Pyyhi pois digihiki – inhimillisyys yhä tärkeämpi vahvuus viestinnässä

Ensimmäistä kertaa toukokuussa järjestetty DigiArena kokosi yhteen markkinointiviestijöitä Messukeskukseen, jossa Kaiku toivotti messuvieraat tervetulleiksi trooppisella rantabaarillaan.

Vaikka messuosasto oli teemaltaan rentouttava, siellä ei lorvittu toimettomana – vieraat saivat pikavalmennuksia viestinnän palvelumuotoiluun ja pohtivat omaa viestijäkuvaansa nyt ja vuonna 2025. Uskaliaimmat kokeilivat myös päräyttäviä inkivääri-lime-shotteja!

Ohjelmanumeroiden aikana vieraat pääsivät kuuntelemaan digimarkkinointia käsitteleviä puheenvuoroja. Tässä blogissa esittelemme lyhyesti muutamia kuuntelemistamme esityksistä sinulle, hyvä lukija, jotta saat apua oman digitaalisen viestintäsi suunnitteluun.

Sean Pillot de Chenecey: Rehellisyys ja läpinäkyvyys ovat viestintäsi ja brändisi keinot erottautua muista

Viestinnällä on valtava vaikutus brändiin, ja totuus on sen peruspilari. Valeuutisten ja epäluottamuksen todellisuudessa totuus tuntuu kuitenkin olevan katoava luonnonvara. Luottamuksen puute brändien ja kuluttajien välillä aiheuttaa armottomia ongelmia yrityksille. Epäilyttävä ja kaukainen ihminenkin on luotaantyöntävä, miksei sama pätisi brändiin?

Brändin luonne kiinnostaa kuluttajia yhä enemmän, ja ihmiset arvostavat inhimillisiä hyveitä. Yleisimpiä brändiin sovellettavia hyveitä ovat aitous, läpinäkyvyys, empatia, luotettavuus ja yksityisyyden kunnioittaminen.

Sallamaari Muhonen: Somekohussa osapuolina ovat ihmiset, ja ihmisillä on tunteet

Tunteiden ymmärtäminen viestinnässä on tärkeää – onhan kaiken kirjoittelun ja kommunikaation takana ihminen. Aina kun kirjoitat nettiin jotain, joku saattaa loukkaantua. Joskus se on aiheellista, joskus oman pahan olon purkamista.

Nykypäivänä kuka tahansa voi joutua äkillisen somekohun silmään. Onkin elintärkeää yrittää varustautua somekohuihin mahdollisimman hyvin etukäteen.

Vaikka ajatus saattaa jännittää, voit välttää varustautumisen avulla kohun ja saavuttaa jopa mainehyötyjä. Jos somekriisi pääsee iskemään sinua arkaan paikkaan, pelkkä ”Oho, sori, meijän moka” ei riitä. Lastenleffojenkin yksinkertaisimpia oppeja on, että sinun on osoitettava tehneesi aito korjausliike.

Minna Valtari: Vuorovaikutuksellinen markkinointi tarvitsee muutakin kuin euroja

Some lisää vauhtia viestinnän murrokseen, minkä takia menestyksekäs markkinointi edellyttää yhä enemmän vuoropuhelua kohderyhmien kanssa. Yleisön kanssa kommunikointi vie sijaa yksipuoliselta markkinoinnilta, koska vuorovaikutuksessa korostuu huomioonottaminen ja erityisyyden tunne.

Onnistunut dialogi vaatii uudenlaisten prosessien omaksumista ja monikanavaista läsnäoloa, etenkin sosiaalisessa mediassa. Käytännössä markkinointiin olisi syytä investoida muutakin kuin rahaa: koko organisaation aikaa. Jos olet isompi pamppu organisaatiossasi, voit kannustaa henkilöstöäsi someaktiivisuuteen näyttämällä itse esimerkkiä somevaikuttajana.

Kaiku Helsingin rantabaarin ilosanoma

Kaiku Helsingin mieltä lämmittää, että suuressa osassa puheenvuoroja vuorovaikutus ja inhimillisyys viestinnässä esiintyivät tärkeinä osina digitaalisaation keskelläkin, sillä itsekin liputamme näiden teemojen puolesta. Teknologia ei ole ainoa tie onneen, ja jokaisen kannattaisi pohtia mihin kannattaa keskittyä digipanostusten rinnalla.

Rantabaarissamme ohjeistimme osallistujia pyyhkimään pois liikaa digihikeä ja nostamaan viestintä- ja vuorovaikutustaitojen merkityksen keskiöön. Tarjoilimme myös virkistysdrinkkejä ja minisparrauksia teemoilla Palvelumuotoilu on the beach ja Communicatini 2025.

 

Henri Leppänen on tutkijatyyppinen kaveri, jonka intohimona on viestinnän ja brändin välinen suhde. Kiinnostus kirjalliseen ja visuaaliseen ilmaisuun on johdattanut hänet markkinointiviestinnän, digitaalisen viestinnän ja brändijohtamisen pariin. Hän uskoo, että luovan ihmisen työ ei lopu koskaan – siksi siitä pitää tehdä itselleen mieluisaa. Työkokemusta on kertynyt brändi-ilmeiden suunnittelusta, startup-maailman markkinointiviestinnästä ja graafisesta suunnittelusta. Vapaa-ajallaan hän harrastaa taiteiden ja kulttuurin lisäksi pyöräilyä ja kuntoilua, koska haluaa jonain päivänä olla yhtä vahva kuin Nokia 3310.


Kaikuja-podcast: Kärnästyttääkö?

Tästä jutusta alkavat uudet Kaikuja-podcastimme. Pureudumme podcasteissa kiinnostaviin viestinnän ja vaikuttajaviestinnän ilmiöihin. Haluamme tarjota monipuolisen kirjon haastateltavia, aiheita ja näkökulmia. Mielellämme otamme myös toiveita vastaan! Laita ehdotuksesi meille vaikkapa sähköpostitse osoitteeseen markkinointi@kaikuhelsinki.fi 

(Kaikista malttamattomimmille hätähousuille tiedoksi: Kaiun ensimmäisen podcastin löydät tekstin loppuvaiheilta.)

Kärnästyttääkö, kansanedustaja Mikko Kärnä?

Aina luotettavan Urbaanin sanakirjan mukaan kärnästyminen tarkoittaa ”voimakasta ja tarpeetonta närkästymistä pienestä ja vähäpätöisestä asiasta.”

Harva ensimmäisen kauden kansanedustaja on saanut nimensä sanakirjaan. Keskustan ja Lapin edustaja Mikko Kärnä on.

Tosin eivät ne närkästymisen aiheet aina vähäpätöisiä ole. Kärnä on ollut puolustamassa aktiivisesti Katalonian itsenäisyyttä, liberaalimpaa alkoholilainsäädäntöä ja avioliiton tasa-arvoa vaalipiirissä, joka on vanhoillislestadiolaisuuden tärkeitä tukialueita. Muut lempiaiheet pyörivät luonnon ja metsästyksen ympärillä, mutta jos pusikossa rasahtaa, Kärnä kyllä ampuu muutakin.

