, vaan johtamalla ihmisiä. Näyttämällä esimerkkiä, sitouttamalla muutosagentteja, nostamalla esiin parhaita käytäntöjä. Kouluttamalla, valmentamalla taitoja. Olemalla kärsivällinen. Kuuntelemalla. Kokeilemalla. Ymmärtämällä, mikä sopii oman organisaation tarpeisiin.

Tarpeellisia taitoja – oli kanava mikä tahansa

Viestien määrä on valtava, myös työyhteisön sisällä. Uusia kanavia syntyy – vanhojen rinnalle. Millaisten taitojen tärkeys korostuu tässä monikanavaisessa sisältöviidakossa? Muutamia havaintojamme:

  • Vastuullisuus – niin viestin lähettäjänä kuin vastaanottajanakin. Perinteisestä ylhäältä alas -viestinnästä siirrytään verkostomaiseen, keskustelevaan, kaikkia osallistavaan viestintään. Viestin lähettäjä kantaa vastuun siitä, mitä viestii, kenelle viestii, miten viestii – ja millä tavoitteella. Viestin vastaanottaja ei pese käsiään vastuusta, vaan reagoi ja auttaa tavoitetta toteutumaan.
  • Kanavaälykkyys. Eli vanha kunnon maalaisjärki kanavien käytössä. Kun keinoja ja kanavia on paljon, kuinka valita oikea tapa viestiä? Väärä tapa on mennä siitä, mistä aita on matalin. Reply all, koska näin olen tottunut toimimaan. Tai tehdäänpä video, koska videot ovat kivoja. Kanavaälykkyys on sitä, että päivittäisissä viestintätoimenpiteissään huomioi sekä tavoitteensa että vastaanottajat. Sen jälkeen vasta valitsee tarkoituksenmukaiset keinot.
  • Viestinnän sävyn hallinta. Työ on tuloksellisempaa, kun työntekijä tuntee olonsa turvalliseksi –  on havainnut muun muassa Google. Viestinnän sävy on tärkeä osa luottamuksellisen työilmapiirin luomista. Kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä sanoja tukevat kehonkieli ja äänensävy. Kun siirrytään puhelimeen tai virtuaalipalaveriin ilman kuvaa, keinopalettiin jäävät sentään sanat ja äänensävy. Mitä tapahtuu, kun siirrytään tekstiin? Ihan ystävälliseksi tarkoitetusta viestistä saattaa vastaanottajan mielessä tulla tyly töksäytys, ja vain sen vuoksi, ettei lähettäjä ole osannut kirjoittaa hymyä näkyviin. Hymiöt ovat helppo keino, mutta sanoissa on enemmän voimaa. Huomaavaista sävyä voi ja kannattaa harjoitella.
  • Selkeys. Kun sisältötulva sen kuin kasvaa, millainen viesti erottuu? Tavoitteellinen, selkeä, hyvin jäsennelty, ytimekäs. Myös selkeän tekstin tuottaminen on huomaavaisuutta työyhteisöä kohtaan.
  • Kiinnostavuusmuotoilu. Mikä tekee mistä tahansa viestistä kiinnostavan? Hyöty – se on mielestämme merkittävin kiinnostavuuden kriteeri. Me-lähtöisen viestinnän aika on ohi niin sisäisessä kuin ulkoisessakin viestinnässä. Jos haluat aidosti innostaa ja kiinnittää huomion, varmista, että viestistäsi välittyy se, miten vastaanottaja asiasta hyötyy.

Järjestämme alkuvuodesta 2017 Kaiun toimistolla Tuulikki Rautiaisen vetämän Aamuravistelun – aiheena työyhteisöviestinnän muutokset ja sisäisen viestinnän kanavat. Jos olet kiinnostunut saaman kutsun mukaan maksuttomaan aamiaistilaisuuteen, tilaa uutiskirjeemme alta ja pidämme sinut ajan tasalla. Voit myös kertoa meille kommenteissa, mistä asioista olet erityisesti kiinnostunut keskustelemaan.


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

Kiinnostavuusmuotoilu – “Sisältötulva on tänä päivänä valtava. Miten moisesta vyörystä on mahdollisuus erottautua ja saada oma viestinsä läpi? Yksinkertainen vastaus on: ole kiinnostava.”

Ajattelua herättävää viestintää – “Ajatusjohtajuus saavutetaan kohderyhmän ajattelua herättelemällä.”

So content. Very media. Such wow! – “Älä rajaa sisältöjäsi vain yhteen muotoon tai kanavaan. Jos sisältösi kiinnostaa yleisöjä, jaa sitä eri olomuodoissa eri väyliä pitkin.”

Kuvat: iStock / Jonna Jusslin Kaiku Helsinki

Viestintävaltameren kiinnostavimmat vinkit, caset ja ilmiöt:

Tilaa Kaikuluotain-uutiskirje