”Puhu siten, että lapsikin ymmärtää” – Mitä kuka tahansa esiintyjä voi oppia hallituksen tiedotustilaisuudesta lapsille?

Salla Syrman

27.04.2020

Kerro asiasi siten, että lapsikin ymmärtäisi. Hallitus laittoi tämän tutun viestinnän neuvon perjantaina 23.4.2020 kirjaimellisesti testiin, kun järjesti tiedotustilaisuuden poikkeustilanteesta lapsille.

Tilaisuus on sittemmin kerännyt paljon kehuja – ja erään kaikulaisen sanoin: ”Yhtä selkeä ja ihmisläheinen tyyli olisi hyvä ottaa myös perustiedotustilaisuuksiin aikuisyleisölle.”

Pyysin Kaiun viestinnän ja vuorovaikutuksen valmentajia arvioimaan, mikä ministerien esiintymisessä oli erityisen onnistunutta. Mitä yksinkertaisia viestinnällisiä keinoja kuka tahansa voi oppia tilaisuudesta selkeyttääkseen sanomaansa, vahvistaakseen vuorovaikutusta ja huomioidakseen yleisönsä paremmin?

Tässä Kaiku Helsingin kiinnostavuusmuotoilija Petteri Puustisen ja esiintymisvalmentaja Sanna Franckin poiminnat:

1. Vältä pitkiä lauseita, jaarittelua ja isoa määrää sivulauseita. Käytä tauotusta tehokeinona. Tässä tiedotustilaisuudessa ei käytetty hengästyttävän pitkiä puheenvuoroja.

2. Hyödynnä konkreettisia esimerkkejä sanomasi tukena. Tässä tiedotustilanteessa kerrottiin esimerkkejä, jotka sopivat kohdeyleisön elämään: ”Mummoa ja vaaria ei saa mennä tapaamaan, koska vanhemmille ihmisille tauti voi tulla voimakkaampana.”

3. Tuo henkilökohtaisuutta perusteluihin mukaan. Ministerit näyttäytyivät konkreettisten esimerkkien kautta ihmisinä, jotka jakoivat kysyjien kokemuksia: “Minunkin lapsella on ikävä päiväkotiin”, “Kävin avannossa uimassa, siellä on turvavälit”, ”Mustakin tuntuu välillä tosi epäreilulta, kun pitää herätä aikaisin ja lähteä kokoukseen.”

4. Sopeuta kieli yleisöllesi. Etenkin Li Andersson käytti kivasti puhekieltä: ”Mä oon”, ”Me tehdään”. Ministerit viittasivat nyt toisiinsa välillä etunimellä: ”Niinku Sanna ja Li tässä sano.” Tämä tuntui tasa-arvoiselta siihen verrattuna, että myös kysyjät esiteltiin etunimillä Emmana, Iiriksenä ja Valdemarina.

5. Huomioi kehonkieli. Kaikki kolme ministeriä puhuivat sopiva hymynkare huulillaan. Hymyn lisäksi ministerien esiintyminen oli ilmeikkäämpää kuin yleensä. Kasvot olivat kerronnassa eloisammin mukana kuin aikuisille puhuttaessa.

6. Luo yleisöön hyvä katsekontakti – myös virtuaalisessa esiintymistilanteessa. Ministerien katsekontakti oli enemmän kameraan kuin muistiinpanoihin. Asia oli nyt ehkä helpommin kerrottavaa, kun lukuja ja muuta tarkkaa muistettavaa oli vähemmän. Kun ministereiden ei tarvinnut nojautua niin paljon papereihinsa, oli puhe myös heidän jokaisen persoonansa kuuloista eikä paperinmakuista.

7. Anna yleisölle porkkanaa. Hallitus antoi lapsille kiitosta jaksamisesta: ”Te teette tosi paljon jo! Me tiedämme, että etäkoulu ei ole maailman helpoin juttu.” Yleisölle annettiin usein myös kiitosta kysymyksistä: ”Kiitos paljon kysymyksistä, Iiris!”

8. Uskalla olla inhimillinen. Tässä tiedotustilaisuudessa olimme havaitsevinamme tietynlaista herkillä oloa, kun ministerit eivät voineet tällä kertaa esittää asiaa tuttuun ja turvalliseen ministerien jargoniin nojaten. Tällainen inhimillinen karheus näyttäytyi erityisesti siinä vaiheessa, kun oli lasten kysymysten aika.

