Ketterän kehityksen viestintäsuunnitelma

14.12.2015

Tiina Hosiokoski

Kollegani tokaisi tuossa taannoin asian, joka sai ajatuksen viriämään päässäni: olisiko meillä viestintäihmisillä opittavaa IT-taloista tutuista ketterän kehityksen malleista?

Tämä on sitä aikaa vuodesta, kun istumme palavereissa ja pidämme suunnitteluworkshopeja, tavoitteenamme suunnitella vuotta 2016. Vuosisuunnitelmat pitää raportoida eteenpäin hyvissä ajoin, niin kuin budjetointikin edellyttää. Kuinka usein on käynyt niin, että vuotta aiemmin tehty suunnitelma on enää kovinkaan ajankohtainen, kun ajankohta koittaa?

Ymmärrän oikein hyvin, että tarkat suunnitelmat viestinnän teemoineen, kärkineen ja keinoineen luovat turvallisuuden tunnetta. Voisiko suunnittelujakso kuitenkin olla lyhyempi kuin perinteinen kalenterivuosi? Esimerkiksi sosiaalinen media ohjaa meitä koko ajan lyhyempään suunnittelujaksoon. Emme voi millään ennustaa, mistä ihmiset somessa kirjoittavat vuoden päästä – tai edes missä kanavassa he ovat.

Esimerkiksi yksi tuoreimmista tulokkaista, Snapchat, on viestintäihmisen painajainen. Viesti elää vain sekunteja, historiaa ei voi tallentaa ja analytiikkaakaan ei käytännössä ole. Miten siis viestimme brändinmukaisesti, analysoiden ja tuloksia mitaten? Apua! Missä dokumentaatio? Sehän juuri katosi sekunneissa bittiavaruuteen!

Suunnittelujakso neljä viikkoa

Useimmat ketterät menetelmät jakavat ohjelmistokehityksen lyhyisiin iteraatioihin, jotka kestävät tyypillisesti yhdestä neljään viikkoa. Iteraation lopussa arvioidaan uudelleen projektin prioriteetit ja päätetään seuraavan iteraation sisällöstä.

Ketterät menetelmät korostavat sitä, että toimiva ohjelmisto on ensisijainen edistyksen mittari eikä dokumentaatiolla ole samaa itseisarvoa kuin useissa perinteisemmissä malleissa. On harhaluulo, että ketterä kehitys olisi suunnittelematonta. Päinvastoin – suunnittelu elää jatkuvasti, koko projektin ajan. Suunnitelmia vain ollaan halukkaampia muuttamaan kuin perinteisissä malleissa.

Uudenvuodenlupaus viestintäammattilaiselle?

Mitä jos ammentaisimme ketterien menetelmien parhaat palat viestinnän suunnitteluun? Hahmotetaan iso kuva tavoitteilla. Kyllä, strategia pitää olla, mutta siinäkin tarkastelujaksoa lienee syytä tihentää.

Tavoitteet ohjaavat tekemistä ja tekemisen muotoa tarkastellaan lyhyellä syklillä – ja vaihdetaan, jos tuntuu siltä, että tavoitteisiin päästään paremmin toista reittiä. Haasteita voi tulla varsinkin silloin, kun tavoittelemme muutosta, joka vie väkisinkin pitkän ajan, eli muutosta ei nähdä lyhyellä tarkastelujaksolla. Tällöin tavoitteet tuleekin purkaa osatavoitteisiin ja asettaa niille omat mittarit.

Tällainen malli edesauttaisi tarttumista hetkeen: ajankohtaisia ideoita ja ajassa elämistä. Enkä tarkoita, etteikö viestinnässä niin jo tehdä, mutta mielestäni voisi tehdä enemmänkin. Tässäpä asia – yksi niistä – jossa itse aion kehittyä paremmaksi ensi vuonna. Alkaen nyt.

Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

Scrumilla ketterämmin viestinnän projekteissa? ”Opittavaa olisi ainakin sellaisissa projekteissa, joissa palaverit venyvät lörpöttelyssä, sinne kuulumattomien asioiden puimisessa ja myöhästymisten takia. Enhän minä koskaan…”

Häät – viestinnällinen haaste? – ”Jälkimarkkinointi on myös tarkka paikka: kiitoskorttien pitää mielellään ehtiä perille ennen ensimmäisen vaiheen erohakemusta.”

Strateginen käänne vaatii vahvaa viestintää – 10 vinkkiä muutosviestijälle ”S–ryhmä otti ilmaherruuden ja sai selkeästi viestinsä läpi.”

Kuva: plenty.r. (Creative Commons)

Tilaa Kaiku Helsingin uutiskirje:

TILAA