Tavoitteena viestivä organisaatio − mistä liikkeelle viestintäosaamisen strategisessa kehittämisessä?

Moni organisaatio korostaa tänä päivänä henkilöstön viestintätaitojen tärkeyttä. Eikä ihme: Johtaminen on viestintää. Asiakaspalvelu on viestintää. Asiantuntijoiden pitää osata viestiä. Missä työtehtävässä viestintä ei olisi olennainen taito?

Viestintäosaamisen arvostuksen nousu on hienoa. Puheet eivät kuitenkaan vielä vastaa todellisuutta:

Harvassa organisaatiossa on näkymä henkilöstön viestintäosaamiseen tai siihen, mitä viestintätaitoja pitäisi kehittää. Viestintäkoulutuksia- ja valmennuksia kyllä tilataan − onhan niille usein rahaakin budjetissa varattu. Kohtaavatko tilattujen koulutusten ja henkilöstön viestintäosaamisen kehittämisen tarve todella?

Jotta organisaatiossa osataan tilata oikeanlaista valmennusta, on ymmärrettävä ensimmäiseksi, mistä viestintäosaaminen koostuu. Toiseksi pitää tietää, millä tolalla oman organisaation viestintäosaaminen on. Tämän jälkeen voi olla tavoitteena kehittyä viestiväksi organisaatioksi.

Viestintäosaaminen koostuu tiedoista, taidoista ja asenteista

Kaiku Helsinki Cocommsissa  viestintäosaamisen näkökulmamme perustuu vuorovaikutuksen tutkimuksessa laajasti hyväksyttyyn määritelmään: viestintäosaaminen koostuu niistä tiedoista, taidoista ja asenteista, joiden avulla viestintä on mahdollisimman tehokasta ja tarkoituksenmukaista.

Se, mitä voimme pitää taitavana viestintänä, vaihtelee tilanteen, suhteen, ympäristön ja tavoitteiden mukaan. Kukaan meistä ei siis voi olla viestinnällisesti taitava yksin, vaan osaamisemme on aina suhteessa muihin ihmisiin ja ympäristöön.

Vaikuttava viestintäosaamisen kehittäminen vaatii kokonaiskuvan hahmottamista. Tällöin pysähdymme isojen kysymysten äärelle:

  • Millainen meidän organisaatiomme on ja millainen haluaisimme olla? Miten meillä viestitään ja millaista vuorovaikutusta haluamme tukea?
  • Miten yksilöiden viestintäosaaminen tukee strategiamme ja perustehtävämme toteutumista sekä tavoitteidemme saavuttamista?
  • Millä tolalla viestintäosaamisemme on nyt?

Viestintäosaamisen kartoittaminen auttaa asiakasta ja valmentajaa

Haluamme Kaiussa, että viestinnän valmennuksemme ovat mahdollisimman vaikuttavia: organisaatiot saavat aidosti tuettua ja edistettyä tavoitteitaan.

Mittaamme valmennustemme vaikuttavuutta sekä tietyin standardimittarein että asiakkaan kanssa erikseen sovituin mittarein, jotka on sidottu esimerkiksi työtyytyväisyyteen, brändin tunnettuuteen, strategian jalkautukseen tai vaikkapa mainetutkimukseen. Tärkeää on sanoittaa sekä realistisesti että kunnianhimoisesti ne tavoitteet, joihin valmennuksen avulla halutaan pyrkiä.

Jotta teemme valmennusta oikeiden ihmisten kanssa oikeaan tarpeeseen, tarjoamme organisaatioille viestintäosaamisen kartoitusta. Tutkimustoimistomme Vastakaiun kanssa valitsemme organisaatiolle sopivan tutkimuspaketin.  Jo suppeinkin kartoitus antaa sekä organisaatiolle että valmentajalle näkemystä viestintäosaamisen tilasta ja kehittämistarpeista.

Tutkimustiedon avulla emme vain oleta, vaan aidosti ymmärrämme:

  • Millaisella tolalla viestintäosaaminen meillä on?
  • Missä asioissa ja missä tasoilla (tiedoissa, taidoissa, asenteissa) meillä on kehitettävää?
  • Mitä ja millaista valmennusta tarvitsemme?
  • Ketä ja/tai mitä henkilöstöryhmiä valmennamme ja missä järjestyksessä?
  • Mitä asioita meidän tulee erityisesti seurata osaamisen kehittämisessä?
  • Miten voimme arvioida kehittämisen vaikutuksia?

