”Puhu siten, että lapsikin ymmärtää” – Mitä kuka tahansa esiintyjä voi oppia hallituksen tiedotustilaisuudesta lapsille?

Kerro asiasi siten, että lapsikin ymmärtäisi. Hallitus laittoi tämän tutun viestinnän neuvon perjantaina 23.4.2020 kirjaimellisesti testiin, kun järjesti tiedotustilaisuuden poikkeustilanteesta lapsille.

Tilaisuus on sittemmin kerännyt paljon kehuja – ja erään kaikulaisen sanoin: ”Yhtä selkeä ja ihmisläheinen tyyli olisi hyvä ottaa myös perustiedotustilaisuuksiin aikuisyleisölle.”

Pyysin Kaiun viestinnän ja vuorovaikutuksen valmentajia arvioimaan, mikä ministerien esiintymisessä oli erityisen onnistunutta. Mitä yksinkertaisia viestinnällisiä keinoja kuka tahansa voi oppia tilaisuudesta selkeyttääkseen sanomaansa, vahvistaakseen vuorovaikutusta ja huomioidakseen yleisönsä paremmin?

Tässä Kaiku Helsingin kiinnostavuusmuotoilija Petteri Puustisen ja esiintymisvalmentaja Sanna Franckin poiminnat:

1. Vältä pitkiä lauseita, jaarittelua ja isoa määrää sivulauseita. Käytä tauotusta tehokeinona. Tässä tiedotustilaisuudessa ei käytetty hengästyttävän pitkiä puheenvuoroja.

2. Hyödynnä konkreettisia esimerkkejä sanomasi tukena. Tässä tiedotustilanteessa kerrottiin esimerkkejä, jotka sopivat kohdeyleisön elämään: ”Mummoa ja vaaria ei saa mennä tapaamaan, koska vanhemmille ihmisille tauti voi tulla voimakkaampana.”

3. Tuo henkilökohtaisuutta perusteluihin mukaan. Ministerit näyttäytyivät konkreettisten esimerkkien kautta ihmisinä, jotka jakoivat kysyjien kokemuksia: "Minunkin lapsella on ikävä päiväkotiin", "Kävin avannossa uimassa, siellä on turvavälit", ”Mustakin tuntuu välillä tosi epäreilulta, kun pitää herätä aikaisin ja lähteä kokoukseen.”

4. Sopeuta kieli yleisöllesi. Etenkin Li Andersson käytti kivasti puhekieltä: ”Mä oon”, ”Me tehdään”. Ministerit viittasivat nyt toisiinsa välillä etunimellä: ”Niinku Sanna ja Li tässä sano.” Tämä tuntui tasa-arvoiselta siihen verrattuna, että myös kysyjät esiteltiin etunimillä Emmana, Iiriksenä ja Valdemarina.

5. Huomioi kehonkieli. Kaikki kolme ministeriä puhuivat sopiva hymynkare huulillaan. Hymyn lisäksi ministerien esiintyminen oli ilmeikkäämpää kuin yleensä. Kasvot olivat kerronnassa eloisammin mukana kuin aikuisille puhuttaessa.

6. Luo yleisöön hyvä katsekontakti – myös virtuaalisessa esiintymistilanteessa. Ministerien katsekontakti oli enemmän kameraan kuin muistiinpanoihin. Asia oli nyt ehkä helpommin kerrottavaa, kun lukuja ja muuta tarkkaa muistettavaa oli vähemmän. Kun ministereiden ei tarvinnut nojautua niin paljon papereihinsa, oli puhe myös heidän jokaisen persoonansa kuuloista eikä paperinmakuista.

7. Anna yleisölle porkkanaa. Hallitus antoi lapsille kiitosta jaksamisesta: ”Te teette tosi paljon jo! Me tiedämme, että etäkoulu ei ole maailman helpoin juttu.” Yleisölle annettiin usein myös kiitosta kysymyksistä: ”Kiitos paljon kysymyksistä, Iiris!”

