Viisi virkistävää näkemystä viestinnästä: uudet kaikulaiset haastoivat toisensa – ja toimitusjohtajamme Peten

Tänä keväänä olemme saaneet Kaikuun varsinaisen tehojoukon uusia työkavereita. Tuoreet kaikulaiset (kuvassa vasemmalta oikealle) viestinnän harjoittelija Henri Leppänen,  toimistoassistentti Päivi Palva-Väänänen, markkinointikoordinaattori Marjo Paija ja viestinnän harjoittelija Julia Wihuri ovat jo tehneet meihin ja myös moneen asiakkaaseen suuren vaikutuksen innostuksellaan ja ideoillaan.

Ei ollut siis yllätys, että kaikki he heittäytyivät täysillä mukaan virtuaaliseen pallonheittoleikkiimme, jonka säännöt kuuluvat näin:

Hei uusi kaikulainen! Keksi viestintään liittyvä, itseäsi kiehtova haaste ja heitä se eteenpäin toiselle uudelle kaikulaiselle. Saat itse myös haasteen vastattavaksi. Kun olette vastanneet haasteisiinne, keksikää yhdessä mahdollisimman kiperä haaste toimitusjohtajallemme Petelle.

 

Päivi kysyy Julialta:
Miten somea voi hyödyntää näkyvyyden kasvattamiseksi?

Julia Wihuri, viestinnän harjoittelija

Video on tutkitusti vaikuttavin tapa tavoittaa ja osallistaa yleisö someviestinnällä.

Videoita jaetaan sosiaalisessa mediassa hurjat määrät joka päivä, joten vain kiinnostavat videot saavat katsojan pysähtymään sisällön äärelle. Somessa katsojan kynnys siirtyä toisaalle on matala ja keskittymiskyky lyhyt. Ulkoista laatua ei tietenkään pidä unohtaa, mutta somessa full-HD-kuvaa tärkeämpää on timanttinen sisältö.

Mikä tahansa somessa jaettu video ei johda näkyvyyden kasvuun. Niin kuin muussakin viestinnässä, videoissa on tärkeää pitää mielessä kohderyhmä, jonka huomiota tavoitellaan. Mieti, mistä teet videon, miksi ja kenelle. Mitä sanottavaa ja näytettävää sinulla on, ja mitä katsoja saa videostasi? Video toimii, kun sillä on kärki samaan tapaan kuin uutisella tai tiedotteella.

 

Julia kysyy Henriltä:
Mitä hyötyä viestijälle on markkinoinnin ymmärtämisestä ja osaamisesta?

Henri Leppänen, viestinnän harjoittelija

Markkinoinnin ja viestinnän välinen yhteys on joillekin olematon, joillekin suurpiirteinen ja joillekin kuin punainen vaate. Jos jokin edellisistä puhuttelee sinua erityisellä tavalla, ajattele asiaa tällä tavalla: Markkinointi ja viestintä ovat kuin erilaisia LEGO-palikoita. Voit rakentaa niillä hienoja rakennelmia ja kekseliäitä maailmoja, jos ymmärrät, miten niitä käytetään. Jos aliarvioit palikoidesi voiman ja annat niiden lojua levällään ympärilläsi, jossain vaiheessa astut epähuomiossa niiden päälle ja kiroilet äänekkäästi.

Markkinointipalikat ja viestintäpalikat voivat olla keskenään hieman eri sarjaa, mutta se ei haittaa. Jos otat viestijänä käyttöösi myös markkinointipalikat, saat käyttöösi enemmän ja monipuolisemmin osia, joita ei löydy omasta viestintäsarjastasi. Viestijälle hyödyllisiä markkinointipalikoita ovat esimerkiksi markkinoinnin kohdentaminen, räätälöity sisältö, hyvän sisällön uusiokäyttö, kohderyhmien tavoittaminen ja markkinoinnin analytiikka.

Näitä osia kannattaa lisätä omaan rakennelmaan, jos haluaa tuntea yleisönsä ja vahvistaa viestintäänsä. Koska työyhteisön jäsenet pelaavat samassa tiimissä, on hyvä rohkaista markkinoinnin ja viestinnän ammattilaisia kokeilemaan toisen sarjan palikoita. Yhdistelemällä niitä kunnolla voi rakentaa linnan, joka saa muut haukkomaan henkeään!

 

Henri kysyy Marjolta:
Miten markkinoinnin automaatio voi mielestäsi helpottaa viestinnän suunnittelua?