”Jos ei kukaan suutu, mikään ei muutu”, Kärnä on julistanut sosiaalisessa mediassa. Moni on ainakin suuttunut. Muutokset tulevat ehkä perässä.

Uuden ajan poliitikko on viestintäaktiivi

Kärnä on uuden ajan politiikko vanhoillisesta vaalipiiristä. Tiedotteita lähtee siihen tahtiin, että lehtien toimituksissa puhutaan yleisesti päivän Kärnästä. Nimitys ei ole liioittelua, Kärnä kertoo itsekin lähettävänsä keskimäärin viisi tiedotetta viikossa. Viestinnän volyymi vastaa noin kahta eduskuntapuoluetta.

Politiikka on viestintää, ja näkyvyyttä haetaan erityisesti vaalien alla printtimedian lisäksi sosiaalisessa mediassa, missä Kärnä on vahvoilla. Edustaja Kärnän Twitter-näkyvyys vastaa hyvinkin muutaman maakuntalehden näkyvyyttä kaikissa kanavissa yhteensä.

Perinteisesti poliitikot ovat mielellään tehneet ulostuloja aiheista, jotka yhdistävät suurta määrää ihmisiä. Kärnä toimii toisin: hän puhuu asioista, jotka erottavat ihmisiä. Kannattajien ja vastustajien määrä kasvaa samassa tahdissa. Takapenkkiläinen voi toimia näin. Silloin voi sotia, kun ei tarvitse sopia.

Kekkosen jalanjäljissä

Kärnän edeltäjä uuden median haltuunotossa oli Urho Kekkonen. Mannerheim tuskin puhui suomea, ja Paasikiven tekohampaat putoilivat kesken radiopuheiden, mutta Kekkonen oli sähköisen median mestari, joka esiintyi sulavasti niin radiossa kuin TV:ssäkin. Niin hyvin, että moni voisi ottaa hänestä mallia edelleenkin.

Ristiriitojen kautta viestivä Kärnä voi olla uuden aikakauden ensimmäinen poliitikko. Sosiaalisessa mediassa etsitään polttoainetta päivän skandaaleihin, ja media hakee kärjekkäitä vastakkainasetteluita klikkiotsikoiksi. Kysyntä on olemassa, Kärnä hoitaa tarjonnan.

Paavo Väyrynen tiputtaa kesällä Kärnän reserviin, mutta uudet vaalit ovat alle vuoden päästä. Medianäkyvyydeltään ylivertaiselle Kärnälle valituksi tuleminen on ilmoitusasia.

Mutta tyytyykö Kärnä tähän? Hah. Luvassa on viestintää aivan uudella volyymilla, kun kokouksia on vähemmän ja aikaa enemmän. Kansalaiset, teitä on varoitettu. Kärnä tulee takaisin.

Kuuntele podcast:

Spotify-käyttäjänä voit vaihtoehtoisesti kuunnella podcastin myös Spotifyn kautta:

Avaa Spotifyssa


Ständin kanssa messuille vai sidosryhmätilaisuutta järjestämään - 4 vinkkiä, joiden avulla saat tapahtumista enemmän irti

Suomen turut ja torit kuhisevat pian jos jonkinmoisia tapahtumia messuista festivaaleihin ja yleisöjuoksuista urheilukisoihin. Tapahtumiin osallistuminen on tärkeä osa organisaatioiden viestintää ja markkinointia, mutta mihin tapahtumiin organisaation kannattaa osallistua ja miksi?

Ainakin seuraavia asioita on hyvä pohtia, ennen kuin riennät messuesitteinesi kohti ihmispaljoutta.

TAVOITE, TAVOITE ja vielä kerran TAVOITE

Vielä muutama vuosi sitten iso osa organisaatioista kirjasi itsensä jokaiseen mahdolliseen somekanavaan, koska ”kaikki muutkin ovat siellä”. Pian moni alkoi kuitenkin pohtia tarkemmin, kannattaako ihan jokaisessa kanavassa olla näytillä. Sama koskee myös tapahtumia. Organisaation ei kannata osallistua yhteenkään tapahtumaan miettimättä ensin, miksi se on sinne ylipäätään menossa. Jos tavoitteena on saada päättäjät kiinnostumaan asiasta X, ständi lapsille suunnatuilla messuilla tuskin vie tavoitetta eteenpäin.

Tapahtumaa varten organisaation kannattaa asettaa itselleen selkeä, mitattava tavoite. Se on hyvä sitoa myös organisaation laajempaan tavoitteeseen, olipa kyseessä sitten brändin lanseeraus, tietoisuuden kasvattaminen tai kuluttajien tavoittaminen. Mieti siis, tukeeko juuri tähän tapahtumaan osallistuminen organisaatiosi tavoitteita.

Ovatko tapahtuman kohderyhmä ja luonne brändillesi sopivia?

Organisaation kannattaa luonnollisesti etsiä tapahtumapaljoudesta sellaiset tilaisuudet, joissa sen kohderyhmätkin ovat. Mieti samalla myös, sopiiko tapahtuma brändisi tavoittelemiin mielikuviin, vai voiko tapahtumaan osallistuminen jopa olla haitaksi brändillesi.

Muista myös irrotella – saatat löytää uusia asiakkaita! Valitse Tangomarkkinoiden sijaan hevifestari tai suuntaa kirjamessujen sijaan esimerkiksi juoksutapahtumaan – kunhan osallistuminen tukee tavoitetta ja tavoittaa halutut kohderyhmät. Parhaiten jäävät mieleen ne organisaatiot ja brändit, jotka selkeästi erottuvat muista ja osallistavat tapahtumakävijää jollain tapaa. Esimerkiksi yksi SuomiAreenan mieleenpainuvimmista toteutuksista oli tempaus, jossa ympäri kaupunkia levittäytyneet puhelinkopit tarjosivat kielikylpyjä ruotsiksi.

Ständi pystyyn vai yhteistyökumppaniksi - Miten tapahtumaan kannattaa osallistua?

Tapahtumiin voi osallistua lukuisilla eri tavoilla. Aina ei ole järkevää kärrätä perinteistä roll-upia paikalle ja laittaa messulipareita ja karkkeja jakoon. Muitakin vaihtoehtoja on: järjestäkää tapahtuman kylkeen oma sidosryhmätilaisuus, pyrkikää tapahtuman yhteistyökumppaniksi tai käykää vain verkostoitumassa ja aistimassa pienellä porukalla tapahtuman tunnelmia. Budjetti määrittelee, mitä kaikkea organisaatiosi voi tehdä tapahtumassa. Tärkeintä on saada vastinetta rahoille.

Ilman viestintää kukaan ei tiedä, että olet mukana

Kerro jo hyvissä ajoin kohderyhmillesi, että olet tapahtumassa mukana. Parhaimman näkyvyyden saat, kun viestit osallistumisestasi ennen tapahtumaa, sen aikana ja tapahtuman jälkeen.

