Jos et tiedä mitä sanoa, kuuntele

Tiedätkö sen ihmistyypin, joka aina osaa sanoa ne oikeat sanat tilanteesta riippumatta? Sen mahtavan ystävän, kollegan tai perheenjäsenen, joka vaistoaa, milloin kaipaat hyviä neuvoja tai rohkaisun sanoja ja milloin pelkkiä kuuntelevia korvia.

Itse kuulun siihen toiseen, omien havaintojeni perusteella yleisempään ihmisryhmään, joka saattaa mennä tuppisuuksi vaikealta tuntuvissa tilanteissa. Olen aina miettinyt, kuinka löytää ne oikeat sanat. Cocommsin vuorovaikutusvalmennuksessa pääsin vihdoinkin vähän jyvälle siitä, miksi puhuminen on välillä vaikeaa.

Arkisissa vuorovaikutustilanteissa kuulemme, mutta emme kuuntele

Oivalsin, ettei näissä tilanteissa kyse olekaan puhumisesta vaan kuuntelemisesta – ja halusta ymmärtää. Arkisissa vuorovaikutustilanteissa usein kuulemme, mutta emme aktiivisesti kuuntele. Näemme asiat omien lasiemme läpi, vedämme nopeita johtopäätöksiä tai annamme ajatuksiemme karkailla ruokahuollon pyörittämiseen tai edessä siintäviin viikonloppusuunnitelmiin. Silloin moni merkityksellinen asia menee väistämättä ohi. Emme välttämättä huomaa sanattomia signaaleja.

Jos toista tosiaan haluaa ymmärtää, keskittymisen tulee olla omien tulkintojen ja kiireiden sijaan keskustelukumppanin asiassa. Sanojen lisäksi on huomioitava vastapuolen nonverbaalisia vihjeitä, kuten äänensävyä, kehonkieltä, puherytmiä ja äänenpainoja. Kokonaisvaltaisen kuuntelun avulla on myös helpompi peilata toisen tunteita ja löytää ne kuuluisat oikeat sanat. Mutta loppujen lopuksi kyse ei ole yksittäisistä sanoista vaan siitä, että toinen kokee tulleensa ymmärretyksi.

Aktiivisen kuuntelun lopputulos pätemisen sijaan voi yllättää positiivisesti

Aktiivinen kuuntelu voi myös auttaa pattitilanteissa, joissa yhteinen sävel ei ota löytyäkseen tai on jumiuduttu aina hedelmälliseen juupas-eipäs-väittelyyn. Kun vaihdatkin lähestymistapaa ja yrität aktiivistesti kuunnella pätemisen sijaan, lopputulos voi yllättää. Jos vastapuoli tuntee itsensä kuulluksi ja arvostetuksi, yhteys ja sitä kautta myös vuorovaikutus paranee.

Miten tätä ihmeellistä kuuntelumetodia voi harjoitella? Se on aktiivinen valinta ja vaatii paneutumista ja halua päästää irti omista ajatuksistaan. Näillä vinkeillä pääset alkuun:

• Keskity puhujaan
• Pidä katsekontakti ja osoita eleilläsi, että kuuntelet
• Älä keskeytä puhujaa
• Älä neuvo tai kerro omia mielipiteitäsi, jos sitä ei erikseen pyydetä
• Kysy avoimia kysymyksiä

 

PS. Jos aktiivinen kuuntelu ei heti onnistu, ei kannata soimata itseään. Kukaan ei pysty kuuntelemaan aktiivisesti koko ajan.

PPS. Aktiivista vuorovaikutusta voi harjoitella myös esimerkiksi Teamsin välityksellä – kokeiltu on!

 

Kirjoittaja

Susanna Rapp on Cocommsin viestintäkonsultti, jonka paras saamansa neuvo työelämässä (ja muutenkin) on ”älä oleta”. Ihmisten lisäksi hän yrittää aktiivisesti kuunnella lintuja ja muita luonnonääniä.

Blogi on alunperin julkaistu viestintätoimisto Cocommsin sivuilla.

Psst. Mietitkö, miten Cocomms meihin liittyy? Lue sivuiltamme lyhyt kertaus kevään tapahtumiin, jolloin yhdistyimme viestintätoimisto Cocommsin kanssa. Lue lisää täältä.