Marjo Paija, markkinointi- ja viestintäkoordinaattori

Meistä jokainen on erilainen tarpeinemme ja kiinnostuksen kohteinemme, ja automaatiolla viesti voidaan suunnitella kohtaamaan viestin vastaanottaja mahdollisimman ilahduttavalla tavalla. Automaation avulla organisaatio voi miettiä, miten se voi tarjota ihmisille ratkaisuja heidän ongelmiinsa, saada heidät hymyilemään, syventämään tietämystään tai kysymään apua heille sopivimpaan aikaan.

Käytännössä automaation hyödyntäminen viestinnässä vaatii paljon taustatyötä, mm. merkityksellisten sisältöjen luomista ja sidosryhmien ymmärrystä. Työn tuloksena on soljuva, kaikkia hyödyntävä kokonaisuus, jossa ihminen saa hyödyllistä ja ajankohtaista tukea yhä tarkemmin kohdistettuna esimerkiksi toimialakohtaisissa asioissa. Samalla yritys oppii tuntemaan paremmin asiakkaansa ja potentiaaliset asiakkaansa ja halutessaan jättämään kylmäsoitot sinne, minne ne kuuluvatkin – historiaan.

 

Marjo kysyy Päiviltä:
Millainen työilmapiiri ruokkii luovuutta ja miten sen voi saavuttaa?

Päivi Palva-Väänänen, toimistoassistentti

Kun ilmapiiri on avoin, se rohkaisee kokeilemaan uutta. Sallivassa ja leppoisassa ilmapiirissä uskalletaan kohdata haasteita ja olla luovia. Olennaista on myös kollegoiden tuki ja sisäiset arvot, sillä ne luovat luottamusta ja tuovat vapautta toteuttaa ja kehittää omia visioita yhdessä ja erikseen. Luottamus ja turvallisuus ovatkin luovuuden peruspilareita, kuten myös yhteenkuuluvuuden tunne: yhdessä olemme ”ME-heimo”.

Pidetään huolta työyhteisöstä luomalla työkulttuuri, jossa on vapaus olla oma itsensä ja kuulua joukkoon. Avoin kommunikaatio on tärkeää, samoin erilaisuuden arvostaminen ja yhdessä tekeminen. Nauru pidentää ikää sanotaan, mutta se myös edesauttaa luovuuden ilmapiirin synnyssä ja ylläpidossa.

 

Uudet kaikulaiset kysyvät Peteltä:
Miten tulevaisuudessa varmistetaan, että organisaation viestintä on vaikuttavaa ja kiinnostavaa?

Pete Saarnivaara, toimitusjohtaja

Olennaisinta on tuijottaa oman navan sijaan niiden napaa, joihin halutaan vaikuttaa.

Se, mikä minulle tai organisaatiolleni juuri nyt on tärkeää, ei välttämättä kiinnosta lainkaan niitä, joille haluan viestiä. Tämän me kaikki ymmärrämme jokapäiväisessä arkivuorovaikutuksessa. Organisaation kontekstissa juutumme kuitenkin usein puhumaan kummallista epäkieltä ja kertomaan asioista, jotka ovat kohderyhmille yhdentekeviä. Sama henkilö, joka kertoo asiaa tuntemattomalle sukulaiselleen suhteellisen kiinnostavasti, mitä tekee työkseen, saattaa organisaation blogipostauksessa kertoa toimittavansa asiakkailleen liiketoimintaa edistäviä räätälöityjä ratkaisuja.

Vaikuttavuutta ja kiinnostavuutta ei ole ilman aitoa kiinnostusta keskustelukumppaniin. Mikä häntä kiinnostaa, mikä harmittaa ja minkä hän kokee hyödylliseksi? Organisaation viestinnän pääpainon on oltava niissä asioissa, jotka ovat sidosryhmien kannalta hyödyllisiä ja kiinnostavia. Usein kiinnostavaa ja vaikuttavaa on se, että organisaatiolla on asenne. Siis arvot ja äänensävy, jotka näkyvät ja kuuluvat ja jotka asiakkaat ja tärkeimmät sidosryhmät kokevat omikseen. Takkia ei kuitenkaan pidä kääntää sen mukaan, mistä kulloinkin tuulee. Organisaation arvopohjan ja asenteen tulee jo lähtökohtaisesti olla sellainen, että se puhuttelee vaikkapa asiakkaita. Jos se ei ole, organisaatio on vaarassa menettää olemassaolon oikeutuksensa.