Mieti jo tarkkaan ennen tapahtumaa, miten saat hankittua tapahtumasta uusia kontakteja, ja miten ne tarttuvat haaviisi myös tapahtuman jälkeen. Muista jälkimarkkinointi, kiitä osallistujia ja pyydä heiltä palautetta.

Mukavaa tapahtumakesää!

 

Kirjoittaja Taina Rinta-Kauhajärven osaamisalaa ovat markkinointiviestintä, tapahtumajärjestäminen, mediasuhteet, viestinnän suunnittelu ja some. Taina on tottunut paiskimaan hommia laajojen ja monimutkaistenkin kokonaisuuksien kanssa. Tainan sielu lepää, kun tekstien pilkut, pisteet ja välimerkit ovat kohdillaan ja asiat on selkeästi organisoitu. Vapaa-ajallaan Taina on fiilistelijä ja elämyksien etsijä. Niitä hän metsästää jääkiekkokatsomosta, lenkkipolulta tai hyvältä festarikeikalta. LinkedIn / Twitter


Sähköinen asiakaspalvelu – heikoin lenkki vai vahvin mainetekijä?

Asiakaspalvelu vaikuttaa yrityksen tai organisaation maineeseen niin hyvässä kuin pahassakin, joten sen roolia ei kannata väheksyä. Monet asiakaspalvelutilanteet ovat suoraan markkinointia, jolloin kannattaa hyödyntää asiakaspalvelun mahdollisuudet ja tunnistaa mahdolliset kriisit palvelutilanteissa.

Kaiku Helsingin viestintävalmentaja Laura Vuorio-Kuokka vinkkaa, miten yritys tai organisaatio voi parantaa mainettaan loistamalla sähköisessä asiakaspalvelussa (teksti jatkuu videon jälkeen).

 

 

Toimintaympäristö tutuksi

Perinteisen puhelinpalvelun ja kasvotusten tapahtuvan viestinnän lisäksi asiakkaat odottavat saavansa palvelua sähköpostitse, chatissä ja sosiaalisen median kanavissa. Kahdenkeskeisen tilanteen sijaan asiakaspalvelutilanne voi olla satojen tai tuhansien ihmisten silmien alla, mikä edellyttää uudenlaista rohkeutta asiakaspalvelijalta.

Onnistuneen asiakaskokemuksen salaisuus on se, että varmistetaan asiakaspalvelutyötä tekevien ihmisten osaaminen. Asiakaspalvelijan on tärkeää olla perillä siitä, missä kanavissa ja minkälaisissa toimintakulttuureissa työtä tehdään.

"Pitkälle päästään jo sillä, että asenne on kunnossa ja toimintaympäristö on tuttu", painottaa Vuorio-Kuokka.

Kielelliset valinnat avainasemassa

Sähköisessä asiakaspalvelussa merkittävässä roolissa on tone-of-voice eli äänensävy. Sävyllä tarkoitetaan niitä kielellisiä valintoja, joita tehdään yrityksen tai organisaation asiakasviestinnässä.

"Miltä kuulostamme, kun näymme ja kuulumme ulospäin?", Vuorio-Kuokka kehottaa kysymään.

Kielelliset valinnat riippuvat aina siitä, mitä halutaan viestiä ja minkälainen mielikuva viestinnällä halutaan luoda. Ei riitä, että päätetään asiakasviestinnän sävyksi esimerkiksi rentous. Sävyn lisäksi kannattaa miettiä, miten haluttu äänensävy toteutuu käytännössä eli minkälaisia kielellisiä valintoja tehdään, jotta viestintä on halutunlaista.  Äänensävy ei siirry käytäntöön ilman oivalluttavaa harjoittelua ja ylläpitotreenejä, joihin Kaiku asiakasviestinnän valmennuksissaan panostaa.

Onnistuneen asiakaskokemuksen MINE-malli

Kaiun valmentajat Petteri Puustinen ja Laura Vuorio-Kuokka ovat kehittäneet MINE-mallin onnistuneen asiakaskokemuksen rakennuspalikoiksi. MINE koostuu neljästä tekijästä:

  1. M niin kuin matala kynnys. Pitää tuntea, missä omat asiakkaat haluavat ottaa yhteyttä. Asiakkaita on kuunneltava ja heille on luotava mahdollisimman matala kynnys yhteydenottoon. Valituista viestintäkanavista ei kannata pitää kiinni, jos ne eivät ole asiakkaalle tarpeeksi matalan kynnyksen kanavia.
  2. I niin kuin inhimillisyys. Inhimillinen viestintä ja on yksi suurimmista asiakaspalvelun trendeistä tänä vuonna. Asiakaspalvelun lähtökohtana on, että asiakas kohdataan yksilöllisesti ja empaattisesti.
  3. N niin kuin nopea reagointi. Asiakas odottaa nopeaa reagointia sähköisessä asiakaspalvelussa. On määriteltävä, mitä nopeus tarkoittaa yritykselle tai organisaatiolle, ja kuinka nopeita valituissa kanavissa halutaan olla. Eri kanavien luonne on ymmärrettävä, sillä somessa, chatissä tai vaikkapa sähköpostissa on erilaiset odotukset nopeudelle.
  4. E niin kuin ekstra ja elämyksellisyys. Asiakaspalvelu voidaan nostaa vielä yhtä tasoa ylemmäs, jos siihen onnistutaan lisäämään jotakin sellaista, jolla asiakaspalvelutilanne erottuu positiivisesti ja jää asiakkaan mieleen. Edellytyksenä on, että asiakaspalvelijalla on olemassa työkalut ekstra-elämyksen tarjoamiseen omassa työssään.

 

Julia Wihuri on utelias viestijä ja kielinörtti, jonka sydän sykkii luovalle ja monikanavaiselle sisällöntuotannolle tekstinä, kuvina ja videolla. Julia opiskelee viestintää Vaasan yliopiston digitaalisen median maisteriohjelmassa ja hänen sivuaineensa on elokuva- ja televisiotutkimus. Aikaisemmin hän on työskennellyt muun muassa matkailuviestinnän parissa, festivaalitiedotuksessa ja kesätyöviestinnän kentällä. Töiden ohella Julia rakastaa musiikkia, tanssia ja teatteria, viimeistelee graduaan ja haaveilee tulevista matkoista ja seikkailuista. LinkedIN / Twitter


Ihminen

Teknologia tarvitsee inhimillisyyttä - tästä syystä viestintä- ja vuorovaikutustaitoihin pitää nyt satsata

Teknologia muuttaa organisaatioita ja johtamista kuin Mooren laki, jonka mukaan tietokoneiden laskentateho kaksinkertaistuu joka toinen vuosi. Yksilötasolla käytöksemme muuttuu nopeasti, mutta organisaatiot liikkuvat hitaasti. Teknologisen murroksen keskellä inhimillinen vuorovaikutus korostuu.

