Johtajan aika kuluu kohtaamisissa – miten saada oma viesti perille myös huonona päivänä

Aamusta tulee kaoottinen. Lapset pistävät kaikessa kynsin ja hampain vastaan, heittelevät hanskat käsistä ja ulos autosta, etkä pääse millään lähtemään edes päiväkodille. Olet järkyttävän pahalla tuulella ja auttamattomasti myöhässä tilaisuudesta, jossa 300 henkeä odottaa sinun nousevan lavalle puhumaan. Mitä teet?

Johtamistyöstä iso osa on viestintää ja liittyy nimenomaan toisten ihmisten kohtaamiseen ja esillä oloon. Harvardin tutkijat Michael E. Porter ja Nitin Nohria aloittivat vuonna 2006 kahdenkymmenenseitsemän huippujohtajan ajankäytön seuraamisen.

Johtajien työajasta 72 prosenttia kului erilaisissa kokouksissa ja yhdessä muiden ihmisten kanssa ja 28 prosenttia yksin töitä tehdessä. Johtajien viestinnästä peräti 61 prosenttia tapahtui kasvokkain, loput puheluissa tai erilaisissa sähköisissä kanavissa.

Sofigaten toimitusjohtaja Sami Karkkila kertoo tekevänsä omaa työtään pitkälti puhumalla ja keskustelemalla. Karkkila aloitti Sofigaten johdossa vuoden 2014 alussa, tavoitteenaan johtaa yritys kasvuun. Hänen aikanaan Sofigaten liikevaihto on kasvanut 19 miljoonasta yli 80 miljoonaan euroon ja henkilöstömäärä 150:sta yli 500 työntekijään.

”Kasvu on jatkuvaa uudistumista ja muutosta. Viestintä on ainoa keino kuvata jokin tulevaisuuden tila, jonne pyritään. Kasvun johtamisessa on olennaista se, uskovatko ihmiset mielikuvallisesti sen tulevaisuuden, jota ei vielä ole olemassa.”

Jos ihmiset uskovat, heidät saa myös toimimaan viestityn tulevaisuuden saavuttamiseksi. Karkkilan mukaan hyvän viestin kaava on selkeä, vaikkakaan ei aina helppo saavuttaa. Hyvä viesti on innostava, mielikuvallisesti selkeä ja uskottava. Jos joku näistä ei ole kunnossa, viesti ei toimi.

Sofigaten toimitusjohtaja Sami Karkkila

Läsnäolo on välttämätöntä nykyjohtajalle

Johtamistyö on puolijulkista siinä mielessä, että siinä on jatkuvasti esillä erilaisissa palavereissa ja kohtaamisissa, oli oma päivä sitten hyvä tai huono. Karkkilalle tärkeintä on olla totta ja läsnä. Hän harmittelee tämän kuulostavan kliseeltä, mutta sanoo sen silti, koska hänestä se on asian ydin:

 ”Menen tilanteisiin rohkeasti, sillä asenteella, että minä olen nyt tässä ja minä olen minä. Jos yritän olla jotain muuta, ihmiset aistivat sen saman tien. Silloin, kun olen totta ja läsnä, olen ihmisten edessä kaikkine hyvine ja huonoine puolineni.”

”Tullakseen paremmaksi työtä on tehtävä paljon. Pitää vain luottaa ja heittäytyä. Itse myös muutin omaa valmistautumistani erilaisiin esiintymistilanteisiin tietoisesti noin viisi vuotta sitten”, Karkkila kertoo.

Jos saat aikaan tunteita, asiaasi kuunnellaan

Palataan kaoottiseen aamuun, jossa lasten päiväkotiviennin kanssa kamppaillut johtaja on astumassa 300 hengen eteen puhumaan. Se on tositilanne, joka tapahtui Sami Karkkilalle vuosia sitten, kun lapset olivat vielä pieniä.