9. Myös pukeutuminen luo tunnelmaa. Vaikutti siltä, että ministerit olivat tässä tilanteessa pukeutuneet värikkäämmin kuin yleensä.

Bonusvinkki #1: Keskustelun fasilitoijan rooli on myös tärkeä

Esiintymisvinkkien näkökulmasta huomionarvoista tilaisuudessa oli myös keskustelun fasilitoijan rooli. Kysymyksen esittäminen livenä arvovaltaisille ministereille oli varmasti monille lapsille jännittävä, tärkeä hetki. Tilannetta selkeästi, henkilökohtaisella otteella ohjeistava juontaja mursi jäätä kysymysten esittämisessä:

”Seuraavana kysyjänä meillä on Valdemar. Avaan täältä Valdemar sun mikrofonin.”
”Sulla oli toinenkin tärkeä kysymys. Voit kysyä sen nyt!”
”Sitten meillä on vuorossa Nuutti. Nuutin mikrofoni aukeaa nyt. Oletko Nuutti valmiina?”

Ammattitaitoinen juontaja osallistuu tunnelman rakentamiseen. Hän poistaa painetta sekä esiintyjiltä että yleisöltä ja ohjaa tilaisuuden kulkua sujuvasti. Tämä vinkki kannattaa muistaa vaikkapa organisaation sisäisissä infotilaisuuksissa: Sen sijaan, että johtaja vetää henkilöstöinfon yksin, voisiko vaikkapa viestinnän edustaja toimia siltana puhujan ja yleisön välillä?

Bonusvinkki #2: Selvitä, mikä kohderyhmää aidosti kiinnostaa – älä oleta! 

Kaiku Helsingissä puhumme usein kiinnostavuusmuotoilusta, jolla tarkoitamme sitä, että viestinnässä huomioidaan kohderyhmän hyöty. Kiinnostavuusmuotoilu ei ole kikkailua, vaan yksinkertaisesti sitä, että tarjotaan kohderyhmälle kiinnostavaa sisältöä – ymmärrettävässä, kohderyhmän näkökulmasta mielekkäässä muodossa.

Hallituksen tiedotustilaisuus oli viestinnän kiinnostavuusmuotoilua parhaimmillaan: kohderyhmä, 7–12-vuotiaat lapset, saivat vastauksia kysymyksiin, joita itse olivat pohtineet. Samaa lähtökohtaa näkisimme aikuisten maailmassa mielellämme reippaasti enemmän! Niin usein viestintä kun perustuu oletukseen siitä, minkä viestijä kuvittelee olevan kohderyhmälle kiinnostavaa.

Mitä tiedotustilaisuudesta sanoi itse kohderyhmä? “Joo, ymmärsin”, kommentoivat kohderyhmään kuuluvat kakkosluokkalaiset jäätelöannoksien syömisen lomasta Sanna Franckin sohvalla.

 

Kirjoittajista

Sanna Franck on Kaiku Helsingin vuorovaikutus- ja esiintymisvalmentaja. Hän on innostunut etäesiintymisen valmentamisesta, jossa perinteiseen esiintymistapaan yhdistetään teknologian luomia mahdollisuuksia.

Petteri Puustinen on Kaiku Helsingin kiinnostavuusmuotoilija. Hänen mielestään jokaisen viestijän kannattaisi pitää mielessään Bryan Adamsin teesi: “Everything I do, I do it for you”, eli asettaa yleisö tärkeysjärjestyksessä ensimmäiseksi.

Salla Syrman on Kaiku Helsingin osakas, viestintäkonsultti ja valmentaja. Hänen intohimonsa on hyvin suunniteltu, selkeä viestintä, jonka lähtökohtana on kohderyhmän hyöty.

 

Kaipaatko apua esiintymisvalmennukseen, virtuaalitilaisuuksien kiinnostavuusmuotoiluun tai etäfasilitointiin? Lue lisää poikkeusaikojen palveluistamme.

 

Viestintävaltameren kiinnostavimmat vinkit, caset ja ilmiöt:

Tilaa Kaikuluotain-uutiskirje