Facebook on pelottava esimerkki uuden viestintäteknologian voimasta. Sillä vaikutetaan ihmisten mieliin, voidaan valita presidenttejä, ohjata kansanäänestyksiä tai synnyttää jopa kansanmurhia. Organisaatiotasolla teknologiaa ei ole osattu kesyttää Facebookin kaltaiseen aivopesuun, mutta sosiaalisen median kanavia käytetään sisäisessä viestinnässä laajasti.

Kymmenen muutostrendiä

Yritysrakenteet, liiketoiminnan suunnittelu, työtehtävien sisällöt ja johtamisen käytännöt periytyvät teollisen vallankumouksen ajoilta. Teknologia murtaa vanhoja rakenteita. Konsulttiyhtiö Deloitten mukaan yritysten pitää vastata kymmeneen muutostrendiin, jos ne aikovat menestyä. Viestinnällä ja vuorovaikutuksella on avainrooli muutoksessa.

1. Tukevaisuuden organisaation pitää olla ketterä. Hierarkiat täytyy purkaa ja korvata verkostomaisesti yhdessä toimivilla tiimeillä. Tiimityön perusta on luottamus, joka syntyy siitä, että kaikki uskaltavat paljastaa heikkoutensa ja keskustella avoimesti.

2. Yhden ammatin sijasta työntekijöille tarjotaan useita urapolkuja. Työnantajien on tuettava jatkuvaa oppimista. Osaamisen puoliintumisaika laskee jyrkästi, sillä vanhat opit on päivitettävä joka viides vuosi. Asiantuntijoilta ja esimiehiltä vaaditaan entistä parempia koulutus-, valmennus- ja viestintätaitoja.

3. Osaaville ihmisille on löydyttävä heitä kiinnostavia tehtäviä. Kilpailu parhaista tekijöistä korostuu, ja työltä kaivataan merkityksellisyyttä pelkän palkan tai tittelin sijasta. Johtajien on osattava kuunnella ja arvostaa ihmisiä ympärillään.

4. Työntekijäkokemus nousee asiakaskokemuksen veroiseksi mittariksi. Työntekijöiden hyvinvointi ja yrityskulttuuri määrittävät hyvää ja huonoa työntekijäkokemusta. Johtamisella ja viestinnällä luodaan vahva perusta, joka vaikuttaa yrityksen maineeseen työnantajana.

5. Jatkuvalla vuorovaikutuksella ja palautteenannolla organisaatioiden johto kykenee parantamaan yhteisiä tuloksia ja mittaamaan tuottavuutta sekä seuraamaan yrityskulttuurin kehittymistä.

6. Johtaminen muuttuu joustavaksi ja sopeutuvaksi. ”Näin on aina tehty”, ei saa olla vastaus enää mihinkään.

7. Henkilöstöhallinnolta vaaditaan uusia digitaalisia ja helppokäyttöisiä apuvälineitä, joilla kerätään ajantasaista tietoa henkilöstön hyvinvoinnista ja organisaation tarpeista.

8. Työn laatua ja tuloksia analysoidaan paljon, mutta tietojen hyödyntäminen liiketoiminnan kehittämisessä on lapsenkengissä. Alle kymmenen prosenttia yrityksistä sanoo hyödyntävänsä riittävästi henkilöstön osaamiseen liittyviä tietoja liiketoimintansa kehittämisessä.

9. Oikeudenmukaisuus, osallistaminen ja vastuunkanto toistuvat usein johdon puheissa, mutta siirtyvät harvoin käytäntöön. Sen on muututtava, jos haluaa menestyä. Ylimmän johdon on näytettävä esimerkkiä muutoksen toteuttamisessa.

10. Lisätty todellisuus, tekoäly, automaatio ja robotiikka muuttavat työtä. Osa-aikainen työ valtaa alaa konsulttien ja keikkatyöläisten rinnalla. Työn käsitettä ja sisältö uudistuvat. Yrityksistä 41 prosenttia kertoo ottaneensa käyttöön kognitiivisia tai tekoälyyn liittyviä teknologioita, mutta kone ei koskaan korvaa inhimillistä vuorovaikutusta.

 

Kaiku DigiArenalla 17.5.2018: Pyyhi pois digihiki – ihmistaidot pitävät vielä pintansa!

Inhimilliset viestintä- ja vuorovaikutustaidot ovat tärkeämpiä kuin koskaan, jotta saat teknologian kehityksestä parhaan hyödyn irti. Mihin kannattaa keskittyä digipanostusten rinnalla?

Rennossa rantabaarissamme tarjoamme sinulle ihmissuuhun sopivat virkistysdrinkit, Palvelumuotoilu on the beach ja Communicatini 2025, ja niihin kuuluvat pikasparraukset:

  • Kiinnostaako palvelumuotoilu? Muotoile käyttöösi kiinnostavan markkinointiviestinnän asiakaspolku!
    Palvelumuotoilun keinoin luot myyvää ja sitouttavaa sisältöä. Kaiku Helsingin kiinnostavuusmuotoilijoilta saat viiden minuutin pikapulahduksen markkinointiviestinnän palvelumuotoiluun.
  • Mitä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja sinun – ja organisaatiosi avainhenkilöiden – kannattaa nyt ja lähitulevaisuudessa kehittää?
    Tule rakentamaan Viestijä 2025 -tavoitekuvasi valmentajiemme opastuksella. Tätä kehollisen osallistavaa menetelmää tuskin olet aiemmin kokeillut! Sparrauksen tuotoksena saat kuvan muistuttamaan tavoitteista arjessa.

Teknostressittömään keitaaseemme on vapaa pääsy! Lisätietoa DigiArenan maksullisesta ohjelmasta löydät osoitteesta www.digiarenahelsinki.fi.

Lähde: Deloitte Global Human Capital 2017
Kuva:  Eric PatnoudesUnsplash

Kirjoittaja Jouko Marttila on valmentaja, mustan vyön judoka, valtiotieteen tohtori ja Kaiku Helsingin hallituksen puheenjohtaja.Joukon viestintäkokemus on vertaansa vailla: Hän oli BBC:n, Ylen uutisten ja A-studion jälkeen perustamassa Arvopaperi-lehteä sekä myöhemmin käynnistämässä Forbes Suomea. Siinä välissä Jouko toimi pörssi- ja pankkivalvonnan viranomaisena Helsingissä ja Lontoossa sekä vastasi Suomen Pankin viestinnästä. Vuodesta 2009 lähtien Jouko on valmentanut eri organisaatioiden esimiehiä ja asiantuntijoita haastaviin media- ja vuorovaikutustilanteisiin sekä toiminut johdon strategisena neuvonantajana. 


Häviääkö työstäsi hallinnan tunne? Näin parannat työpäivääsi

Hoidatko työpäiväsi aikana sen seitsemäätoista asiaa? Niin mekin täällä Kaiussa. Yleensä se on mukavaa, mutta haitalliseksi stressiksi tilanne yltyy, kun hallinnan tunne omasta työstä katoaa tai tilanne kestää pitkään.