”Siinä ei ollut mitään muuta keinoa selvitä, kuin kertoa, että minulla on takana järjetön kaaos ja kaikki hajoaa. Sitten yhtäkkiä syntyi vahva tunnetason säie minun ja yleisön välille ja tilanteesta tulikin hauska. Sain esityksestä paljon hyvää palautetta – ja siitä syntyi suuri oivallus: tunnetason yhteys sai aikaan sen, että myös varsinainen asia meni paremmin perille yleisölle.”

Ensin pitää rakentaa yleisöön yhteys, jakaa edes pieni säie jotain yhteistä tunnetta ja todellisuutta, joka alkaa vahvistua. Silloin yleisö antaa puhujalle luvan kertoa myös varsinaisen asiansa.

Samalla kaoottisesta aamusta syntyi siemen siihen muutokseen, jonka Karkkila teki viisi vuotta sitten. Tuolloin hän nimittäin päätti muuttaa tapaansa valmistautua esiintymistilanteisiin. Yleinen neuvo on, että kannattaa keskittyä siihen, miten esityksen aloittaa. Sen jälkeen esitys lähtee ikään kuin soljumaan omalla painollaan eteenpäin.

”Päätin tehdä päinvastoin. Mietin vain tarkkaan sen asian, minkä haluan sanoa, mutta en mieti lainkaan sitä, miten aloitan. On hirveän pelottavaa mennä tilanteeseen, kun ei tiedä mitä sanoo aluksi. Menen vaan ihmisten eteen ja alan aistia ja katsella ihmisiä. Aina on löytynyt jotain, mitä kautta pääsen liikkeelle – tämä on sitä läsnäoloa”, Karkkila sanoo.

Samalla Karkkila varoittaa, että tämä neuvo ei sovi kaikille, sillä viestintätilanteissa on aina läsnä pieni pelko. Jos pelko valtaa liikaa, se pilaa kaiken viestinnän. Kannattaa aloittaa pienestä ja kokeilla ennemmin muualla kuin heti 300 hengen edessä.

Tarinat herättävät tunteita

Karkkila kertoo puhuessaan paljon tarinoita. ”Tarina toimii, kun se on totta. Käytän itse usein tapahtumia omasta elämästä. Kun jaan jotain itsestäni, koen että asia menee samalla paremmin läpi.”

Toisessa ääripäässä tunteiden herättämistä on esimerkiksi se, kun Karkkila laskeutui asiakkaidensa kanssa muutama vuosi sitten Stadionin tornin seinämää pitkin alas 72 metrin korkeudesta. Tällä haluttiin symbolisesti kertoa, että johtamisen on aika tulla tornista alas. Fyysinen laskeutuminen oli hyvä tapa kertoa myös tunteista, joita tähän liittyy.

”Se oli maailman paras tilanne kertoa, kuinka älyttömän paljon tämä kaikki voi jännittää. Ja miltä tuntuu laskeutumisen jälkeen, kun ei vielä hetkeä aiemmin uskonut, että sitä voisi ylipäätään tehdä! Inhimillinen pelko oli käsin kosketeltavan lähellä – ja kuinka tärkeä laskeutumisnarusta tuleekaan. Ja miten kummalliselta maailma näyttää sieltä korkeuksista. Laskeutumiskokemus yhdisti tunnetason asian ytimeen eli johtamiseen.”

Kun Karkkilaa kuuntelee, syntyy samalla oivallus siitä, että jos johtaja haluaa onnistua viestinnässään, häntä pitääkin vähän pelottaa. Tunnetasolla on vaikea tavoittaa ketään, jos ei raapaise vähän syvemmältä. Ja mikä voisikaan olla pelottavampaa kuin avata muille jotain syvältä itsestään.

Johtajien viestintäteot -juttusarjassa johtajat kertovat viestinnän roolista omassa johtamisessaan. Sarjan kirjoittaja Katariina Ahonen on viestinnän ammattilainen yli 10 vuoden kokemuksella. Hän on toiminut esihenkilötehtävissä ja Kaiun johtoryhmässä pian neljä vuotta. Katariinaa kiinnostaa erityisesti johtamisen inhimillinen puoli - kuinka täysin erilaiset ihmiset ovat löytäneet itselleen sopivan tavan johtaa ja viestiä.