Jokapäiväisissä, kasvokkain tapahtuvissa vuorovaikutustilanteissa pystymme nopeasti ilmeistä, eleistä ja äänensävyistä päättelemään, mistä keskustelukumppani on kiinnostunut. Välitetyssä viestinnässä tämä ei ole yhtä yksinkertaista. Kohderyhmiltä voi toki kysyä, mikä heille olisi hyödyllistä, mutta vastaus jää usein vajavaiseksi. Henry Fordin väitetään sanoneen, että jos hän olisi kysynyt, mitä asiakkaat haluavat, he olisivat vastanneet haluavansa nopeampia hevosia.

Siksi asiakasymmärryksen lisäämiseen – myös viestinnän ja markkinoinnin pohjaksi – käytetään nykyään esimerkiksi palvelumuotoilun menetelmiä, joiden avulla päästään kiinni siihen, mikä kohderyhmillemme on aidosti hyödyllistä. Palvelumuotoilun (tai vastaavien menetelmien) avulla muodostetaan hypoteesi siitä, mikä on kiinnostavaa. Hypoteesi testataan analytiikan avulla – mihin sisältöihin mitkäkin kohderyhmät oikeasti sitoutuvat. Samoin datan avulla optimoidaan sisältöjä edelleen.

Menetelmät ja teknologiat muuttuvat vauhdilla. Yksi asia kuitenkin säilyy niin kauan kuin organisaatio haluaa puhua ihmisille: viestintä voi olla kiinnostavaa ja vaikuttavaa vain, jos se perustuu empatiaan. Eli aitoon haluun olla hyödyksi ja avuksi niille, joiden kanssa viestitään.

 

Kaiku Helsinki on valmentava viestintätoimisto, joka työllistää 30 haasteita rakastavaa viestinnän ammattilaista. Haluamme nostaa asiakkaamme viestitulvassa pinnalle ja tehdä heistä kiinnostavia juuri niille, jotka he haluavat tavoittaa. Kaiun porukka on hieno yhdistelmä kokeneita viestinnän konkareita ja uusia tulokkaita. Arjen aherruksen vastapainoksi tässä työyhteisössä nauretaan paljon, katsellaan yhdessä luontodokkareita, väitellään TV-sarjoista, puidaan politiikkaa, käydään korismatseissa ja rauhoitutaan joogassa.


someohje

Hyvä someohje kannustaa henkilöstöä askel askeleelta – Case Senaatti-kiinteistöt

Onnistunut someohje rakennetaan jokaisen organisaation yksilöllisiin tarpeisiin ja ennen kaikkea sen työntekijöiden tarpeisiin. Netistä kopioitu ohje on parempi kuin ei mitään, mutta siihen voi olla haastavaa sitoutua ja vaarana on, että se jää vain yhdeksi dokumentiksi muiden joukkoon intranetin syövereihin.

Someohjeita on yhtä monta erilaista kuin on organisaatioitakin.

Osuvammin voisi sanoa, että someohjeita on käytännössä aivan liian harvassa organisaatiossa ja aivan liian harvoin niitä on rakennettu aidosti työntekijöitä ajatellen.

Hyvä organisaatio tarjoaa tukea ja kannustusta viestintään kaikille – someohje tukenaan

Senaatti-kiinteistöt käynnisti muutama vuosi sitten työntekijälähettiläsohjelman, jossa senaattilaisia kannustettiin käyttämään sosiaalista mediaa osana omaa asiantuntijatyötään sekä viemään organisaation viestejä eteenpäin sosiaalisessa mediassa.

Ensimmäisen aallon työntekijälähettiläsohjelmassa oli mukana noin 30 hengen ryhmä. Viime vuonna tuumattiin, että someohjetta voisi päivittää entistä kannustavammaksi ja selkeämmäksi. Uusi someohje toteutettiin yhdessä Kaiku Helsingin kanssa.

Samalla järjestettiin koko henkilöstölle tarkoitettuja koulutuksia muun muassa Twitterin ja LinkedInin hyödyntämiseen omassa asiantuntijatyössä. Henkilöstön toiveita ja odotuksia kuuntelemalla osattiin uuteen someohjeeseen poimia juuri senaattilaisille oleellisia seikkoja.

