Häviääkö työstäsi hallinnan tunne? Näin parannat työpäivääsi

Hoidatko työpäiväsi aikana sen seitsemäätoista asiaa? Niin mekin täällä Kaiussa. Yleensä se on mukavaa, mutta haitalliseksi stressiksi tilanne yltyy, kun hallinnan tunne omasta työstä katoaa tai tilanne kestää pitkään.

Keräsin kaikulaisilta vinkkejä oman työn organisointiin – näin meidän porukkamme pitää työt hallussa. Aihe ei ole ihan helppo, sillä yhden tapa ei välttämättä toimi toiselle. Saipa keskustelu aikaan jopa pienoisia väittelyitäkin – erityisesti siitä, onko digi vai paperi parempi, tähän tapaan:

”Hommat pysyvät kasassa siten että päivien kohdalle kirjoitan kaikki palaveri, menot ja dedikset. To-do-lista kulkee siinä vieressä posti-it-lapulla, jossa jokaisen duunin perään on merkitty, minä päivänä aion ne tehdä.”
- Kaikulainen 1

”Paperikalenterin käyttäjä näyttää muumiolta, joka ei opi digiaikaa.”
- Kaikulainen 2

Ihminen sisäistää tekemällä käsin. Tuhansia vuosia kehittynyt prosessi ei muutu samassa tahdissa kuin tekniikka kehittyy. ”
- Kaikulainen 1

Tässä kolme asiaa, joista emme luovu, vaikka toteutustavasta olisimmekin eri mieltä

1. Kalenteri järjestykseen

Kalenterin käyttäjissä on useampaa koulukuntaa. Mihin sinä kuulut?

  • Tapaamiset organisoiva käyttäjä. Kalenterissa on palaverit, tapaamiset ja ehkä deadlinet. Ei muuta ylimääräistä.
  • Kalenterilla työtään organisoiva käyttäjä. Tällä kalenteroijalla on kalenterissa aika varattu sähköpostien kirjottamiselle ja jokaiselle päivän aikana tehtävälle hommalle. Palikoita voi siirrellä, jos tulee yllättäviä hommia väliin.
  • Multitaskaava superkäyttäjä. Samassa näkymässä on jaettuna useita kalentereita: on omaa kalenteria, työkalenteria ja perhekalenteria. Omille töille ja tapaamisille on värikoodauksia ja muistutuksia.
  • Kalenteri päässään pitävä käyttäjä. Tapaamiset ovat lähinnä omassa muistissa – tämä tosin toimii harvalle. Jos olet usein myöhässä tai unohtelet tapaamisia, tee asialle jotain. Jos et kuitenkaan aiheuta kanssaihmisille harmaita hiuksia tai pahennusta työpaikalla, anna mennä. Kalenterin käyttäminen ei ole lakisääteistä.

2. Muistutukset ja viestiäänet kuriin

Aivotutkijakin sen vinkkaa: keskeytykset lisäävät virheitä ja saavat työn kestämään pidempään.  (https://yle.fi/aihe/artikkeli/2018/01/13/aivotutkija-nama-viisi-asiaa-kaipaavat-kipeimmin-muutosta-suomalaisessa) Sulje siis turhat notifikaatiot puhelimestasi ja varmista, ettei tuleva sähköposti pomppaa ruudulle. Laita puhelin tarvittaessa äänettömälle, jos tarvitse aikaa keskittyä. (Tähän on kyllä pakko todeta, että tämä kaikki kuulostaa helpolta, mutta on oikeasti vaikeaa: asiat eivät etene, jos et ole valmiina vastaamaan.)

3. To-do-listat järjestykseen

Nykyaikainen versio to-do-listoista ovat tietysti IT-puolella käytetyt tiketit. Toinen haluaa ehdottomasti paperiversion. Yhdellä on sovellus, joka toimii puhelimessa ja läppärillä. Oli toteutustapa mikä tahansa, lista pitää kaaosta hallinnassa, eikä mikään unohdu. Tutkimusten mukaan ennen nukahtamista listan tehneet myös nukkuivat paremmin kuin ne, jotka eivät listaa tehneet.

Esimerkiksi tässä Guardianin jutussa annetaan hyviä vinkkejä siihen, minkälainen hyvä todo-listan pitäisi olla.

+ Viimeiseksi annan sinulle vielä bonusvinkin, jonka avulla olen luvannut itselleni selviytyväni kaikesta, pahimmastakin työsumasta tai stressitilanteesta. Hengitä rauhassa. Kun tätä sinnikkäästi jatkaa, tilanne kuin tilanne lopulta ratkeaa. Jos olet unohtanut, miten (yllättävän moni ei nimittäin osaa hengittää), lue vinkit vaikkapa Hyvä Terveys -lehdestä.