Viestintäosaamisen kartoitus on hyvä lähtöstartti sekä sisäiselle kehittämistyölle että yhdessä valmennuskumppanin kanssa tehtävälle yhteistyölle. Toisaalta viestintäosaamisen analysointi on jo itsessään kehittämistä: ihmiset oppivat itsestään viestijöinä, oman työnsä viestinnällisistä vaatimuksista ja siitä, miten strateginen viestintä liittyy omaan työhön. Oman viestinnän reflektointi on tärkeä osa viestintäosaamista!

KUVA: Kaiku Helsinki Cocommsin viestintäosaamisen malli

Tavoitteena viestivä organisaatio?

Monet organisaatiot linjaavat, että “kaikki viestivät”, mutta mikä on totuus? Kuinka tärkeänä osana omaa työtä ihmiset näkevät viestinnän? Kuinka hyvin viestintäosaamista hyödynnetään? Toki kaikki viestivät ihan joka päivä työtehtävistä riippumatta, mutta miten he viestivät − se onkin ihan toinen juttu. Työntekijöiden viestinnän sävy, neuvottelutilanteiden vuorovaikutus, kirjallisen viestinnän selkeys tai media- ja someviestinnän tiedot, taidot ja asenteet rakentavat yksilöiden kautta koko organisaation yhteistä viestintäosaamista.

Kaiussa uskomme vahvasti, että tulevaisuuden menestyvä organisaatio on yhtä kuin viestivä organisaatio. Sen rakentaminen kannattaa aloittaa tänään, sillä tulevaisuutta tehdään nyt! Viestivä organisaatio rakentuu keskustelu kerrallaan.

 

Kirjoittajat

Laura Vuorio-Kuokka on Kaiun valmennusliiketoiminnan johtaja ja pitkän linjan viestintävalmentaja. Lauran erityistaito on 110-prosenttinen läsnäolo, jonka ansiosta hän onnistuu rakentamaan asiakkaillemme vaikuttavia valmennusohjelmia.

Pauliina Perttuli on käytännönläheisestä otteestaan kiitelty vuorovaikutusvalmentaja, jonka mielestä vuorovaikutus on monimutkaista ja juuri siksi niin kiinnostavaa. Iltapäiväkahvin kanssa Pauliina nauttii mielellään annoksen vuorovaikutuksen tieteellistä tutkimusta.

 

Voit tiedustella Lauraa, Pauliinaa tai muita asiantuntijoitamme, jos kaipaat apua viestintäosaamisen strategiseen kehittämiseen liittyvissä asioissa: sales@kaikuhelsinki.fi

Suomalainen viestintätoimistokenttä saa uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdistävät voimansa. Yhdistymisestä syntyy ketterä, täysin kotimainen viestintätoimisto, jolla on poikkeuksellisen laaja palveluvalikoima. Uusi toimisto työllistää noin 50 viestinnän ammattilaista, ja sen liikevaihdon odotetaan nousevan vuonna 2021 yli viiden miljoonan euron. Lue lisää yhdistymisestämme täältä: https://kaikuhelsinki.fi/blogi/viestintatoimistot-kaiku-helsinki-ja-cocomms-yhdistyvat/

 

 

 


Vuorovaikutus hybriditoimistossa – näillä viidellä asialla lisäät työhyvinvointia

Nykyään teknologiavälitteinen viestintä on pysyvä osa monen yrityksen arkea. Jokapäiväisestä vuorovaikutuksesta iso osa tapahtuu virtuaalisesti, niin myös sisäinen viestintä. Samalla kun teknologiavälitteinen viestintä näyttelee yhä selkeämpää roolia koko yrityksen toiminnassa, ovat toimistot taas avanneet ovensa. Käsissämme on uudenlainen työympäristö: hybriditoimisto.

 

Ennen pandemiaa pelkkiä virtuaalitapaamisia pyrittiin välttämään, mutta uudenlainen arki pakotti yritykset ja organisaatiot uudistumaan nopeasti. Pelko virtuaalivuorovaikutuksen ympäriltä haihtui nopeasti, kun kaikkien arki alkoi rullata sen voimin yht’aikaa. Nyt niin kutsutut hybriditoimistot työskentelevät niin etänä, läsnä kuin näiden kahden sekoituksenakin. Mutta tuleeko uudenlainen hybridityö muuttamaan työyhteisön vuorovaikutusta?