Senaattilaisen seitsemän steppiä somessa

Senaatilla oli jo aiemmin olemassa koko henkilöstölle tarkoitettu someohje, josta löytyi samoja periaatteita kuin uudistetusta versiosta. Uusi ohje on konkreettisempi ja visuaalisempi kuin edeltäjänsä ja siihen on tuotu selkeät etenemisportaat.

Portaat sopivat hyvin Senaatin toimialaan kiinteistöjen ja työympäristöjen asiantuntijana. Senaatin puolesta projektissa avainasemassa olivat tiedottaja Suvi Vanto, viestintäpäällikkö Outi Tarkka ja henkilöstöasiantuntija Armi Wallen.

Mikä on uudistetun Senaattilainen somessa -ohjeen tärkein tehtävä ja tarkoitus Suvi, Armi ja Outi?

- Uudet someohjeet on tehty ihan koko henkilöstölle. Ohjeella pyritään madaltamaan kynnystä toimia somessa, antamaan hyviä vinkkejä siellä toimimiseen sekä tukemaan someportailla etenemistä.

- Olemme halunneet ohjeen avulla kertoa, minkälaisia hyötyjä somesta voi olla asiantuntijalle ja miten jokainen voi edetä itselleen sopivalla tahdilla. Haluamme rohkaista ja kannustaa ihmisiä siihen, että jokainen voi toimia somessa omalla tavallaan!

 

Tässä pari esimerkkiä, mitä Senaattilainen somessa -someohje pitää sisällään:

 

Aiheesta lisää: Somessa ilmeesi ja eleesi eivät aina välity vastaanottajan ruudulle kuten toivoisit. Tone of voice -asiantuntijamme Salla Syrman kokosi blogissa vinkkejä henkilökohtaisen sävyn kohentamiseen kirjallisessa viestinnässäsi. 


Työntekijälähettilyys brändin rakentamisen ytimessä

Muistan, kun minua haastateltiin kymmenisen vuotta sitten brändi-aiheiseen opinnäytetyöhön. Sain opinnäytettä tekevän opiskelijan opettajalta palautetta, että ajatukseni brändistä oli väärä. Se nauratti silloin – ja naurattaa edelleen.

Olin selkeästi aikaani edellä, kun sanoin silloin työntekijöiden tekevän brändin. Tarkoitan sillä sitä, että vaikka brändi määritellään hyvinkin tarkkaan ja sitä tuetaan brändiviestinnällä ja -mainonnalla, se ei ole totta, jos työntekijät eivät toteuta brändiä.

Esimerkkejä elävästä elämästä. Tavaratalo lupaa palvella hyvin, mutta myyjä pahoittaa asiakkaan mielen kommentoimalla tämän ulkonäköä. Maalivalmistaja antaa brändilupauksena laadukkaat maalit, mutta messuosastolla työntekijä ohjaa kilpailijan osastolle, koska siellä on hänen mielestään paremmat maalit. Palveluyritys tarjoaa uusinta tekniikkaa, mutta asiakaspalvelu ei osaa vastata mihinkään kysymyksiin, ja ohjaa kilpailijalle. Varmasti jokainen meistä osaa jatkaa listaa.

On ensiarvoisen tärkeää, että työntekijät osaavat toimia ja viestiä brändilupauksen mukaisesti. Kollegani kirjoitti asiasta juuri osuvasti: Hei, kuka puhuu brändisi äänellä?

Toinen taso sen lisäksi, että työntekijät toteuttavat brändiä työssään, on että he levittävät itse vapaaehtoisesti sen ilosanomaa työntekijälähettiläinä. Vaikka työntekijälähettilyys on sanahirviö, jota automaattinen oikolukukaan ei tunne, se on kuitenkin yksi tärkeimmistä ja tehokkaimmista brändin rakentamisen palikoista.

Työntekijälähettilyyden rakentaminen askel askeleelta

Askel 0: Henkilöstön hyvinvointi strategiseksi tavoitteeksi

Näissä askelissa lähdetään siitä olettamuksesta, että työntekijä on tyytyväinen työpaikkaansa. Työntekijälähettilyys perustuu vapaaehtoisuuteen, ja tyytymättömät työntekijät harvemmin innostuvat markkinoimaan työnantajaansa vapaaehtoisesti. Tämä ei siis ole virallinen askel, enemmänkin huomio ja muistutus kaikkein tärkeimmästä.

On myös hyväksyttävä se, että tietty osa porukasta ei tule koskaan toimimaan työntekijälähettiläänä, vaikka olisivat kuinka tyytyväisiä. Se ei vain ole heille luontaista. Keskity potentiaalisiin ihmisiin, älä yritä käännyttää vaikeimpia vastarannankiiskiä.