8. Uskalla olla inhimillinen. Tässä tiedotustilaisuudessa olimme havaitsevinamme tietynlaista herkillä oloa, kun ministerit eivät voineet tällä kertaa esittää asiaa tuttuun ja turvalliseen ministerien jargoniin nojaten. Tällainen inhimillinen karheus näyttäytyi erityisesti siinä vaiheessa, kun oli lasten kysymysten aika.

9. Myös pukeutuminen luo tunnelmaa. Vaikutti siltä, että ministerit olivat tässä tilanteessa pukeutuneet värikkäämmin kuin yleensä.

Bonusvinkki #1: Keskustelun fasilitoijan rooli on myös tärkeä

Esiintymisvinkkien näkökulmasta huomionarvoista tilaisuudessa oli myös keskustelun fasilitoijan rooli. Kysymyksen esittäminen livenä arvovaltaisille ministereille oli varmasti monille lapsille jännittävä, tärkeä hetki. Tilannetta selkeästi, henkilökohtaisella otteella ohjeistava juontaja mursi jäätä kysymysten esittämisessä:

”Seuraavana kysyjänä meillä on Valdemar. Avaan täältä Valdemar sun mikrofonin.”
”Sulla oli toinenkin tärkeä kysymys. Voit kysyä sen nyt!”
”Sitten meillä on vuorossa Nuutti. Nuutin mikrofoni aukeaa nyt. Oletko Nuutti valmiina?”

Ammattitaitoinen juontaja osallistuu tunnelman rakentamiseen. Hän poistaa painetta sekä esiintyjiltä että yleisöltä ja ohjaa tilaisuuden kulkua sujuvasti. Tämä vinkki kannattaa muistaa vaikkapa organisaation sisäisissä infotilaisuuksissa: Sen sijaan, että johtaja vetää henkilöstöinfon yksin, voisiko vaikkapa viestinnän edustaja toimia siltana puhujan ja yleisön välillä?

Bonusvinkki #2: Selvitä, mikä kohderyhmää aidosti kiinnostaa – älä oleta! 

Kaiku Helsingissä puhumme usein kiinnostavuusmuotoilusta, jolla tarkoitamme sitä, että viestinnässä huomioidaan kohderyhmän hyöty. Kiinnostavuusmuotoilu ei ole kikkailua, vaan yksinkertaisesti sitä, että tarjotaan kohderyhmälle kiinnostavaa sisältöä – ymmärrettävässä, kohderyhmän näkökulmasta mielekkäässä muodossa.

Hallituksen tiedotustilaisuus oli viestinnän kiinnostavuusmuotoilua parhaimmillaan: kohderyhmä, 7–12-vuotiaat lapset, saivat vastauksia kysymyksiin, joita itse olivat pohtineet. Samaa lähtökohtaa näkisimme aikuisten maailmassa mielellämme reippaasti enemmän! Niin usein viestintä kun perustuu oletukseen siitä, minkä viestijä kuvittelee olevan kohderyhmälle kiinnostavaa.

Mitä tiedotustilaisuudesta sanoi itse kohderyhmä? “Joo, ymmärsin”, kommentoivat kohderyhmään kuuluvat kakkosluokkalaiset jäätelöannoksien syömisen lomasta Sanna Franckin sohvalla.

 

Kirjoittajista

Sanna Franck on Kaiku Helsingin vuorovaikutus- ja esiintymisvalmentaja. Hän on innostunut etäesiintymisen valmentamisesta, jossa perinteiseen esiintymistapaan yhdistetään teknologian luomia mahdollisuuksia.

Petteri Puustinen on Kaiku Helsingin kiinnostavuusmuotoilija. Hänen mielestään jokaisen viestijän kannattaisi pitää mielessään Bryan Adamsin teesi: “Everything I do, I do it for you”, eli asettaa yleisö tärkeysjärjestyksessä ensimmäiseksi.