Tajusiko kukaan panostusta?

Tuulikki Rautiainen

Kerron teille nyt salaisuuden. Sellaisen, mistä kahvihuoneessa ohimennen keskusteltiin, mikä ei ollut alun perin tarkoitettu julkiseksi, mutta paljasti tiedostamattoman asenteen myös suutarin lasten keskuudessa.

Vuoden alussa vietimme strategiapäivää koko Kaiku Helsingin työntekijä- ja kumppanijoukon kanssa. Päivän aikana tehtiin kaikkea, mitä perusstrategiapäivässä tehdään: asetetaan tavoitteita, keskustellaan niihin pääsemisestä ja opitaan yhdessä, sekä tietysti syödään ja pidetään hauskaa. Päivästä jäi kokonaisuutena positiivinen fiilis. Kaiku Helsingin suunta on hyvä, kasvutavoitteet kunnianhimoisia ja askelmerkit kohdallaan. Nyt vaan tehdään yhdessä.

Viikonlopun jälkeen kysyin Kaiun toimarilta Peteltä, että pitäisiköhän jonkun kirjoittaa blogipostaus perjantain annista. Peten mielestä idea oli hyvä, ”…mutta ei varmaan siitä työyhteisötaito-osuudesta.”

”Miksi se on salaisuus?”

Työyhteisön kehittäminen, työntekijöihin panostaminen ja henkilöstön osaamisen kehittäminen ovat parasta, mitä yritykset voivat tehdä pitääkseen huolta tärkeimmästä kilpailuvaltistaan, eli oppimiskyvystään, myös asiakkaiden näkökulmasta. Mikseivät asiakkaat ja kaikki muutkin haluaisi lukea, että heidän tärkeistä yhteistyökumppaneistaan pidetään huolta, heidän osaamistaan kehitetään ja heitä haastetaan?

Työntekijäkeskeinen yrityskulttuuri on jokaisen aikaansa seuraavan johtajan fokuksessa, mutta erittäin harvoin (muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta) siitä kerrotaan ylpeästi ääneen talon ulkopuolella. Ehkä siitä mainitaan intrassa pienessä uutisessa, mutta sitäkin karsastetaan, koska kaikki eivät ehkä päässeet sillä kertaa osallistumaan valmennukseen, eikä ketään haluta jättää ulkopuolelle. Haloo. Samalla logiikalla kenenkään menestystä, onnistumisia tai saavutuksia ei voisi juhlia, koska kaikki eivät olleet mukana saajapuolella tai tekijöinä.

Kehitä osaamista ääneen

Valmennusohjelmia suunnitellessani pohdin asiakkaiden kanssa aina sitä, miten osaamisen kehittämisestä kerrotaan niin talon sisällä kuin ulkopuolellakin. En halua kehittää henkilöstön osaamista niin, ettei kukaan koskaan tajunnut miten paljon heihin panostettiin.

Ympäröivä maailma muuttuu, neljäs teollinen vallankumous on käynnissä ja kovista tekijöistä käydään tiukkaa kisaa. Tämä kaikki johtaa siihen, että osaamista on pakko viedä ihan uudelle tasolle, niin työnantajan kuin meidän työtätekevienkin. Haluamme molemmat kehittää työtapoja liiketoiminnan vaatimusten mukaisesti. Haluamme olla ylpeitä työpaikastamme. Väitän, että parasta HR-viestintää ja työnantajamielikuvamarkkinointia on sen kaiken arjessa tapahtuvan hyvän retosteleminen ääneen niin, että kilpailijatkin kuulevat. Ehkä se poikii jotain hedelmällistä yhteistyötä toimialan sisällä, joka vie kaikkia eteenpäin. Ehkä se antaa asiakkaalle kimmokkeen jatkaa tulevaisuudessakin yhteistyötä, koska kaikki haluavat tehdä yhteistyötä menestyjän kanssa. Ainakin se lisää työntekijöiden ylpeyttä ja sitoutuneisuutta työnantajaansa ja vahvistaa työnantajakuvan lisäksi myös itse valmennusohjelman vaikutusta.