Keräsin kaikulaisilta vinkkejä oman työn organisointiin – näin meidän porukkamme pitää työt hallussa. Aihe ei ole ihan helppo, sillä yhden tapa ei välttämättä toimi toiselle. Saipa keskustelu aikaan jopa pienoisia väittelyitäkin – erityisesti siitä, onko digi vai paperi parempi, tähän tapaan:

”Hommat pysyvät kasassa siten että päivien kohdalle kirjoitan kaikki palaveri, menot ja dedikset. To-do-lista kulkee siinä vieressä posti-it-lapulla, jossa jokaisen duunin perään on merkitty, minä päivänä aion ne tehdä.”
- Kaikulainen 1

”Paperikalenterin käyttäjä näyttää muumiolta, joka ei opi digiaikaa.”
- Kaikulainen 2

Ihminen sisäistää tekemällä käsin. Tuhansia vuosia kehittynyt prosessi ei muutu samassa tahdissa kuin tekniikka kehittyy. ”
- Kaikulainen 1

Tässä kolme asiaa, joista emme luovu, vaikka toteutustavasta olisimmekin eri mieltä

1. Kalenteri järjestykseen

Kalenterin käyttäjissä on useampaa koulukuntaa. Mihin sinä kuulut?

  • Tapaamiset organisoiva käyttäjä. Kalenterissa on palaverit, tapaamiset ja ehkä deadlinet. Ei muuta ylimääräistä.
  • Kalenterilla työtään organisoiva käyttäjä. Tällä kalenteroijalla on kalenterissa aika varattu sähköpostien kirjottamiselle ja jokaiselle päivän aikana tehtävälle hommalle. Palikoita voi siirrellä, jos tulee yllättäviä hommia väliin.
  • Multitaskaava superkäyttäjä. Samassa näkymässä on jaettuna useita kalentereita: on omaa kalenteria, työkalenteria ja perhekalenteria. Omille töille ja tapaamisille on värikoodauksia ja muistutuksia.
  • Kalenteri päässään pitävä käyttäjä. Tapaamiset ovat lähinnä omassa muistissa – tämä tosin toimii harvalle. Jos olet usein myöhässä tai unohtelet tapaamisia, tee asialle jotain. Jos et kuitenkaan aiheuta kanssaihmisille harmaita hiuksia tai pahennusta työpaikalla, anna mennä. Kalenterin käyttäminen ei ole lakisääteistä.

2. Muistutukset ja viestiäänet kuriin

Aivotutkijakin sen vinkkaa: keskeytykset lisäävät virheitä ja saavat työn kestämään pidempään.  Sulje siis turhat notifikaatiot puhelimestasi ja varmista, ettei tuleva sähköposti pomppaa ruudulle. Laita puhelin tarvittaessa äänettömälle, jos tarvitse aikaa keskittyä. (Tähän on kyllä pakko todeta, että tämä kaikki kuulostaa helpolta, mutta on oikeasti vaikeaa: asiat eivät etene, jos et ole valmiina vastaamaan.)

3. To-do-listat järjestykseen

Nykyaikainen versio to-do-listoista ovat tietysti IT-puolella käytetyt tiketit. Toinen haluaa ehdottomasti paperiversion. Yhdellä on sovellus, joka toimii puhelimessa ja läppärillä. Oli toteutustapa mikä tahansa, lista pitää kaaosta hallinnassa, eikä mikään unohdu. Tutkimusten mukaan ennen nukahtamista listan tehneet myös nukkuivat paremmin kuin ne, jotka eivät listaa tehneet.

Esimerkiksi tässä Guardianin jutussa annetaan hyviä vinkkejä siihen, minkälainen hyvä todo-listan pitäisi olla.

+ Viimeiseksi annan sinulle vielä bonusvinkin, jonka avulla olen luvannut itselleni selviytyväni kaikesta, pahimmastakin työsumasta tai stressitilanteesta. Hengitä rauhassa. Kun tätä sinnikkäästi jatkaa, tilanne kuin tilanne lopulta ratkeaa. Jos olet unohtanut, miten (yllättävän moni ei nimittäin osaa hengittää), lue vinkit vaikkapa Hyvä Terveys -lehdestä.


Yrmeästä ystävälliseksi – seitsemän helppoa vinkkiä henkilökohtaisen sävyn kohentamiseen kirjallisessa asiakasviestinnässä

Kuvittele tilanne: Viestittelet ensimmäistä kertaa uuden ihmisen kanssa, ja ilmaisutyylin perusteella mieleesi piirtyy kuva tylyhköstä tiukkapiposta tai kireästä käskyttäjästä. Myöhemmin tapaat samaan henkilön – ja yllätyt, kuinka mukava tyyppi tämä onkin kasvokkain. Tekstistä syntynyt vaikutelma ja elävän elämän kohtaaminen ovat kuin yö ja päivä. Kuulostaako tutulta?

Se, mikä kasvokkaisessa viestinnässä hoituu ilmeillä, eleillä ja äänensävyllä, täytyy kirjallisessa viestinnässä tuoda sanojen avulla esiin. Toisilta lämpimän tunnelman loihtiminen tekstiin tulee luonnostaan, toisten taas on vaikea ymmärtää, miksei ytimekäs asiatäräytys riitä.

”Turhaa liirumlaarumia, mitä sitä sanomaa sekavoittamaan korulauseilla.”
- Noin 100 kertaa viestintävalmennuksissa kuulemani kommentti

Ystävällinen sävy ja selkeä teksti eivät ole toisiaan poissulkevia asioita, vaan ovat yhteenkuuluva parivaljakko – aivan kuten huomaavainen ja sujuva palvelu kasvokkaisessa kohtaamisessa. Harvemmin tiskin takaa välähtävä hymy tai iloisesti kaikuva tervehdys hankaloittaa asiakaspalvelutilannetta. Jos asiakaskokemuksen on tarkoitus olla tärkeä asia, silloin palvelun sävyn on oltava tärkeä asia – myös kirjallisissa viestintäkanavissa.

Kuinka hymyillä sanoilla?

Kun henkilökohtaisen sävyn merkityksen oivaltaa, alkuun pääsee pienillä asioilla. Esimerkiksi seuraavanlaisilla:

1. Uskalla käyttää etunimeä.

Vaikka jonkun satunnaisen arvostelijan mukaan ”Hei Petteri!” tai ”Tervehdys Elina!” olisivat imelän amerikkalaisia tervehtimistapoja, etunimen käyttöä kirjallisessa viestinnässä voisi verrata reippaaseen katsekontaktiin kasvokkaisessa kohtaamisessa.

2. Älä kaihda kohteliaisuuselementtejä.