Salla Syrman on Kaiku Helsingin osakas, viestintäkonsultti ja valmentaja. Hänen intohimonsa on hyvin suunniteltu, selkeä viestintä, jonka lähtökohtana on kohderyhmän hyöty.

 

Kaipaatko apua esiintymisvalmennukseen, virtuaalitilaisuuksien kiinnostavuusmuotoiluun tai etäfasilitointiin? Lue lisää poikkeusaikojen palveluistamme.

 


Neljännesvuosisata yrittäjänä – tämän vinkin Kaiun perustajaosakas Markku Vänskä antaa poikkeusajan kanssa kamppaileville yrittäjille

Markku Vänskä, eräs Kaiku Helsingin perustajista, on seurannut suomalaisen yrittäjyyden kehitystä tiiviisti 90-luvun lamavuosista lähtien: 20.4. hänelle tuli täyteen 25 vuotta yrittäjyyttä. Tämän kevään poikkeusaika on laittanut monen yrittäjän todelliseen testiin, jossa selviytymiskyky punnitaan. Miten kokenut viestijä ja yrittäjä neuvoisi nuorempia erikoisina aikoina selviytymiseen?

Kun Markku perusti viestintätoimisto Conexion, toisen Kaiku Helsingin edeltäjätoimistoista, vuonna 1995, oli ympäröivä yrittäjämaailma arvaamaton ja pelottava – monella tapaa samanlainen kuin nyt.

”Olin itse saanut yllättäen potkut. Kotona oli vaimo ja pieni tytär, ja jotenkin oli leipä ansaittava. En ehkä onneksi tiennyt itsekään tuolloin mihin olin ryhtymässä. Päätin vaan ottaa asioista selvää ja ryhtyä hommiin. Viestintäalasta luulin tietäväni jotain aikaisemman ohuen työkokemukseni pohjalta”, kuvailee Markku yrittäjyyden alkutaivaltaan.

Nykyisen Kaiku Helsingin tarina alkoi vuonna 2012, kun Markun perustama Conexio yhdistyi viestintätoimisto Aleksin Kaiun kanssa. Silloisista perustajaosakkaista Markun lisäksi Kaiussa edelleen työskentelevät Pete Saarnivaara, Ville Lehtovirta, Jouko Marttila, Ile KönönenSalla Syrman ja Kimmo Kuokka.

Nykypäivän yrittäjä uskoo itseensä

Yrittäjyys 1990-luvulla oli erilaista kuin nykyään. Markun mukaan 1990-luvun yrittäjyyttä leimasi kaavamaisuus ja tiettyjen odotusten mukaan toimiminen. Hän on seurannut ilolla viime vuosien kehitystä, jossa nuori yrittäjäsukupolvi lähtee valloittamaan maailmaa ennakkoluulottomasti ja itsevarmasti. Samalla Markku kuitenkin haluaa muistuttaa nöyryyden merkityksestä.

”Nuoremmilta yrittäjiltä ei puutu itseluottamusta, mikä on hienoa ja virkistävääkin. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että parhaiten pärjäävät ne, jotka osaavat suhtautua omaan tekemiseensä suurella nöyryydellä. Aina täytyy olla valmis oppimaan uutta”, Markku vinkkaa.

Yrittäjyyden tärkeimmiksi avaimiksi Markku mainitsee kyvyn luottaa toisiin ihmisiin ja heidän vahvuuksiinsa. Yrittäjän täytyy osata myös luovuttaa vastuuta muille, sillä kaikkea ei pysty hallitsemaan itse.

"Ilman osaavia työntekijöitä yritys ei menesty. Yrittäjän onnistuminen on yhteinen onnistuminen."

Kasvu tapahtuu kriisissä

Moni yrittäjä pelkää nyt toimeentulonsa ja alaistensa puolesta. Kukaan ei tarkalleen tiedä, minkälaisia seurauksia poikkeusajalla on yrittäjille pitkällä tähtäimellä, ja se on stressaavaa. Miten Markku valaa uskoa vaikeasta tilanteesta selviämiseen?