Luottamus lisää onnellisuutta

Nyt kerron, mikä minulle jäi päällimmäisenä Kaiun strategiapäivän työyhteisösessiosta mieleen: luottamus. Luottamus käsitteenä ja erilaisina ilmentyminä. Lyhyehkössä tuokiossa käydyt keskustelut herättivät minussa ajatuksia ja odotuksia itseäni kohtaan, ei odotuksia muutoksesta, jonka joku muu toteuttaisi. Sattumalta sitten viikonloppuna luin artikkelin aihetta sivuten Harvard Business Reviewsta. Sen mukaan luottamus yhdistettynä merkitykselliseen toimintaan stimuloi aivoissa oksitosiinituotantoa, joka puolestaan tuottaa onnellisuutta. Tiivistetysti voidaan sanoa, että luottamus ja merkityksellisyys työssä luovat mekanismin, joka tuntuu onnellisuudelta.

Täällä on siis talo täynnä onnesta hyriseviä, tai ainakin siihen eväitä saaneita asiantuntijoita, jotka taas tänäänkin ovat jakaneet osaamistaan asiakkaidemme kanssa. Kehitämme osaamistamme, ja Kaiku Helsinki tukee meitä. Onko tätä parempaa uutista olemassakaan meidän asiakkaidemme näkökulmasta?


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

Johtamisoppia judosta –  "Judo tarkoittaa joustavaa tai pehmeää tietä. Vastustajan voimaa pyritään aina käyttämään hyväksi. Hyvä johtaja pystyy samalla tavalla kääntämään työyhteisön muutosvastarinnan tai negatiivisen ilmapiirin edukseen, jos hän kuuntelee ja arvostaa ihmisiä."

Kaiun työsuojelu - viisi vinkkiä parempaan työelämään – "Työpäivän aikana pikku juttuihin huomiota kiinnittämällä viestintäkonsultin ja viestinnän suunnittelijan mieli pysyy positiivisena. Näillä vinkeillä account executivet ja sales managerit löytävät sisäisen zenin."

Ratkaisetko konfliktin työpaikalla statement-Peltoreilla vai keskustellen? – "Me-hengen synnyttäminen ja ylläpitäminen ei ole kiinni pelkästään henkilökemioista. Hyvä työilmapiiri syntyy harvoin itsestään - sen luomista pitää harjoitella."

Kuva: iStock


Kaiun työsuojelu - Viisi vinkkiä parempaan työelämään

Juho Toivonen

Työpäivän aikana pikku juttuihin huomiota kiinnittämällä viestintäkonsultin ja viestinnän suunnittelijan mieli pysyy positiivisena. Näillä vinkeillä account executivet ja sales managerit löytävät sisäisen zenin.

  1. Anna omakehun haista ja taputa itseäsi selkään oikein kunnolla – niin, että iholle jää punaiset kämmenen jäljet. Kehu samalla työkaveriasi. Työkaverin kehumisessa vältä liian kovaa lyömistä.
  2. Elä hetkessä, koska työelämä on tässä ja nyt. Työpäiviä ei riitä loputtomiin. Mitä jos tämä onkin viimeinen työpäiväsi? Operatiivisen toteutuksen ja strategisen konsultoinnin nautinto on nykyhetkessä tekemisessä, joten ota siitä kaikki irti.
  3. Anna negatiivisten tunteiden ja vastoinkäymisten virrata lävitsesi. Työelämä jatkuu ja jatkuu ja vastoinkäymisissä kartutat osaamistasi ja työminäsi tunneälyä. Ota kaikki oppi irti työelämän tunteiden ja tapahtumien kirjosta.
  4. Keskity itseäsi kiinnostaviin asioihin. Jos pulssisi kiihtyy ja silmäsi kirkastuvat kuukausiraportin kirjoittamisesta, niin haali niitä itsellesi. Nauti täysin rinnoin itseäsi kiinnostavien tehtävien toteutuksesta.
  5. Varaa itsellesi myös omaa aikaa. Kun työelämä tuntuu raskaalta, on hyvä hengähtää hetki. Ota kupponen yrttikamomillaterveysteetä ja mieti kohtia 1-4. 

Rakkaudella,

Työsuojelu


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

"Työsuojelu tässä moi!" – "Miten Työsuojelu on saanut koukutettua meidät faneikseen? Kysytään."

Työpaikka on terve, kun se leikkii ja tekee töitä – "Kaiun kiireinen arki on täynnä ylläreitä sekä suunniteltuja jänniä tilanteita, joissa hän kasvaa tiedostamattaan ja tiedostetusti."

"Tämän piti olla valmis eilen" (***sisältää lahjan lukijalle!***) – "Keräsimme 10 huomioitavaa asiaa aikatauluttamiseen ja teimme teille valmiit pohjat."

Kuva: Markus Spiske (Creative commons)