Häviääkö työstäsi hallinnan tunne? Näin parannat työpäivääsi

Katariina Ahonen

25.04.2018

Hoidatko työpäiväsi aikana sen seitsemäätoista asiaa? Niin mekin täällä Kaiussa. Yleensä se on mukavaa, mutta haitalliseksi stressiksi tilanne yltyy, kun hallinnan tunne omasta työstä katoaa tai tilanne kestää pitkään.

Keräsin kaikulaisilta vinkkejä oman työn organisointiin – näin meidän porukkamme pitää työt hallussa. Aihe ei ole ihan helppo, sillä yhden tapa ei välttämättä toimi toiselle. Saipa keskustelu aikaan jopa pienoisia väittelyitäkin – erityisesti siitä, onko digi vai paperi parempi, tähän tapaan:

”Hommat pysyvät kasassa siten että päivien kohdalle kirjoitan kaikki palaveri, menot ja dedikset. To-do-lista kulkee siinä vieressä posti-it-lapulla, jossa jokaisen duunin perään on merkitty, minä päivänä aion ne tehdä.”
– Kaikulainen 1

”Paperikalenterin käyttäjä näyttää muumiolta, joka ei opi digiaikaa.”
– Kaikulainen 2

Ihminen sisäistää tekemällä käsin. Tuhansia vuosia kehittynyt prosessi ei muutu samassa tahdissa kuin tekniikka kehittyy. ”
– Kaikulainen 1

Tässä kolme asiaa, joista emme luovu, vaikka toteutustavasta olisimmekin eri mieltä

1. Kalenteri järjestykseen

Kalenterin käyttäjissä on useampaa koulukuntaa. Mihin sinä kuulut?

  • Tapaamiset organisoiva käyttäjä. Kalenterissa on palaverit, tapaamiset ja ehkä deadlinet. Ei muuta ylimääräistä.
  • Kalenterilla työtään organisoiva käyttäjä. Tällä kalenteroijalla on kalenterissa aika varattu sähköpostien kirjottamiselle ja jokaiselle päivän aikana tehtävälle hommalle. Palikoita voi siirrellä, jos tulee yllättäviä hommia väliin.
  • Multitaskaava superkäyttäjä. Samassa näkymässä on jaettuna useita kalentereita: on omaa kalenteria, työkalenteria ja perhekalenteria. Omille töille ja tapaamisille on värikoodauksia ja muistutuksia.
  • Kalenteri päässään pitävä käyttäjä. Tapaamiset ovat lähinnä omassa muistissa – tämä tosin toimii harvalle. Jos olet usein myöhässä tai unohtelet tapaamisia, tee asialle jotain. Jos et kuitenkaan aiheuta kanssaihmisille harmaita hiuksia tai pahennusta työpaikalla, anna mennä. Kalenterin käyttäminen ei ole lakisääteistä.

2. Muistutukset ja viestiäänet kuriin

Aivotutkijakin sen vinkkaa: keskeytykset lisäävät virheitä ja saavat työn kestämään pidempään.  Sulje siis turhat notifikaatiot puhelimestasi ja varmista, ettei tuleva sähköposti pomppaa ruudulle. Laita puhelin tarvittaessa äänettömälle, jos tarvitse aikaa keskittyä. (Tähän on kyllä pakko todeta, että tämä kaikki kuulostaa helpolta, mutta on oikeasti vaikeaa: asiat eivät etene, jos et ole valmiina vastaamaan.)

3. To-do-listat järjestykseen

Nykyaikainen versio to-do-listoista ovat tietysti IT-puolella käytetyt tiketit. Toinen haluaa ehdottomasti paperiversion. Yhdellä on sovellus, joka toimii puhelimessa ja läppärillä. Oli toteutustapa mikä tahansa, lista pitää kaaosta hallinnassa, eikä mikään unohdu. Tutkimusten mukaan ennen nukahtamista listan tehneet myös nukkuivat paremmin kuin ne, jotka eivät listaa tehneet.

Esimerkiksi tässä Guardianin jutussa annetaan hyviä vinkkejä siihen, minkälainen hyvä todo-listan pitäisi olla.

+ Viimeiseksi annan sinulle vielä bonusvinkin, jonka avulla olen luvannut itselleni selviytyväni kaikesta, pahimmastakin työsumasta tai stressitilanteesta. Hengitä rauhassa. Kun tätä sinnikkäästi jatkaa, tilanne kuin tilanne lopulta ratkeaa. Jos olet unohtanut, miten (yllättävän moni ei nimittäin osaa hengittää), lue vinkit vaikkapa Hyvä Terveys -lehdestä.

Tilaa Kaiku Helsingin uutiskirje:

TILAA