”Yrittäjyyden, ja myös oman ihmisyyden ja inhimillisyyden, kasvu tapahtuu kriisien kautta. Tilanne on monelle tuskallinen, mutta tämä on samalla mahdollisuus katsoa asioita kokonaan uudesta näkökulmasta. Kriisi saattaa myös auttaa ymmärtämään, että apua saa ja kannattaa pyytää, joskus yllättäviltäkin tahoilta. Tämän päivän Suomessa se sallitaan yrittäjällekin”, Markku summaa.

 

Kaipaatko apua viestintään poikkeuksellisina aikoina Markulta ja muilta Kaiun konkareilta? Tutustu poikkeusajan palveluihimme:

Kaiun poikkeusajan palvelut


7+1 vinkkiä tapahtumatwiittaukseen – näin selostat webinaarit ja virtuaaliseminaarit kiinnostavasti kuin oman elämäsi Antero Mertaranta

Kun tapahtumat siirtyvät rytinällä verkkoon, on organisaation digitaalinen viestintä uusien mahdollisuuksien edessä. Twitter-tapahtumaketjut ovat tehokas tapa lisätä organisaation tapahtuman – ja asiantuntemuksen – näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa. Tässä kirjoituksessa kerromme, miten onnistut.

Twitter-tapahtumaketjua voisi kuvailla eräänlaiseksi sosiaalisen median sähköiseksi esitteeksi. Siihen koostetaan, kuten esitteeseen, tärkeimmät pääkohdat omien asiantuntijoiden näkemyksistä aiheeseen X liittyen.

Tapahtumaketjussa on usein jonkinlainen johdanto ja ajankohtaiskatsaus valittuun teemaan, vinkkejä soveltamiseen, linkkejä lisämateriaaleihin sekä Q&A-osio, jossa vastataan seuraajien tai kuulijoiden kysymyksiin. Kirsikkana kakun päälle: ketjun voi päättää omaan myyntipuheeseen ja yhteydenottokehotteeseen.

Me Kaiussa olemme hyödyntäneet Twitter-ketjuja viime aikoina etenkin Hyppytunti-pikawebinaariemme markkinoinnissa.

https://twitter.com/kaikuhelsinki/status/1247779382069850118

Livetwiittaaja on urheiluselostaja, jonka valttikortti on kohderyhmän tunteminen

Twitter-tapahtumaketjun tekemistä käytännössä, kun ”kamera on päällä”, voisi verrata jääkiekko-ottelun selostamiseen. Se vaatii nopeaa reagointikykyä, hyviä vuorovaikutustaitoja ja vähän pilkettä silmäkulmaan.

Ennen kaikkea livetwiittaaminen vaatii tiivistämisen taitoa ja kykyä erottaa, mikä on aidosti twiittaamisen arvoista – eli ymmärrystä siitä, mitä oman sosiaalisen median kohderyhmän edustajat haluavat juuri tästä aiheesta kuulla tai tietää. Kun kohdeyleisö on määritelty ja tiedossa, on olennaisten asioiden poimiminen ketjuun helpompaa.

Tunnettakaan ei sovi unohtaa. Draaman kaari ja tarinallistaminen ovat oivallisia keinoja pitää Twitterin kohdeyleisö koukussa seurannan alusta loppuun.

Näillä vinkeillä onnistut tapahtuman livetwiittaamisessa

Avain onnistuneeseen Twitter-ketjuttamiseen, kuten kaikkeen viestintään, on hyvä varautuminen. Kaikkea ei voi ennakoida, mutta monia asioita voi. Näin puet livetwiittaajaan viitan onnistuneesti harteillesi:

1. Suunnittele yhdessä tapahtuman puhujien kanssa

Jos mielit tehdä huomionarvoisen Twitter-seurannan organisaatiosi tapahtumasta, et voi olla itse yksi sen puhujista. Avain onnistumiseen on hyvä suunnittelu. Varaa hyvissä ajoin ennen itse tapahtumaa/webinaaria lyhyt palaveri tapahtuman vetäjän ja puhujien kanssa, jossa käytte läpi kyseisen tapahtuman olemassaolon tarkoituksen ja kohdeyleisön. Jos kukaan ei ole kysymykseen vielä vastannut, muista selvittää: ”Miksi tämä tapahtuma järjestetään ja mitä Twitter-yleisömme (tai muiden) pitää saada siitä irti?

