Neljä joululahjatoivetta kilpailuttajalle

17.12.2013

Pete Saarnivaara

Rakas Julkinen Kilpailuttaja, olen tänä vuonna ollut erityisen kiltti. Olen lähettänyt Sinulle vuoden aikana satoja kopioita kaupparekisteriotteista, verovelkatodistuksista, työeläkemaksujen suorittamistodistuksista, tutkintotodistuksista ja luottoluokituksista. Olen muokannut referenssejä ja ansioluetteloita mitä erikoisimpiin malleihin, jotta ne täyttäisivät muotovaatimuksesi.

Tunnustan rehellisesti, että olen ollut hieman laiska vastaamaan sellaisiin pyyntöihisi, joissa painotat pääasiassa edullista hintaa tai jotka näyttävät jo ennalta korvamerkityltä kilpailijallemme. Koska uskon, että nämä synnit ovat melko pieniä, rohkenen esittää muutaman joululahjatoiveen. Osoituksena hyvästä tahdostani olen koonnut listalle pääasiassa sellaisia toiveita, joiden toteuttamisen uskon helpottavan myös Sinun työtäsi.

1. Tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus olisivat kovasti tarpeen.

Erilaisten todistusten kopiointi ja lähettely tarjousvaiheessa on kaikkien kannalta melko turhaa puuhaa. Patentti- ja rekisterihallitus pitää yllä mainiota YTJ-tietopalvelua, johon voi näpytellä yrityksen nimen ja nähdä yhdellä katsomalla, onko se rekisteröity kauppa-, ennakonperintä-, alv- ja työnantajarekistereihin. Toimivaksi todettu tapa on myös kirjata tarjouspyyntöön, että valituksi tulleiden toimittajien edellytetään esittävän tarvittavat todistukset.

Voin vain kuvitella, minkälainen vaiva kaikkien saamiesi papereiden plärääminen Sinulle on, jos vaikkapa pyydät tuhatta henkilöä lähettämään kaikki tutkintotodistuksensa.

2. Suhteellisuudentajusta en tahdo saada tarpeekseni, vaikka se onkin ilahduttavasti lisääntynyt viime vuosina. Talvipakkasissa lämmittää mukavasti, kun kilpailutusprosessin järeys on suhteessa hankinnan kokoon.

Jos hankintasi ei ylitä kilpailutuskynnystä, voisit ehkä pohtia, onko täysimittainen julkinen kilpailutus hätävarjelun liioittelua. Jos taas kynnysarvo ylittyy, toivoisin Sinun tarjouspyyntöä muotoillessasi arvioivan, minkä verran prosessi vie työaikaa toimittajalta ja Sinulta. Jos olet hankkimassa palvelua, jonka toteuttaminen vaatii parinsadan tunnin työtä, saattaa olla hieman liioittelua rakentaa kilpailutusprosessi, joka vie toimittajalta aikaa sata tuntia ja itseltäsi kolmesataa.

Monesti omaa työtäsi voi helpottaa myös se, jos et anna hinnalle heti kättelyssä liian isoa painoarvoa. Muuten voi käydä niin kuin takavuosien surullisessa esimerkissä, jossa eräs toimittaja voitti kilpailutuksesi tarjoamalla hinnaksi yhtä euroa, koska halusi Sinusta referenssin tai ehkä vain protestoida menettelyäsi. Sanomattakin lienee selvää, ettei laadulla ole tuolla hinnalla enää mitään merkitystä. Usein hyvä tapa välttää tämä on sellainen menettely, jossa valitaan ensin jatkoon laadultaan parhaat ja vasta toisessa vaiheessa kysytään heiltä myös hintaa.

3. Kilpailuttamisosaamisen hyödyntämistä näkisin mielelläni lisää.

Olen huomannut, että osaat pyytää oman organisaatiosi juristeilta apua tarjouspyynnön muotoilussa. Sinun työtäsi voisi ainakin joissakin tapauksissa auttaa, jos saisit vertaistukea myös viestinnän kilpailuttamisen osaajilta.

Erinomainen työkalu on Hanselin puitesopimus markkinointiviestinnän palveluista. Laajamittaista kilpailutusta ei välttämättä kaikissa tapauksissa tarvita, vaan voit hyödyntää ammattilaisten puolestasi jo valmiiksi tekemää työtä. Jos olet epävarma, löytyykö näin tarpeisiisi sopivaa toimittajaa, voit lähettää puitesopimuksen piirissä oleville firmoille tietopyynnön selvittääksesi, millaista osaamista niiltä löytyy.

Hanselissa on muutenkin hyvää osaamista palvelujen kilpailuttamiseen. Voisit joissakin tapauksissa harkita, että antaisit heidän hoitaa suuren osan vaivannäöstä puolestasi.

4. Loma olisi kiva yllätys

Rakas Kilpailuttaja, tiedän, että viimeinen toiveeni on vaikein täyttää. Ymmärrän, että prosessit organisaatiossasi vievät aikaa ja monesti vasta lähestyvä loma asettaa sellaisen dead-linen, joka saa asioita tapahtumaan. Ymmärrän myös, että kannaltasi on mukavaa saada tarjouspyyntö ulos 20.12. ja lähteä sen jälkeen hyvillä mielin lomalle – ja että työt lähtevät taas loman jälkeen rivakasti käyntiin, kun tarjoukset odottavat pöydälläsi 2.1.

Tänä jouluna pyytäisin Sinua harkitsemaan, olisiko kannaltasi kohtuuton viivästys, jos tarjouksen, jonka kokoaminen vaatii keskimäärin 60 työtuntia, viimeinen jättöpäivä olisikin vasta 9.1.

Tiedän, että toisin kuin muut toiveeni, tämä viimeinen ei sisällä win-win-näkökulmaa. Siksi ymmärrän hyvin, jos toive on mahdoton toteuttaa. Sinun ei tarvitse pelätä sitä, että jättäisin vastaamatta tarjouspyyntöihisi vain siksi, että ehtisin lomailla.

Näiden toiveiden lisäksi minulla oli ajatuksena kirjoittaa Sinulle myös tarjousvaiheessa ilmaiseksi pyytämäsi suunnittelutyön ja lopputuloksen laadun suhteesta. Melkein sormenpäihin asti ehti myös ajatus siitä, miten vaatimuksesi kokemuksesta samalle hallinnonalalle toteutetuista vastaavista toimeksiannoista korreloi uudistumisen ja uusien ideoiden kanssa. Koska toivelistani on jo tällaisenaan pitkä, jätän nämä ensi vuoteen.

Kiitos, jos olet jaksanut lukea tänne saakka!

Oikein hyvää joulua ja tarkoituksenmukaista uutta vuotta toivottaen,

Pete 39 v.
Espoo

 


 

Kuva Flickr-käyttäjältä Valerie (Creative Commons)

Viestintävaltameren kiinnostavimmat vinkit, caset ja ilmiöt:

Tilaa Kaikuluotain-uutiskirje