Testaa: Mitä meilisi viestivät sinusta?

Salla Syrman

04.10.2018

Kokosin keväällä blogiimme helppoja vinkkejä, joiden avulla tekstin sävyä voi kehittää ystävällisemmäksi. Sain valtavasti palautetta siitä, että tällaisten perusasioiden kertaamiselle on tarvetta.

Oli ilahduttavaa huomata, kuinka moni ammattilainen on kiinnostunut oman viestintätyylinsä kehittämisestä. Kun asenne on kohdillaan, jo pienillä asioilla saa muutosta aikaan, vaikkei kirjoitustaito olisikaan luontaisin vahvuus.

Jatketaanpa siis arkisista viestintätilanteista: Kuinka kirjoittaa sähköposti, joka välittää kirjoittajastaan huomaavaisen, ystävällisen vaikutelman?

Tervetuloa testaamaan, mitä meilisi sinusta kenties rivien välistä viestivät. Valitse jokaiseen kysymykseen vastausvaihtoehto, joka kuvaa parhaiten omaan viestintätapaasi.

Millä perusteella valitset sähköpostin viestintäkanavaksi?

A. Meilaan, jos se on minulle nopein tapa hoitaa asia pois työlistalta. Tykitän meilin menemään mahdollisimman monelle kerralla, niin tuleepahan asia sitten kaikkien tietoon tehokkaasti.

B. Ennen kuin meilaan, mietin, palveleeko sähköposti kanavana tarkoitusta. Jos huomaan, että tilanteessa on väärinkäsityksen riski, saatan hylätä meilin ja soittaa henkilölle. Mietin myös aina yhteistä hyötyä, en vain omaani: ”Vastaa kaikille” on minulle nopea painallus, mutta tarpeeton viesti työllistää turhaan sataa kollegaa, joilla olisi muutakin tekemistä.

Millainen on mielestäsi hyvä viestiotsikko?

A. Kun on kiire, otsikkokenttään voi kirjoittaa viestin koko ydinsisällön. Tehokasta!
”Johtoryhmän kokous to 5.10. klo 14-15 Frankfurt-neukkarissa, kata pullakahvit viidelle, laktoosittomat, ei viinereitä!!!”

B. Hyvä meiliotsikko on riittävän informatiivinen, mutta silti nopeasti silmäiltävissä.
Esimerkiksi: ”Johtoryhmän kokouksen tarjoilut to 5.10.”

Millaista alkutervehdystä käytät viesteissäsi?

A. Tervehtiminenhän ei varsinaisesti tuo mitään lisäinformaatiota viestiin.  Erityisen turhaa se on, jos olen jo kasvokkain nyökännyt kollegalle käytävällä saman päivän aikana. Parempi täräyttää alkuun pelkkä vastaanottajan nimi ja huutomerkki perään. Kokeepahan tulevansa puhutelluksi! Sitten asiaan!

B. Tervehdys on kohtelias keskustelunavaus ja jo perushuomaavaisuutta toista ihmistä kohtaan. ”Hei!” toimii hyvin monessa työelämän tilanteessa.

Miten tartut asiaan?

A. Lähden aina liikkeelle siitä, mitä minä haluan, tarvitsen tai vaadin. Eipä jää sitten kenellekään epäselvyyksiä.

B. Yritän miettiä, mikä viestin vastaanottajaa motivoi ja mikä hänelle asiassa on tuttua tai vierasta. Tuon tärkeimmän asian heti viestin kärkeen, mutta yritän muotoilla sen puhuttelevasti vastaanottajan näkökulmasta.

Miten esität pyyntöjä?

A. Suora käskymuoto on selkein vaihtoehto: ”Tee, lähetä, nouda, tule!” Kysymyksiä taas on turha monimutkaistaa ylimääräisillä merkeillä. ”Teetkö, lähetätkö, noudatko, tuletko?” toimivat varsin hyvin.

B. Muotoilen pyynnöt selkeästi, mutta kohteliaasti. Keinojahan on paljon: ”tekisitkö?”, ”lähetäthän”, ”noutaisitko ystävällisesti?”. Käskymuotokaan ei ole epäystävällinen, jos sitä käyttää silloin tällöin muiden muotojen joukossa.

Miten annat toimintaohjeita?

A. Sen verran maalaisjärkeä pitää ihmisellä olla, että osaa poimia ohjeet itsekin rivien välistä ilman tarpeetonta rautalangasta vääntelyä. JOS ASIA ON KIIREELLINEN, SAATAN KÄYTTÄÄ SUURAAKKOSIA TEHOSTUSKEINONA.

B. Kun olen kirjoittanut viestin, tarkistan, että vastaanottajalle käy selkeästi ilmi, mitä odotan tai ehdotan. Joskus saatan käyttää ranskalaisten viivojen listausta selkeyttämään toimintaohjeita.

Miten päätät viestisi?

A. Lopputoivotukset ovat tarpeetonta viestinnän pidentämistä! Suosin korkeintaan käteviä lyhenteitä: ”YT”, ”Yst.” tai ”Terv.”

B. Lopputoivotus päättää viestintätilanteen luontevasti ja ystävällisesti. Enhän minä kasvokkaisesta tapaamisestakaan poistu jotain rutinoitunutta puolihuolimattomasti muristen. Tähän voi kirjoittaa myös jotain omaan suuhun sopivaa persoonallisempaakin toivotusta, jos tilanne sallii. Jos luovuus ei kuki, aina voi toivottaa hyvää työpäivää tai työviikkoa.

Millaista kieltä suosit?

A. Korostan ammattitaitoani ja arvovaltaani kuulostamalla viralliselta ja käyttämällä terminologiaa, joka tuo esiin vahvan asiantuntijuuteni.

B. Haluan olla helposti lähestyttävä asianviestijä, en vain asiantuntija. Uskon, että vakuuttavuuteni kasvaa, kun ihmiset ymmärtävät, mitä sanon. Siksi en turhaan viljele vaikeaa ammattikieltä. Yritän etsiä mahdollisimman selkeän ilmaisutavan, vaikkei se aina olekaan helppoa.

Keräsitkö eniten A-kirjaimia?

Nyt on mahdollista, että sähköpostiesi perusteella välittyvä kuva sinusta on jotakin tämän suuntaista. Jos kuitenkin teit testin loppuun saakka etkä tuhahtele siellä ruudun takana ivallisesti kaiken maailman viestintähömpötyksille, olet ehdottomasti kehityskelpoinen viestijä. Päätä, että sävy on tärkeä asia ja valitse vaikkapa yksi asia per viikko kehitettäväksi.

Eniten B-kirjaimia?
Onnea! Ystävällisen sähköpostiviestinnän perusasiat ovat sinulla hienosti hallussa. Olet oivaltanut myönteisen sävyn merkityksen ja osaat viestiä huomaavaisesti myös käytännössä. Nyt voit keskittyä seuraavan tason haasteeseen: Missä osa-alueilla haluat seuraavaksi kehittyä kirjoittajana? Voit käyttää apuna esimerkiksi tätä työkalua.

Salla Syrman on Kaiku Helsingin valmentaja, viestintäkonsultti ja osakas. Hän on valmentanut kirjallisen viestinnän taitoja eri toimialoilla yli kymmenen vuotta. Hänen mielestään testit ovat hauskoja, mutta viestijänä kehittyy kuitenkin parhaiten harjoittelemalla aidoilla työelämän teksteillä ja saamalla palautetta.

 

 

 

Tilaa Kaiku Helsingin uutiskirje:

TILAA