Viestintäkonsultit ja valmentajat Katri Kääriä ja Pauliina Perttuli keskustelivat Kaiku Helsinki Cocommsin järjestämässä Hyppytunti-pikawebinaarissa hybriditoimiston vuorovaikutustaidoista. Koska hybriditoimisto on uudenlainen työympäristö monille työntekijöille, on tärkeää pohtia, miten uusia vuorovaikutuskäytäntöjä voidaan rakentaa niin, että viesti kulkee ja yhteisöllisyyden tuntu säilyy. Katri muistuttaa meitä kaikkia vuorovaikutuksen tärkeydestä:

”Vuorovaikutus on meidän jokaisen supervoima. Koska juuri vuorovaikutus on se erikoiskyky, joka pitkälti selittää ihmislajin menestystä ja jonka avulla pystymme saavuttamaan yhteisiä tavoitteita, ei ole yhdentekevää, miten vuorovaikutus ja viestintä työyhteisössä toimii. Nyt on se hetki, kun palaamme jälleen työpaikoille, mutta useimmissa organisaatioissa ehkä hieman uudenlaisilla pelisäännöillä. On juuri oikea hetki tarkastella uudessa työympäristössä tapahtuvaa vuorovaikutusta ja sen työkaluja.”

Kumpikin kokeneista vuorovaikutusvalmentajista korostaa, että hybridityö ei koske pelkästään palavereja, vaan uudenlaista vuorovaikutusta tapahtuu sekä kasvokkain että erilaisilla digitaalisilla alustoilla. Työyhteisöjen vuorovaikutusta tuleekin tarkastella kokonaisuutena. Pauliina korostaa myös hybridi- ja etätyön tuomia työhyvinvoinnin kannalta huolestuttavia asioita kuten palaveriähkyä, työn rytmittämisen haasteita sekä kaiken tämän vaikutusta yleiselle työssä jaksamiselle.

Perusasiat kuntoon – aktiivinen kuuntelu on aina muodissa

Työn tekemisen tavat moninaistuvat jatkuvasti, mutta vuorovaikutustaidot ja -osaaminen uusien tapojen ympärillä pohjaavat edelleen samaan kuin ennenkin. Olivat uudet käytänteet mitä tahansa, on tärkeää, että ne tukevat yhteisöllisyyden ja luottamuksen kokemusta. Pauliina korostaakin esihenkilöiden merkitystä:

”Esihenkilöt ovat solmukohtia uusien käytäntöjen rakentamisessa. Jos tiimien vetäjät osaavat hommansa, voi myös yhteisistä palaverista tulla laatuaikaa yhdessä!”

Katri muistuttaa kuuntelun tärkeydestä eri osallistumistavat huomioiden: ”Aktiivinen kuunteleminen ja muiden huomioiminen korostuu hybridiajassa entisestään, koska ruudun takana olemme harvempien aistien varassa. Esimerkiksi nopeatempoisten ihmisten on hyvä malttaa odottaa vähän pidempään, onko toisella sanottavaa ja tarkkailla, onko ajatusprosessi vielä kesken. Näin varmistat, että kaikki erirytmiset ja eri tavoin keskusteluun osallistuvat voivat ilmaista itseään.”

Hybridi- ja etätyöskentelyn vaikeutena on myös oman läsnäolon ilmaiseminen. Keskustelun lopputulemana molemmat puhujat rohkaisevat aktiivisesti näyttämään, että kuulee toista:

Näytä, että kuuntelet! Nyökyttele, tykkää kommenteista ja osallistu keskusteluun vaikkapa yhteisessä chatissa. Ilmaise rohkeasti sanallisesti sitä, että olet oikeasti osa vuorovaikutusta!

Yksinäisyys ja kuppikunnat huolena hybridiyhteisöissä

Pauliinan mukaan isoin huoli tulevaisuudessa on siinä, miten uudet käytännöt saadaan tukemaan työn tavoitteita. Tavoite- ja asiakeskeinen työ kyllä saadaan tehtyä, mutta miten ihmissuhteiden käy. Yhteenkuuluvuuden tunteen puute tai yksinäisyys työelämässä on tulevaisuudessa aito huolenaihe. Vapaamuotoista kanssakäymistä pitäisi korostaa työntekijöiden arjessa. Jos ihmiset palaavat toimistolle laajasti, ei näitä kaikkia ongelmia tule vastaan. Mutta jos eivät palaakaan, miten digitaalinen ulottuvuus tuodaan kahvikoneen ääreen? Tulevaisuus näyttää.