Jos pidit tästä kirjoituksesta, pidät varmasti myös näistä:

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/viestijasta-valmentajaksi-kuinka-rakennat-viestintavalmennuksen/

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/johtaja-ala-jaa-vaatimusten-vangiksi/

 


Viestijästä valmentajaksi – kuinka rakennat hyvän valmennuksen?

Monen viestijän työnkuvaan kuuluu yhä useammin kollegojen valmentaminen – ja se on mielestämme hieno asia! Ammattiviestijä jos kuka kykenee auttamaan muuta organisaatiota, johto mukaan lukien, kehittymään vaikuttaviksi viestijöiksi.

Mistä syntyy onnistunut viestinnän valmennus? Me kaikulaiset valmentajat olemme pohtineet tätä asiaa eri näkökulmista yli kymmenen vuotta. Matkan varrella meille on syntynyt yhteisiä toimintatapoja ja pelisääntöjä: tärkeänä muistilistana klassikkomme ”Kaiun valmentajan 15 käskyä”.

Näitä kulmakiviä olemme testanneet satoja kertoja käytännössä – johtamisviestinnän valmennuksista Twitter-treeneihin ja asiakaspalvelun kirjoittamisklinikoihin. Näihin periaatteisiin nojaamme ja niistä olemme ylpeitä. Siksipä tuntui hassulta, kun joku kysyi, miksemme ole koskaan jakaneet listaa muillekin. Niin, miksipä emme?

Tässä periaatteet tulevat – toivottavasti niistä on sinulle hyötyä!

Kaiun valmentajan 15 käskyä

1. Tee tavoitteesta ja osallistujista valmennuksen keskipiste – älä itsestäsi.

Valmennuksen tavoite on tärkeä tuoda esiin heti alussa: miksi olemme täällä? Rohkaise osallistujia peilaamaan omaa osallistumistaan ja omia oivalluksiaan suhteessa tavoitteeseen koko valmennuksen ajan. Voit ottaa myös välikatsauksia, joissa valmennettavat kertovat, missä etenevät. Nosta tavoite esiin myös lopussa! Mikä muuttui? Mitä on tarkoitus muuttaa jatkossa?

2. Riko jää ja rakenna ryhmähenkeä.

Valmennuksen alku on tärkeä hetki onnistumisen kannalta. Innostuvatko ihmiset mukaan? Syntyykö luottamuksellinen ilmapiiri? Unohda pitkät puuduttavat esittelykierrokset ja suunnittele alku, joka palvelee valmennuksen tarkoitusta ja antaa kaikille keinon osallistua luontevalla tavalla. Jos vedät monen minuutin monologia valmennuksen alussa, hälytyskellojen tulisi soida.

3. Pane itsesi peliin.

Tule aina paikalle sen verran ajoissa, että pystyt orientoitumaan tilaan ja siihen, miten tulet sitä käyttämään. Älä jää pöydän taakse luennoimaan. Luo osallistujiin kontakti. Valmentaminen edellyttää heittäytymiskykyä, nopeaa reagointikykyä ja joskus jopa rohkeutta muuttaa suunniteltua agendaa lennosta.

4. Ole konkreettinen.

Älä jää teorian tasolle tai leijumaan ympäripyöreisiin yläpilviin. Tässäkin on kyse valmennettavien hyödystä: millaiset harjoitukset tai esimerkit palvelevat heidän tarpeitaan?

5. Kysy ryhmältä, ennen kuin vastaat itse.

Hyvä valmentaja ei säntää kertomaan kaikkea itse, vaan osaa hyödyntää taitavasti myös ryhmän ajatuksia ja kokemuksia. Usein suurin viisaus asuu ryhmässä.

6. Esitä valmennettaville avoimia kysymyksiä.

Jos haluat saada valmennettavat puhumaan, vältä suljettuja kysymyksiä, joihin voi vastata muodossa ”kyllä” tai ”ei”. Avoimet, m-alkuiset kysymykset toimivat paremmin. Esitä kysymykset selkeästi, yksi kerrallaan, ei monen kysymyksen sarjatulena.