Kiitä yhteydenotosta. Lupaa antaa lisätietoja mielelläsi. Toivota hyvää kevättä, lämpimiä lomasäitä, kaunista keskikesää. Älä hutaise kohteliaisuuden osoituksia laiskoiksi lyhennyksiksi, kuten ”YT”, ”Yst.”, ”Terv.”, ”T.” Kun hymyilet vastapäätä olevalle ihmiselle, jaksat varmasti silloinkin nostaa molempia suupieliä ylöspäin?

3. Ota omistusliitteet käyttöön.

”Kiitos viestistäsi!”, ”Tässä on yhteistyöehdotuksemme”. Eikö kuulosta mukavammalta kuin ”Kiitos viestistä” tai ”Tässä on yhteistyöehdotus”?

4. Viesti minulta sinulle.

Teitittely alkaa olla suomalaisessa kirjallisessa asiakasviestinnässä poikkeustapaus. Sinuttelu on sävyltään läheisempi ja sopii yleensä tilanteeseen hyvin, ellei viestikumppani ole Herra Tasavallan Presidentti. Sinuttelu/teitittely-valinnan lisäksi kannattaa miettiä minuttelu/meitittelyä: Käytä minä-muotoa, kun puhut itsestäsi, ja me-muotoa, kun todella haluat viitata koko yritykseen. ”Lähetän sinulle asennusohjeet liitteenä” ”Toimitamme tilaukset yleensä viikon sisällä”.

5. Pyydä ja kehota kauniisti.

”Lähetätkö sopimuksen” on astetta kauniimpi sävyltään kuin ”Lähetä sopimus!” Vielä paremman vaikutuksen teet, jos pehmennän pyyntöäsi: ”Lähettäisitkö sopimuksen” tai mikseipä tarpeen tullen jopa: ”Lähettäisitkö ystävällisesti sopimuksen”.

6. Pahoittele vilpittömästi.

”Olemme pahoillamme, että koit palvelun surkeaksi”. Vastaanottaja mieltää heti koko henkilökunnan puistelemassa päitään pahoitellen asiakkaan ahdinkoa – tuskinpa. ”Olen pahoillani, että palvelussamme on tapahtunut kömmähdys” osoittaa empatiaa ihmiseltä ihmiselle eikä vähättele asiakkaan kokemusta.

7. Karta kiemuraista kapulakieltä.

Suosi selkeitä rakenteita ja persoonamuotoisia verbejä. Mieti, miten kertoisit asian suullisesti mahdollisimman yksinkertaisesti.
EI: ”Palvelun nopeuttamisen mahdollistamiseksi laskutusta koskevat yhteydenotot toivotaan lähetettävän suoraan laskutusyksikköömme.”
Vaan esimerkiksi: ”Kun olet laskutusasioissa suoraan yhteydessä laskutusyksikköömme, saat vastauksen kysymykseesi mahdollisimman nopeasti.”

Sävy ei riitä, jos sisältö ei ole kunnossa

Ystävällinen sävy menettää merkityksensä, jos sisältö on silkkaa höttöä. Olennaista on varmistaa, että asiakas saa tarvitsemansa avun ja toimintaohjeet mahdollisimman sujuvasti. Pirteät syysterveiset eivät ilahduta, jos itse vastaus ei ole kysyjälle hyödyllinen.

Koska olen vinkkien jakamisen tuulella, tässä vielä yksi neuvo sinulle, jonka työn rooliin kuuluu varmistaa, että työntekijät osaavat toteuttaa yrityksen tai brändin äänensävyä itsenäisesti työssään.

Brändi on mykkä ilman ihmistä. Tone-of-voice tai brändin äänensävy ei ole vielä sillä jalkautettu, että jossain intran uumenissa löytyy soveltamisesimerkkejä sisältävä dokumentti, josta pitäisi katsoa mallia. Huolehdi siitä, että olennaiset ihmiset pääsevät harjoittelemaan äänensävyä käytännönläheisesti ja saavat palautetta teksteistään. Tekstuaaliset hymylihakset tarvitsevat kunnon treenausta.


Salla Syrman on Kaiku Helsingin partneri ja viestintäkonsultti, jolla on yli kymmenen vuoden kokemus kirjallisen viestinnän valmentamisesta eri toimialoilla. Hän ilahtuu siitä, kun pystyy tarjoamaan asiakkaalle käytännönläheistä apua viestinnässä onnistumiseen. Asiakastöiden ohella Salla toimii Kaiun markkinointipäällikkönä, ja tuorein täydennys omaan osaamispalettiin on maaliskuussa valmistunut markkinointiviestinnän strategisen johtamisen tutkinto. LinkedIN / Twitter 


Tehoa sisäiseen strategiaviestintään palvelumuotoilun avulla? Näin Säteilyturvakeskus onnistui

Säteilyturvakeskus halusi kehittää sisäistä viestintäänsä. Kimmokkeena oli uusi strategia, josta haluttiin kertoa koko henkilöstölle ihmisläheisesti. Viestintään kaivattiin kekseliäitä, koko henkilöstön tavoittavia keinoja ja henkilöstö haluttiin myös mukaan kehitystyöhön. Kehittämismenetelmäksi valikoitui palvelumuotoilu, ja hankkeen vetäjäksi Kaiun tuore palvelumuotoilujohtaja Elina Piskonen.

”Palvelumuotoilu sopii tosi hyvin sisäisen viestinnän kehittämiseen, sillä se on ihmiskeskeinen tapa kehittää asioita. Sisäisessä viestinnässä näkökulma käännetään henkilöstöön. Ei mietitä viestintää viestintäyksikön, johdon tai henkilöstöhallinnon näkökulmasta vaan selvitetään, mitä henkilöstö oikeasti tarvitsee viestinnältä. Kehittämistyö tehdään sen pohjalta”, Elina kuvailee.

Miten palvelumuotoilu toimii viestinnän kehittämisessä? Kolme vinkkiä

  1. Muuta ajattelutapaa.
    Tiedon tuuppauksen aika on ohi. Viestinnän tehtävä on palvella viestinnän kohderyhmiä ja tehdä asioita heidän tarpeistaan käsin.
  2. Selvitä kohderyhmän tarpeet.
    Mitkä ovat kohderyhmän aidot tarpeet? Esimerkiksi, mitä tietoa henkilöstö tarvitsee sisäiseltä viestinnältä, ja mitä kanavia pitkin. Miten voimme helpottaa heidän arkeaan töissä?
  3. Osallista kohderyhmät

Ennen kuin rupeat kehittämään, mieti miten saisit kohderyhmän mukaan ideoimaan, tai miten voisitte yhdessä sidosryhmien kanssa kehittää viestintäänne.

Entä tulokset?

”Palvelumuotoiluhanke oli meille hyvä muistutus siitä, että kaikki ihmiset motivoituvat ja omaksuvat uutta ja osallistuvat ja viestivät eri tavoin. Loimme meille viisi erilaista viestijäpersoonaa, ja niiden pohjalta olemme pystyneet kehittämään uusia viestintätapoja, joilla saavutamme erilaiset ihmiset”, kertoo STUKin viestintäasiantuntija Leena Hietanen.