Askel 1: Tavoitteet ja suunnitelma

Ensimmäinen vaihe on miettiä, mitä tavoitellaan ja mitä työntekijät voivat tehdä ja missä kanavissa. Tyypillisin toive on somelähettilyys, eli työntekijöiden toivotaan jakavan yrityksen sisältöjä omissa kanavissaan omille verkostoilleen. Tämä tuo myös nopeasti ihanan mitattavia tuloksia. Lisäksi varsinkin asiantuntijayrityksissä toivotaan myös asiantuntevia sisältöjä, kuten blogikirjoituksia.

Tavoitteiden pohjalta kannattaa tehdä ihan konkreettinen sisältösuunnitelma, sillä sisältöjä pitää olla, jotta niitä voi jakaa. Vastuuhenkilö pitää olla, sillä asiat harvemmin tuppaavat tapahtumaan itsellään. Näin varmistat myös, että sisältöjen aihepiirit tukevat yrityksen tavoitteita.

Askel 2: Koulutus ja välineet

Osa haluaa tehdä omaakin sisältöä, mutta kaikki eivät siihen taivu tai halua taipua. Valmiita sisältöjä pitää siis olla helposti saatavilla ja jaettavissa. Siihen löytyy myös apuvälineitä tarpeen mukaan.

Kaikki eivät ole someammattilaisia luonnostaan. Monet meistä tarvitsevat ja haluavat opetusta somen käyttöön. Monille koulutukseen pääseminen saattaa olla se porkkana eli oma hyöty, jonka tarvitsee ryhtyäkseen lähettilästyöhön. Lisäksi asiantuntijat voivat kaivata konkreettista valmennusapua omaan kirjoitustyöhönsä.

Parasta (ja melkein voisi sanoa, että välttämätöntä) on, että somettaminen ja sisällöntuotanto on sallittua työaikana.

Askel 3: Markkinointi, oma hyöty ja kannustimet

Pieni osa ihmisistä on innokkaita kaikkeen (uuteen) melkein automaattisesti, mutta loput tarvitsevat syyn tehdä asioita. Työntekijälähettilyyteen tulee kannustaa työntekijän oma hyöty edellä, sillä ”tämä on firmalle todella tärkeää” motivoi lopulta aika harvaa. Ammatillisten hyötyjen lisäksi voi ja kannattaakin tarjota ihan konkreettisia porkkanoita.

Sisäinen markkinointi on myös paikallaan, sillä työntekijälähettilyys, kuten mikä tahansa muukin kehitys, vaatii aikaa ja muistuttelua. Ja kyllä: johdon tulee olla tässäkin mukana, sekä kannustamassa että tekemässä itse.

Brändejä rakastavalla Tiinalla on pitkä kokemus viestinnän ja markkinointiviestinnän strategisesta suunnittelusta, strategiaviestinnästä ja sisältömarkkinoinnista viestintätoimistourallaan. Ovatpa taidot saaneet tunnustusta asiakkaiden lisäksi myös alan kilpailuissakin. Kaiussa Tiina vastaa omista avainasiakkuuksistaan sekä johtaa myyntiä ja markkinointia.

 

Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

EVVK:n aika on ohi! –  "Kaiussa julistamme EVVK:n ajan viestinnässä lopullisesti päättyneeksi. Mitä se sitten tarkoittaa? Sitä, että viestintää ei enää rakenneta organisaatiolähtöisesti, tiedotteita ei kirjoiteta tylsästi, somea ei hoideta copypasteamalla – ylipäätään mitään ei hoideta rutiininomaisesti."

Mitä jos kiinnostavuusmuotoilisit viestisi? – "Nyt vuorovaikutteisuudesta mennään vielä askel eteenpäin. Enää ei riitä, että vastailet yleisöllesi. Jotta saat yleisön ylipäätään keskustelemaan, sinun pitää vaikuttaa."

Sisältömarkkinointi-suomi-sisältömarkkinointi -sanakirja – "Sisältömarkkinointi on markkinointia, jossa potentiaaliselle tai olemassa olevalle asiakkaalle tarjotaan kiinnostavaa sisältöä, joka hyödyttää häntä jollain tavalla. Se siis esimerkiksi antaa jotain merkityksellistä informaatiota tai viihdyttää muuten. Kuten tämä kirjoitus toivottavasti tekee sinulle."