7. Haasta tarvittaessa.

Laita valmennettavasi pohtimaan ja harjoittelemaan myös vaikeita asioita ja menemään omalle epämukavuusalueelleen, jos se oppimisen kannalta on tarpeen. Usein on.

8. Annostele asiantuntemuksesi sopivasti.

Luennointia ja teoriaakin tarvitaan. Silloin, kun alustat, panosta siihen, että esiintymisesi on vakuuttavaa ja kiinnostavaa ja aktivoit osallistujia tarkoituksenmukaisilla kysymyksillä.

9. Rohkaise henkilökohtaiseen kehittymiseen.

Muista, että kehitys ei tapahdu pelkästään valmennuksessa. Kysy, milloin osallistuja pääsee harjoittelemaan / kokeilemaan / testaamaan uusia taitoja seuraavan kerran? Pyydä osallistujia tekemään muutos itselleen konkreettiseksi: Yksi asia, minkä minä muutan. Yksi asia, minkä minä vien keskusteluun oman esimieheni / tiimini kanssa.

10. Oivalluta.

Vaikka tietäisit vastauksen, anna valmennettavien keksiä se itse. Valmennettavat muistavat, sisäistävät ja uskovat asian paljon paremmin, kun ovat sen itse oivaltaneet sen sijaan, että sen olisi heille joku kertonut.

11. Varmista, että kaikki ovat mukana.

Tarkkaile ryhmää. Jos joku meinaa jäädä ulkopuolelle, vedä hänet mukaan. Kysy häneltä tai anna hänelle jokin tehtävä.

12. Osallistu ryhmätöihin.

Kierrä ryhmissä tarjoamassa apua. Kun olet seuraamassa ryhmää, älä kuitenkaan katkaise ryhmän omaa vuorovaikutusta.

13. Jätä ratkaisemattomat ristiriidat parkkipaikalle.

Lähes jokaisessa valmennuksessa tulee esiin sisäisiä ristiriitoja tai haasteita, joita ei pystytä valmennuspäivän aikana ratkaisemaan. Valmennuksessa kannattaa keskittyä niihin tekijöihin, joihin koolla oleva porukka pystyy vaikuttamaan. Silti usein on tärkeää, että muualta juontuva ongelma tulee kuulluksi ja tunnustetuksi. Nämä asiat voi kirjata ylös ja viedä eteenpäin valmennuksen jälkeen.

14. Rytmitä valmennus sopiviksi paloiksi.

Ihminen pystyy keskittymään yhteen asiaan korkeintaan tunnin verran. Rytmitä valmennus sopivan mittaisiksi kokonaisuuksiksi taukojen, ryhmätöiden ja käytännön harjoitusten avulla.

15. Ohjaa priorisoimaan tai ideoimaan valmennuksen tarkoituksesta riippuen.

Jos tarkoituksena on tuottaa ideoita, estä niiden alas ampuminen. Mikään ei latista ideointia yhtä tehokkaasti kuin idean välitön tyrmääminen. Ota päivän aluksi esille, ettei tänään ole tarkoitus ampua alas yhtään ideaa. Muistuta asiasta päivän mittaan. Jos taas tavoitteena on tehdä johtopäätöksiä tai linjauksia tai valmentaa jo päätettyä toimintatapaa, aseta kysymyksiä, jotka pakottavat priorisoimaan.

Tuloksellisia valmennustuokioita toivottaen

Kaiku Helsingin valmentajat

Sanna Franck, Ile Könönen, Ville Lehtovirta, Jouko Marttila, Pauliina Perttuli, Petteri Puustinen, Pete Saarnivaara, Salla Syrman, Kirsi Valta-Makkonen ja Laura Vuorio-Kuokka.


Jos pidit tästä kirjoituksesta, pidät varmasti myös näistä:

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/kuunteletko-vaikuttamisen-vai-vuorovaikuttamisen-tahden/

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/johtaja-ala-jaa-vaatimusten-vangiksi/

https://kaikuhelsinki.fi/blogi/palvelumuotoilun-ostajan-opas/