2. Valitse työkalusi

Jos twiittaat tapahtuman paikan päältä, on todennäköistä, että teet sen älypuhelimen avulla (varmista, että työpuhelimeesi on asennettu Twitter-sovellus ja että organisaatiosi tili on liitetty sovellukseen!).

Mahdollisuuksien mukaan työkoneen hyödyntäminen on kuitenkin parempi vaihtoehto – näin saat esimerkiksi yhdistettyä visuaaliset materiaalit ketjuun helpommin. Moni käyttää esimerkiksi TweetDeckiä, mutta voit tehdä ketjun myös ihan tavallisella Twitterin desktop-näkymällä.

Tässä kollegani Petterin blogissa on yksinkertainen ohje ketjun tekemiseen Twitterissä.

3. Tutustu käsikirjoitukseen (jos sellainen on)

Jos tapahtuman järjestäjät ovat luoneet tapahtumalle käsikirjoituksen (joo, se on toivottavaa), pyydä käsikirjoitus näytille ja muotoile sen pohjalta organisaatiosi äänensävyyn sopivia valmiita twiittejä. Mieti asiaa myös myynnillisestä näkökulmasta: mitä toivoisin, että somen kohdeyleisöni tekee ketjun seurannan aikana tai sen luettuaan.

4. Selvitä Twitter-profiilit ja sopivat hashtagit

On todennäköisintä, että tapahtuman puhujat ovat itsekin Twitterissä. Selvitä heidän Twitter-käyttäjätunnuksensa ja triplavarmista, että kirjoitat ne oikein – on erittäin noloa tägätä väärä asiantuntija Twitterissä mukaan. (Hashtag: kokemusta on vuosien takaa.)

Koosta myös lista sopivista hashtageista, joita voit viljellä ketjuun. Viestintäalalla näitä ovat usein mm. #viestintä, #markkinointi ja #somefi. Kartoita etukäteen, mistä juuri sinun kohderyhmäsi Twitterissä keskustelevat!

5. Visualisoi tarvittavat materiaalit

Twitter-ketjuun kannattaa viljellä, mahdollisuuksien mukaan, sekä otteita esitysmateriaalista että muita visuaalisia havainnollistavia koukkuja. Pyydä järjestäjiltä esitysmateriaali (yleensä ppt-muotoinen) ennen tapahtumaa ja tallenna se itsellesi kuvatiedostoina. Canva on monen viestijän vannottu kumppani somevisualisoinneissa, mikäli tarvitset visuaalisia materiaaleja enemmänkin.

6. Kartoita jaettavat lisämateriaalit ja päivitä vanhat blogit

Twitter-tapahtumaketju on myös hyvä tapa nostaa esiin tapahtuman aihetta jollain tapaa käsitteleviä vanhempia blogikirjoituksia. Kartoita kollegoiden tai julkaisujärjestelmän avulla, mitä vanhoja kirjoituksia organisaatiostasi jo löytyy – mitkä kirjoitukset toisivat juuri tämän tapahtuman kohdeyleisölle lisäarvoa? Tee niistä itsellesi valmis lista URL:ien kera.

Bonusvinkki: Jos aikaa on, jaettavia vanhempia blogikirjoituksia kannattaa myös käydä päivittämässä tuoreilla tiedoilla sekä erilaisilla toimintakehotteilla – vaikkapa kutsulla tuleviin tapahtumiin. Tämä on sellaista ajatonta optimointityötä, jota digimarkkinoijat voivat harjoittaa arjessaan muutenkin hiljaisempina aikoina.