 

Me Kaiulla järjestämme vuorovaikutuskoulutuksia myös asiakkaillemme. Ole rohkeasti yhteydessä, mikäli etsitte tukea ja työkaluja yhteisönne vuorovaikutustaitojen uudelleenrakentamiseen tai kehittämiseen. Ota yhteyttä: sales@kaikuhelsinki.fi 

 


Kuinka teet tekstistäsi selkeän ja lukijallesi hyödyllisen? Ota avuksi neljän jalan muistisääntö

Jotta viestintä vaikuttaa, sen täytyy olla kiinnostavaa. Nerokas aihe tai hemmetin tärkeä viesti ei yksinään riitä. Tekstistä ei ole lukijalle hyötyä, jos hän ei ymmärrä sitä. Valmentajamme Salla Syrman jakaa kansainvälisen selkeän kielen päivän kunniaksi oman muistisääntönsä selkeän tekstin kirjoittajalle. Tervetuloa kiinnostavan tekstin juhlapöytään!

Hyvää kansainvälistä selkeän kielen päivää! Toivoisin, että tämä tärkeä päivä uisi arkeen kaikilla niillä, jotka työkseen erilaisia tekstejä takovat. Asiantuntijan täytyy nykyisin olla asianviestijä, ei asiantunkija. Johtaminen on vähintään sataprosenttisesti viestintää. Asiakaspalvelija säästää kaikkien aikaa, jos viesti menee asiakkaalle kerralla perille. Keksitkö jonkun, jonka työssä selkeästä viestinnästä ei olisi apua? 

Olen saanut viidentoista vuoden ajan valmentaa viestintää monenlaisille ammattilaisille eri toimialoilla: finanssialasta julkishallintoon ja autokaupasta B2B-palveluihin. Usein valmennettavat ajattelevat tekstin selkeyttä erityisesti kielen kautta. Moni sanoo, että selkeä teksti tarkoittaa sitä, ettei käytetä ammattitermejä tai vaikeita lauseita. 

Tottahan tuo – vaan miten selkeää tekstiä voisi vieläkin monipuolisemmin konkretisoida? Tässä oma tapani, josta kuulen mielelläni palautetta.

Kutsu lukijasi tukevan juhlapöydän ääreen 

Kuvittele nelijalkainen tukeva pöytä, jonka ääreen kutsut kohderyhmäsi nauttimaan houkuttelevaa ateriaa. Tuo ateria olkoon hyöty, jota tekstisi lukijalleen tuottaa. Näetkö jo säkenöinnin hänen silmissään? 

Vinkki! Kuvittele pöydän ääreen joku oikea ihminen, jonka tiedät edustavan kohderyhmää. Näin et viesti hakuammuntana laajalle kasvottomalle massalle – vaikkapa koko Suomen bisnespäättäjille. 

Koska lukijasi on sinulle tärkeä kunniavieras, älä istuta häntä minkä tahansa huteran parvekepöydän ääreen. Haluat varmistaa, että pöydälläsi on neljä vakaata tukijalkaa. 

Tukijalka 1. Selkeä sisältö 

Jotta pystyt rakentamaan ensimmäisen tukijalan, vastaa kolmeen kysymykseen: 

  • Kenelle? 
    Kuka on lukijani? Mitä hän tietää aiheesta? Mikä on uutta tietoa? Mistä hänelle on hyötyä?
  • Miksi?
    Mitä haluan saada tällä tekstillä aikaan? Mitä toivon lukijani tekevän? 
  • Mitä?
    Mikä on tässä tekstissä tärkein asia? Mitä ainakin pitää jäädä mieleen? Mitä voin jättää pois? 

Tekstisi ei voi olla selkeää, jos sen sisältö itsessään on liian vaikeaa. Tiedosta, että kun tiedät itse asiasta paljon, olet jo tiedon kiroama. Se tarkoittaa sitä, että sinun on enää mahdotonta arvioida, miten toinen ihminen – vähemmän asiaa tunteva – ymmärtää sinulle tutun asian.  

Tukijalka 2. Selkeä rakenne 

Ensimmäinen jalka pystyssä, mainiota! Seuraavaksi haluamme varmistaa, että esitämme asiat lukijalle loogisessa järjestyksessä. 

Tämän tukijalan rakentamisessa meitä auttaa se, että teimme huolellista pohjatyötä edellisen jalan kanssa. Nyt kun tiedämme lukijamme ja tavoitteemme, meidän on helpompi suunnitella, millainen rakenne tilannetta helpottaa. 