Katri nostaa yhdeksi hybridityön suurimmista haasteista sen miten pystytään välttämään kuppikuntien muodostumista, kuplautumista ja siiloutumista .

”Yksilön vastuu tulee korostumaan. Vaikka työnteko olisikin helppoa kotoa käsin, muista että työyhteisön kannalta myös läsnäolo ihan paikan päälläkin voi olla todella tärkeää.”

Kumpikin valmentajista katsoo haasteista huolimatta tulevaisuuteen positiivisesti. Kokemuksen, kokeilujen ja yhteisen pohdinnan kautta uudet käytännöt kyllä löytyvät. Katrin mukaan on samantekevää, kuinka hieno tavoite tai visio työyhteisön hybridityökäytännöille on asetettu, jos perusta ei ole kunnossa: ilman toimivaa vuorovaikutusta niihin ei päästä.

Etätyöt tulevat jatkumaan ja uusia käytänteitä syntyy. Organisaation onkin päätettävä, tulevatko käytänteet automaattisesti vai strategisesti kehittäen. Miten löydämme keinot sitouttamiseen, työn imuun ja yhteisöjen luontiin? Kuinka nämä uudet käytänteet saadaan tukemaan organisaatiokulttuuria?

5 tärkeintä kohtaa tueksi tulevaan:

  1. Vuorovaikutuksen tavat ja paikat monimuotoistuvat. Kannattaa tarkastella kokonaisuutta eikä jäädä jumiin miettimään vain yksittäisiä asioita, kuten palavereja tai työkaluja.
  2. Osaamme varmasti hoitaa asia- ja tavoitekeskeisen työskentelyn jo nyt. Keskity siihen, miten yhteisöllisyyden ja luottamuksen rakentaminen onnistuu uudessa arjessa.
  3. Tee tilaa yhteiselle pohdinnalle ja uusien viestintä- ja vuorovaikutuskäytäntöjen kokeiluille sekä yhdessä oppimiselle. Harjoittelua tarvitaan!
  4. Uudessa arjessa on enemmän joustavuutta kuin koskaan ennen. Kaikkien pitää kuitenkin tiedostaa, että vapaus ja vastuu kulkevat käsi kädessä. Jokaisella on siis tärkeä rooli toimivan vuorovaikutuskulttuurin rakentamisessa.
  5. Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!

Olemme juuri nyt siinä hetkessä, kun voimme ottaa tekemisen tapamme uuteen tarkasteluun. Muutos on jo nähty viestinnän monimuotoistumisessa, uusissa käytänteissä ja lukuisissa eri alustoissa. Vapaamuotoisella jutustelulla ja kahvittelulla on edelleen paikkansa. Tällainen yhteisöllisyys ei rakennu palavereissa, vaan myös hirveässä määrässä muuta digitaalista vuorovaikutusta. Katri nostaakin vielä loppuun tärkeimmäksi pointiksi ohjenuorista kenties inhimillisimmän:

"Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!"

 

Katso Katrin ja Pauliinan koko keskustelu tilaamalla maksuton Hyppytunti-tallenne osoitteessa: https://kaikuhelsinki.fi/hyppytunti/

Voit myös tiedustella suoraan Katrin, Pauliinan ja muiden valmentajiemme käytännönläheistä sparrausta meiltä vaikkapa sähköpostitse: sales@kaikuhelsinki.fi

 

 

Kaiku Helsinki Cocommsin järjestämissä Hyppytunti-pikawebinaareissa pureudutaan joka kuukausi ajankohtaisiin viestinnän ja markkinoinnin aiheisiin. Idea pikawebinaareista syntyi kaikulaisten keskuudessa koronapandemian levittyä Suomeen: poikkeuksellisina, epävarmuuden ja nopeiden muutosten aikoina viestinnän merkitys kasvaa entisestään. Jatkossa Hyppytunneilla vierailee yhdessä sekä Kaiku Helsingin että Cocommsin asiantuntijoita.

Psst. Haluatko pikakelauksen siihen, mikä on Kaiku Helsinki Cocomms? Lue sivuiltamme lyhyt kertaus kevään tapahtumiin, jolloin Suomen viestintätoimistokenttä sai uuden haastajan, kun Kaiku Helsinki ja Cocomms yhdisti voimansa. Lue juttu täältä.