7. Rakenna twiiteistä tarina

Monesti tapahtuma, live tai verkon, etenee alustuksesta asiantuntijapuheenvuoroon ja yleisökysymyksiin, ja päättyy loppuyhteenvetoon.

Tätä samaa kerronnan kaarta voit hyödyntää myös Twitter-tapahtumaketjuusi. Se itseasiassa auttaa valmistautumisessa – voit etukäteen rakentaa tekstitiedostoon muutamat ensimmäiset twiitit, joissa päivän aihe esitellään, ja koota valmiiksi myös loppupään yhteenvedon, jossa osallistujia kiitetään ja tarjotaan lisämateriaalia (muista blogit!).

Tässä kohtaa muistuttelen taas myös myynnillisen kulman muistamisesta: mitä haluaisit, että kohdeyleisösi tekee, kun seuranta tulee päätökseensä? Miten organisaatiosi voi auttaa seuraavaksi?

BONUSVINKKI: muista myös emojit!

Twitterissä emojit ovat jo vakiintunut osa viestintää. Ne auttavat myös organisaatioita visualisoimaan ja paketoimaan tietoa. Twitter-tapahtumaketjussakin emojit kannattaa muistaa – ne voivat toisaalta havainnollistaa asioita, jos Twitterin 280 merkin rajat tuntuvat ahtailta, ja toisaalta tuoda sopivaa, inhimillistä lisää twiittiviestintään.

Käytä niitä kuitenkin harkitusti, oman organisaatiosi tyyliin sopivalla tavalla.

Yhteenveto? Vaikka tässä kirjoituksessa tuli hengästyttävä määrä erilaisia twiittivinkkejä, tärkeintä on tuntea oman organisaation somen kohdeyleisö ja ymmärtää, miten juuri heille tuotetaan lisäarvoa.

Harjoitus tekee näissäkin asioissa mestarin ja liian tiukalle ei kannata livetwiittipipoaan kiristää – ilon kautta ja kokeilumieli edellä.

Pssst! Meidän livetwiittaustaidot pääsevät viikottaiseen testiin maksuttomien Hyppytunti-pikawebinaariemme myötä. Katso linkistä, mitä luvassa + ilmoittaudu mukaan!

Tutustu Hyppytunti-pikawebinaareihimme

 

Kirjoittajasta

Jonna Aaja on Kaiun digitaalisen markkinointiviestinnän moniottelija, joka auttaa asiakkaita ymmärtämään digimaailman kommervenkkejä paremmin. Viime viikot Jonna on kehittänyt digi-survivalistin taitojaan tarkkailemalla, miten poikkeustila vaikuttaa ihmisten ja organisaatioiden käyttäytymiseen digitaalisissa kanavissa ja mitä siitä voi oppia.


Kaiku aloittaa yt-neuvottelut

Sekin päivä tuli, jolloin jouduin tämän otsikon kirjoittamaan.

Tähän asti olemme aina tiukan paikan tullen selvinneet muilla toimenpiteillä. Nyt ei enää auta. Koronapandemia ja sen aiheuttama lama purevat. Myös meitä.

Onneksi olemme hyvinä päivinä kiinnittäneet huomiota kannattavuuteen ja säästäneet rahaa pahan päivän varalle. Nyt on se paha päivä.

Meidän kohdallamme tämä tarkoittaa sitä, että irtisanomisista ei neuvotella. Koko henkilöstöä koskevat lomautukset valitettavasti ovat agendalla. Omistajat ja johto luonnollisesti osallistuvat talkoisiin omalta osaltaan.

Esityksen mukaan lomautukset toteutettaisiin porrastetusti kuluvan vuoden aikana niin, että asiakastyö jatkuu normaalisti. Lomautusten arvioitu kesto on kahdesta viikosta kolmeen kuukauteen. Tarkemmin tiedetään, kun neuvottelut on saatu päätökseen.