Ankeuttavatko automaattiviestit yrityskuvaasi?

31.03.2017

Inari Anttila

Yrityksellä on hienot nettisivut. Kekseliäitä kampanjoita. Oivaltavaa sisältöä somessa. Hyvältä vaikuttaa. Sitten saat asiakkaana viestin, joka on ihan eri planeetalta markkinointiviestinnän perusteella muodostamasi mielikuvan kanssa. Tyly, kankea, kenties kielellisesti ontuva. Kuulostaako tutulta?

Kerronpa tuoreen esimerkin.

Case Yksityiskoulu

Eräässä paikallisessa yksityiskoulussa aloittaa joka vuosi kolme luokallista innokkaita oppijoita. Yleinen mielikuva tästä kieliopintoja painottavasta koulusta on, että siellä vaaditaan säntillisyyttä ja tiukkaa kuria. Alle kouluikäisten lasten vanhempia houkutellaan erilaisin viestein tutustumaan kouluun pitkin talvea. Itse asiassa Kusti on kantanut värikkäästi kuvitettua postia useamman vuoden. Minäkin tartuin täkyyn ennakkoluuloineni.

Kävi ilmi, ettei koulu ollut lainkaan (pahimpien) odotusteni mukainen; viesteistä aistittava ystävällisyys ja yhteisöllisyys näkyivät koulun käytävillä avoimien ovien päivinä, ekaluokkalaisten vanhempien päitä oli eri tilaisuuksissa käännyttämässä kokenut, nallekarhumainen opettaja. Kaikki kanssakäyminen oli kovin mukavaa.

Tuli soveltuvuuskokeiden aika. Lapset jaettiin ryhmiin, ja he saivat “matkaliput” koeluokkaan. Samaan aikaan vanhemmat saivat kahvia ja pullaa.

Tuli aika odottaa koetuloksia. Kuinkas sitten kävikään?

Ankeampien mielikuvien todellisuus astui peliin. Yhden kappaleen hylsykirje. Ei selityksiä, ei perusteluita, ei rohkaisua. Lisätietoja toki voisi tiedustella sähköpostitse. Kirjeen tyly sävy huuhteli mielestä kaikki edeltävien kuukausien mukavat kokemukset koulusta. Olinko sittenkin oikeassa ennakkoasenteineni? Samalla tuli sääli koulua ja kaikkea sitä positiivisen mielikuvan rakentamiseen mennyttä turhaa aikaa.

Kaikki viestintä rakentaa asiakaskokemusta

Koulu ei ole suinkaan haasteen kanssa yksin. Automaattiviestien, massapostitusten ja rutiinikuittausten heikkolaatuisuus on varsin tavallinen helmasynti organisaatioissa. Asiakkaan näkökulmasta kaikki viestit – olivat ne automaattisia tai kumppanin laatimia – ovat yrityksen tai organisaation viestintää. Saman fiiliksen on toistuttava aina organisaation kanssa toimiessa, riippumatta yksiköstä.

Tiedätkö, millaisia viestejä teiltä lähtee? Tässä muutamia, joista lähteä liikkeelle:

  1. Automaattisesti lähetettävät sähköpostivastaukset
  2. Asiakaspalvelun viestipohjat
  3. Toimistosihteerien, aula- ja vaihdehenkilöstön käyttämät viestit
  4. Ulkopuoliset, yrityksen nimissä toimivat yksilöt ja yritykset – esim. rekrytointia hoitavat konsultit ja muut alihankkijat
  5. Järjestelmäviestit

Miten koulun sitten olisi pitänyt viestiä?

Esimerkiksi näin:

“Kiitos kiinnostuksestanne kouluamme kohtaan. Tänä vuonna soveltuvuuskokeisiin osallistui lähes ennätysmäärä tulevia koululaisia, 78 oppilasta. Kun aloituspaikkoja on vain 24, karsinta on kovaa. Valitettavasti NIMI ei hyvästä yrityksestä huolimatta ollut kouluun hyväksyttyjen oppilaiden joukossa. Toivottavasti into oppimiseen ei kuitenkaan sammu. Iloa opin polulle!”

Ja kaikki työ ei olisi ollut turhaa.


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

Tarjoatko faneillesi valtaistuimen vai valkosipulia?  –  “Ymmärrämmekö, mistä asiakkaamme syttyvät? Osaammeko huomioida heidän hyötynsä ja kiinnostavuusmuotoilla viestimme heidän näkökulmastaan?

Vihaa vai rakkautta viestinnän kautta? – Esittelyssä faith-holderit ja hateholderit –  “Jos luottamus petetään, faith-holder voi helposti muuttua hateholderiksi.”

EVVK:n aika on ohi! – “Viestintää ei enää rakenneta organisaatiolähtöisesti, tiedotteita ei kirjoiteta tylsästi, somea ei hoideta copypasteamalla – ylipäätään mitään ei hoideta rutiininomaisesti.”

Kuva: Gratisography 

Tilaa Kaiku Helsingin uutiskirje:

TILAA