Vinkki! Kun olet kirjoittanut tekstin kerran, tarkista, missä kohdassa tulee tekstisi pihvi – eli lukijan kannalta kiinnostavin asia. Saattaa olla, että olet lähtenyt lämmitellen liikkeelle ja päässyt pihviin vasta puolivälissä. Tämä on täysin OK kirjoittamistekniikkana, mutta editoi pihvi esiin. Lukija on erityisesti verkossa kärsimätön ja karkaa helposti, jos ei heti löydä pihviä. 

Tukijalka 3. Selkeä ulkoasu

Tässä tulee tukijalkojemme matalalla roikkuva hedelmä! Huolehdithan siitä, että tekstisi näyttää lukijalle silmäiltävältä ja kevyeltä? Jos tekstisi on loputonta pitkää puuroa – uuuh. Silloin ei auta sekään, että sanoma on fiksusti mietitty ja etenee loogisessa järjestyksessä. 

Ota kaikki visuaalisen selkeyttämisen peruskeinot käyttöön: kevyet kappaleet, väliotsikot, nostot ja ranskalaisten viivojen listaukset. 

Vinkki! Onko todennäköistä, että lukija silmäilee tekstiäsi mobiililaitteelta? Kokeile, miltä tekstisi näyttää, jos muutat vaikkapa Wordissa sivun leveydeksi 6,5 senttiä. 

Tukijalka 4. Selkeä kieli 

Nyt pääsemme kieleen kiinni! Tätä tukijalkaa voisimme hioa ja kiillotella loputtomiin, mutta ole itsellesi armollinen. Viestisi ei kaadu siihen, jos ihan jokainen välimerkki ei ole täydellisesti paikallaan. Hyvässä lykyssä organisaatiosi taitava viestintäosasto viilaa viimeiset kuprut. 

Treenaa selkeän kielen periaatteet. Netti on pullollaan hyviä neuvoja, mutta tässä alkuun muutama perusvinkki:

  • Pitkät virkkeet kannattaa pilkkoa pienempiin osiin. 
  • Poista valjut verbit ja sekavat substantiivi-ilmaukset: mieluummin kehittää kuin mahdollistaa kehittyminen. 
  • Kerro kuka tekee ja mitä. Vältä liiallista passiivia: mieluummin johtoryhmä päättää kuin päätös tehdään johtoryhmän toimesta. 
  • Kirjoita lauseenvastikkeet auki sivulauseiksi: mieluummin kun alkaa sataa kuin sateen alkaessa. 
  • Siivoa pois kapulakieliset ilmaisut: toimesta, tiimoilta, taholta, suhteen, puitteissa, osalta, johtuen. 
  • Käytä lukijalle tuttua, yleiskielistä sanastoa. 

 Jos kirjoittaminen tuntuu vaikealta, mieti ensin, miten kertoisit asian vieressä istuvalle kaverille. Todennäköisesti et sanoisi hänelle sateen alkaessa sateensuojan aukaiseminen mahdollistaa kastumisen välttämisen. 

Vinkki! Tutki omaa tekstiäsi ja pohdi, missä selkeyteen liittyvissä asioissa sinulla on eniten voitettavaa. Valitse joka kuukausi yksi asia, johon erityisesti keskityt. Marraskuussa treenaat lauserakenteita, pikkujoulufiiliksissä poistelet passiivia. Ja niin edelleen. 

Miten kävi: saitko pöytäsi pysymään pystyssä? Nauttiko lukijasi aterian hyvällä ruokahalulla loppuun saakka? Kertoiko kenties, että tähän pöytään hän palaa mielellään uudestaankin?

Kirjoittamisen ja onnistumisen iloa!

Kirjoittaja

Salla Syrman on Kaiku Helsingin osakas. Hän on intohimoinen viestinnän valmentaja ja kehittäjä. Häntä inspiroi valmennuksissa ajatus palautteesta edisteenä: Kuinka innostaa valmennettavat – lähtötasosta riippumatta – kokeilemaan uusia viestinnän tapoja sen sijaan, että huomio keskittyy vain omiin virheisiin? 

 

Sallan ja muiden kirjoitusvalmentajiemme käytännönläheistä sparrausta voit tiedustella meiltä vaikkapa sähköpostitse: sales@kaikuhelsinki.fi