Viestintäpersoonien lisäksi Säteilyturvakeskus on ottanut käyttöön monia uusia viestintäkeinoja: Suunnitteilla on agenttipullia ja erilaisia työpajoja, Yammer-keskusteluja ja ideagrillejä. Viestintäpersoonia aletaan lisäksi käyttää myös muuhun työyhteisöviestintään – ei pelkästään strategiasta viestintään.


Kuinka Helsingin kaupungin digineuvonta löysi viestinnän punaisen langan kohderyhmilleen palvelumuotoilun avulla

Digitaalisuus on tullut tärkeäksi osaksi kaupunkilaisten arkea, ja Helsingin kaupunki – kuten muutkin suuret kaupungit –  kehittävät digipalveluja nyt aktiivisesti. Eräs kriittisen tärkeä asia on varmistaa, että kaupunkilaisten digitaidot kehittyvät samaa matkaa palvelujen kanssa. Tässä kaupungin tarjoamalla digineuvonnalla on merkittävä tehtävä.

Helsingin kaupunki valitsi Kaiun kumppanikseen vastaamaan tärkeään haasteeseen: digineuvonnan tarjonta ja käytännöt vaihtelivat kaupungin eri palveluissa ja toimipisteissä. Myös asiakkaiden odotukset ja tarpeet saattoivat erota tarjotusta neuvonnasta. Digineuvonnan palvelukuvaus ja palvelulupaus eivät olleet yhtenäisiä.

Kuinka luoda yhtenäinen palvelukuvaus, jonka avulla digineuvonnan periaatteet voitaisiin viestiä digineuvojille, kaupungin työntekijöille ja kaupunkilaisille?

Aineistokeskeisyydestä asiakaskeskeisyyteen palvelumuotoilun menetelmillä

Tartuimme päättäväisesti ja innostuneesti työhön Helsingin kaupungissa toimivan digiosaamisen vahvistamisen projektiryhmän kanssa. Aloituspalaverin tilanne oli monista projekteista tuttu: aineistosta ei ollut pulaa. Oli ohjeita, muistioita, linjauksia, opasteita, raportteja, kyselyjä ja kasapäin muita dokumentteja. Ne olivat toki relevantteja yksittäisissä yhteyksissä, mutteivat palvelleet digineuvonnan toteuttamista kokonaisuutena.

Tutustuimme taustamateriaaleihin, mutta päätimme ryhtyä rakentamaan palvelukuvausta mahdollisimman epäaineistokeskeisesti – palvelumuotoilun menetelmien avulla. Teimme laajan sähköisen kyselyn, sähköpostihaastatteluja sekä useita syvähaastatteluja puhelimitse. Lisäksi fasilitoimme työpajan, jossa eri sidosryhmät ja yhteistyötahot palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen työstivät meille aineistoa ja itse palvelukuvausta.

Kuka on asiakas? Kenelle palvelukuvauksesta on hyötyä?

Keskeinen oivallus projektin edetessä oli, että koska palvelukuvauksella on useita eri kohderyhmiä, täytyy meidän huomioida heidät kaikki tasapuolisesti. Näin päädyimme kolmeosaiseen palvelukuvausmalliin.

Pysähdyimme pohtimaan, kenen silmillä tarkastelimme palvelukuvausta kulloisenakin hetkenä. Millainen kuvaus on digineuvonnan työntekijän silmin? Entäpä miten kuvaus muuttuu, kun sitä katsoo loppukäyttäjä eli digineuvonnan asiakas? Miten kuvaus palvelee kaupungin työntekijöitä ja muita kaupunkilaisia, jotka eivät ehkä suoraan ole tekemisissä digineuvonnan kanssa?

Lopputulos: Selkeä ja eri kohderyhmät huomioiva viestinnän väline

Projektin päätöstilaisuudessa meillä oli esiteltävänä palvelukuvaus, joka on samaan aikaan sekä yhtenäinen että eri kohderyhmät huomioiva. Valmiin palvelukuvauksen esittelyn lisäksi haastoimme paikalla olleita sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita pohtimaan ryhmissä vielä sitä tärkeintä: miten palvelukuvaus viedään käytäntöön ja osaksi arkea?

Jalkautustyö on aloitettu ja sitä jatketaan edelleen. Helposti ymmärrettävä palvelukuvaus tukee palveluiden esteettömyyttä ja sitä, että kaikki asukasryhmät pystyvät hyödyntämään tarjottua opastusta ja edelleen käyttämään sujuvasti kaupungin digitaalisia palveluita. Uusi palvelukuvaus myös helpottaa digineuvojien asiakaspalvelutyötä ja kirkastaa monitasoisia palveluprosesseja.

Maailman toimivin kaupunki sanoo ei digisyrjäytymiselle

Projektipäällikkö Heli Rantanen kertoo, että hanke oli kaupungille tärkeä, koska digineuvonta – entiseltä työnimeltään ”digisyrjäytymisen estäminen” – on tärkeä osa digitalisaatiokehitystä, johon Helsinkikin on sitoutunut.

”Mielestäni tässä työssä saatiin hyvin konkretisoitua se, että strategian mukainen ’maailman toimivin kaupunki’ pitää huolta myös niistä, joille tietotekniikan käyttö ei ole vielä niin helppoa tai joille se on jopa täysin vierasta. Hyvin läpiviedyt työpajat toivat tämän teeman parissa työskentelevät tahot kattavasti yhteen, ja saimme aikaiseksi palvelukuvauksen, johon voi ja pitääkin sitoutua”, Rantanen summaa.

Meille Kaiku Helsingissä tärkeintä on tietysti tyytyväinen asiakas ja onnistunut projekti, mutta mikä oli projektin suurin hyöty kaupungin näkökulmasta?

”Tärkein hyöty oli se, että pitkään hautunut asia saatiin vihdoin muotoon, jota on helppo esitellä ja levittää jatkossa sekä kaupungin sisäisesti että kaupunkilaisille, jotka etsivät tietoa tarjolla olevasta digitalisaatioon liittyvästä tuesta.”

Digineuvonnan palvelukuvaus toteutettiin osana ”6Aika - Avoin osallisuus ja asiakkuus” -hanketta, josta voit lukea lisää täältä.

Kaiku Helsingistä projektista vastasivat Laura Vuorio-Kuokka ja Ville Lehtovirta.

Palvelukuvausta työstämässä olivat Ari Tammi, Heli Rantanen, Anu Markkola, Mirkka Hietanen sekä Lasiapalatsin Mediakeskuksesta Jani Suonperä ja Kimmo Lehtonen sekä kaikki työpajoihin osallistuneet.

Kiitos kaikille ja erityisesti digineuvojille, jotka toivat tärkeää asiakkaiden arjen näkökulmaa kehittämistyöhön!


