Ständin kanssa messuille vai sidosryhmätilaisuutta järjestämään – 4 vinkkiä, joiden avulla saat tapahtumista enemmän irti

Taina Rinta-Kauhajärvi

22.05.2018

Suomen turut ja torit kuhisevat pian jos jonkinmoisia tapahtumia messuista festivaaleihin ja yleisöjuoksuista urheilukisoihin. Tapahtumiin osallistuminen on tärkeä osa organisaatioiden viestintää ja markkinointia, mutta mihin tapahtumiin organisaation kannattaa osallistua ja miksi?

Ainakin seuraavia asioita on hyvä pohtia, ennen kuin riennät messuesitteinesi kohti ihmispaljoutta.

TAVOITE, TAVOITE ja vielä kerran TAVOITE

Vielä muutama vuosi sitten iso osa organisaatioista kirjasi itsensä jokaiseen mahdolliseen somekanavaan, koska ”kaikki muutkin ovat siellä”. Pian moni alkoi kuitenkin pohtia tarkemmin, kannattaako ihan jokaisessa kanavassa olla näytillä. Sama koskee myös tapahtumia. Organisaation ei kannata osallistua yhteenkään tapahtumaan miettimättä ensin, miksi se on sinne ylipäätään menossa. Jos tavoitteena on saada päättäjät kiinnostumaan asiasta X, ständi lapsille suunnatuilla messuilla tuskin vie tavoitetta eteenpäin.

Tapahtumaa varten organisaation kannattaa asettaa itselleen selkeä, mitattava tavoite. Se on hyvä sitoa myös organisaation laajempaan tavoitteeseen, olipa kyseessä sitten brändin lanseeraus, tietoisuuden kasvattaminen tai kuluttajien tavoittaminen. Mieti siis, tukeeko juuri tähän tapahtumaan osallistuminen organisaatiosi tavoitteita.

Ovatko tapahtuman kohderyhmä ja luonne brändillesi sopivia?

Organisaation kannattaa luonnollisesti etsiä tapahtumapaljoudesta sellaiset tilaisuudet, joissa sen kohderyhmätkin ovat. Mieti samalla myös, sopiiko tapahtuma brändisi tavoittelemiin mielikuviin, vai voiko tapahtumaan osallistuminen jopa olla haitaksi brändillesi.

Muista myös irrotella – saatat löytää uusia asiakkaita! Valitse Tangomarkkinoiden sijaan hevifestari tai suuntaa kirjamessujen sijaan esimerkiksi juoksutapahtumaan – kunhan osallistuminen tukee tavoitetta ja tavoittaa halutut kohderyhmät. Parhaiten jäävät mieleen ne organisaatiot ja brändit, jotka selkeästi erottuvat muista ja osallistavat tapahtumakävijää jollain tapaa. Esimerkiksi yksi SuomiAreenan mieleenpainuvimmista toteutuksista oli tempaus, jossa ympäri kaupunkia levittäytyneet puhelinkopit tarjosivat kielikylpyjä ruotsiksi.

Ständi pystyyn vai yhteistyökumppaniksi – Miten tapahtumaan kannattaa osallistua?

Tapahtumiin voi osallistua lukuisilla eri tavoilla. Aina ei ole järkevää kärrätä perinteistä roll-upia paikalle ja laittaa messulipareita ja karkkeja jakoon. Muitakin vaihtoehtoja on: järjestäkää tapahtuman kylkeen oma sidosryhmätilaisuus, pyrkikää tapahtuman yhteistyökumppaniksi tai käykää vain verkostoitumassa ja aistimassa pienellä porukalla tapahtuman tunnelmia. Budjetti määrittelee, mitä kaikkea organisaatiosi voi tehdä tapahtumassa. Tärkeintä on saada vastinetta rahoille.

Ilman viestintää kukaan ei tiedä, että olet mukana

Kerro jo hyvissä ajoin kohderyhmillesi, että olet tapahtumassa mukana. Parhaimman näkyvyyden saat, kun viestit osallistumisestasi ennen tapahtumaa, sen aikana ja tapahtuman jälkeen.

Mieti jo tarkkaan ennen tapahtumaa, miten saat hankittua tapahtumasta uusia kontakteja, ja miten ne tarttuvat haaviisi myös tapahtuman jälkeen. Muista jälkimarkkinointi, kiitä osallistujia ja pyydä heiltä palautetta.

Mukavaa tapahtumakesää!

 

Kirjoittaja Taina Rinta-Kauhajärven osaamisalaa ovat markkinointiviestintä, tapahtumajärjestäminen, mediasuhteet, viestinnän suunnittelu ja some. Taina on tottunut paiskimaan hommia laajojen ja monimutkaistenkin kokonaisuuksien kanssa. Tainan sielu lepää, kun tekstien pilkut, pisteet ja välimerkit ovat kohdillaan ja asiat on selkeästi organisoitu. Vapaa-ajallaan Taina on fiilistelijä ja elämyksien etsijä. Niitä hän metsästää jääkiekkokatsomosta, lenkkipolulta tai hyvältä festarikeikalta. LinkedIn / Twitter

Tilaa Kaiku Helsingin uutiskirje:

TILAA