Liian moni tiedote on sekava, ja ihan turhaan – viestijä, näin olet toimittajalle avuksi

Toimitusten sähköposteihin tulvii tiedotteita. Miten koukuttaa lukija? Yksi tapa pohtia asiaa on miettiä kysymystä toimituksen näkökulmasta. Tässä siis kahdeksan vinkkiä hyvän tiedotteen tekemiseen, terveisin entinen uutistoimittaja ja verkkodeskiläinen.

Kirjoitat hetken juttua eteenpäin, seuraavaksi vaihdat etusivun uutisten paikkaa. Selailet välilehdillä auki olevia kilpailijoiden verkkosivuja. Tarkistat vielä puhelimella pelastuslaitoksen hälyn, oliko se jotain vakavaa.

Tänä aikana, kymmenessä minuutissa, sähköpostissa ehtii tapahtua paljon.

Toimituksen verkkovuorolaisen arki on hektistä. Se on sitä maakuntalehdessä, ja valtakunnallisessa uutistoimituksessa tahti on vieläkin kovempi. Ei mikään ihme, että suurin osa tiedotteista jää vaille mitään huomiota – siis aukaisematta.

Työskentelin ennen Kaiku Helsinkiä toimittajana neljässä eri uutismediassa, joista kolmessa tein verkkovuoroja. Viestijä, jos haluat olla kiireiselle verkkodeskiläiselle enemmän hyödyksi kuin haitaksi, suosittelen tiedotteiden tekemiseen seuraavia ohjeita:

  1. Nosta otsikkoon uutinen, älä aihetta.

Tiedotustilaisuuksia, avajaisia, seminaareja ja lanseerausjuhlia. Tapahtumatiedotusta riittää, mutta toimituksen väki on rajallinen. Sen sijaan, että kerrot toimitukseen, että ensi viikolla järjestämme 153. kerran Suurilammen seudun kyläjuhlat, kerro, miksi tapahtumaan pitäisi tulla. Onko siellä merkittävä puhuja? Mitä konkreettista voit nostaa tapahtuman ohjelmasta otsikkoon? Toimittajaystäväni on kertonut, että hän ei lue muita tiedotteita kuin niitä, joiden aihe koskettaa hänen seuranta-aluettaan tai tiedotteita, joissa on erityisen kiinnostava otsikko. Jos et ole varma, meneekö tiedote juuri oikean kohderyhmän henkilölle, satsaa edes otsikkoon.

  1. Uutisen perinteinen rakenne toimii edelleen.

Mitä? Missä? Milloin? Miksi? Miten? Kuka? Tärkein alkuun ja vähemmän tärkeä loppuun. Kuulostaa helpolta, mutta todellisuudessa liian usein uutinen tulee vastaan tiedotteen loppupuolella. Jos mikään ei koukuta toimittajaa ennen tätä, hän tuskin lukee jutun loppuun asti. Älä kuluta tiedotteen tärkeimpiä kohtia tylsyyteen, jos voit kertoa jo alussa jotain merkittävää.

Ja jos jutussasi ei ole uutista, älä lähetä tiedotetta uutistoimitukseen.

  1. Liitä yksittäinen asia osaksi suurempaa ilmiötä.

Yrityksesi tuote valmistuu. Mutta kiinnostaako se ketään, vai voitko liittää esimerkin johonkin ilmiöön? Uutiselle on aina hyvä saada yhteiskunnallinen konteksti, kun tavoittelet laajaa yleisöä. Onko uutisoitavalla asialla yhteiskunnassa suurempaa merkitystä? Miten aiheesi vaikuttaa uutismedian lukijoiden elämään? Nosta vaikuttavuus esille ja sanallista se auki.

  1. Kerro sitaateissa jotain uutta ja mielellään vahvoja mielipiteitä.

Tiedotteen sitaatit ovat monesti tyhjiä lauseita. ”Iloitsemme yhteistyön alkamisesta.” ”Olemme erittäin tyytyväisiä lopputulokseen.” ”Uudistus sujui tavoitteiden mukaisesti.” Tylsää! Yleisen löpinän sijaan kerro sitaateissa konkretia: Mikä muuttuu tai on muuttunut? Miten? Miksi? Minkä takia asia on tärkeä? Mitä syitä tälle on? Unohda jaarittelu ja kerro vahvasti puhujan kanta. Toimittajat odottavat haastateltavilta näkemyksiä.

  1. Kirjoita selkeästi. Palastele, pätki, hyödynnä päälauseita.

Autat verkkotoimittajaa, jos kirjoitat tiedotteen asiat mahdollisimman helposti ymmärrettäviksi. Käytä päälauseita, väännä vaikeat asiat rautalangasta, vältä jargonia, konkretisoi asia esimerkein. Tällä vältät myös mahdolliset faktavirheet jutussa.

Palastele tiedote helposti hahmotettavaksi visuaaliseksi kokonaisuudeksi. Otsikon, ingressin ja väliotsikoiden lukemisella pitäisi päästä kärryille siitä, mistä tiedotteessa on kyse.

  1. Laita yhteyshenkilöksi ihminen, joka vastaa puhelimeen.

Liian usein toimittajana minulle tuli vastaan tilanteita, joissa tiedotteeseen lisätietoja antavaksi henkilöksi merkattu ihminen ei vastaa puhelimeen. Näin ei pitäisi käydä. Tilanne voi johtaa siihen, että uutinen jää tekemättä. Tiedotteiden julkaisemista sellaisenaan vierastetaan. Mediat haluavat uutiseensa omaa, toimitettua sisältöä, minkä vuoksi haastateltavan tavoittaminen on ensisijaisen tärkeää.

  1. Joskus tiedote kannattaa lähettää yksinoikeudella.

Jos tiedotteessa on erittäin mielenkiintoinen uutinen, ja tavoittelet tietyn median kiinnostusta, harkitse jutun lähettämistä yksinoikeudella. Aiheen kiinnostavuus voi nousta melkoisesti, jos toimittaja tietää, että media saa oman uutisen, jota kilpailijoilla ei ole.

  1. Lähde esiin. Aina.

Jos tiedotteessa väitetään jotain, laita lähde selkeästi esiin. Linkki tutkimusraporttiin, tilastoon, tietokantaan, tai mistä uutisen fakta onkaan peräisin. Lähde lisää läpinäkyvyyttä, uskottavuutta ja luotettavuutta. Toimittajan on sen avulla helpompi tarkistaa, mihin väitetty tieto perustuu ja arvioida sitä.

 

Kaiku Helsingin viestinnän suunnittelija Elina Kirvesniemi on intohimoinen tarinoiden metsästäjä, joka ei tee uutisjuttua ilman hyvää kärkeä. Hän nauttii ideoinnista, asioihin syventymisestä ja kiinnostavien näkökulmien etsimisestä – oli juttu sitten tekstin tai radiojutun muodossa. Vapaa-ajallaan Elina käy live-keikoilla, juoksee Keskuspuiston poluilla ja yrittää olla unohtamatta espanjan kieltä. Twitter / LinkedIN