Älä hylkää sanoja

Salla Syrman

Oletko törmännyt kuvaan, joka rinnastaa nykyihmisen viestintätaidot esihistorialliseen aikaan?

(Lähde: Reddit)

Tarve ilmaista tunnetta kuvin on hyvin ymmärrettävä. Kun kohtaamme toisen ihmisen kasvotusten, paljon vuorovaikutuksesta rakentuu sanattoman viestinnän varaan. Ei 93 prosenttia, kuten Mehrabianin klassikkotutkimusta usein mutkia oikoen tulkitaan, mutta merkittävästi kuitenkin. Kehonkieli ja äänensävy ovat meille tärkeitä – ja ristiriitatilanteissa jopa tärkeämpiä vihjeitä kuin sanat. Kädet puuskassa huokaistu ”kiva tavata” ei vakuuta sanoman vilpittömyydestä.

Mitä tapahtuu, kun viestintä muuttuu kirjalliseksi? Hyvästi kehonkieli. Hyvästi äänensävy. Sanojen merkitys on sata prosenttia. Siksi esimerkiksi sarkasmi sähköposteissa on tutkimusten mukaan vaikea laji. Siksi se, mikä voi kirjoittajan mielestä olla ytimekkäästi ilmaistu, saattaa lukijan mielestä tuntua tylyltä. Rivien välistä luettavaksi tarkoitettu jää kirjoittajan korvien väliin.

Tunne ei taitu tekstiksi helposti. Emojit auttavat. Tämä oli ystävällinen pyyntö. Se oli muuten vitsi. Ihan hyvää tarkoitan tällä palautteella.

Silmänisku sinulle, arvoisa asiakas

Kun aloitin kirjallisen viestinnän valmentamisen kymmenisen vuotta sitten, monilla yrityksillä oli tiukka hymiölinja: hymiöiden ei katsottu kuuluvan ammattimaiseen viestintään. Ei ainakaan sähköpostitse. Eikä varsinkaan asiakkaille. Katsotaan, miten saat edullisemman sähkösopimuksen 😉.

Sittemmin linjaukset ovat höllentyneet. Emojit kuuluvat asiakaspalveluun somessa tai chatissa. Tutkimukset rohkaisevat, että myös työpaikkasähköposteja uskaltaa jo värittää hymiöin. Millaiseksi muotoutuu sanojen rooli? Helpottuuko työelämän kirjoittajan taakka, jos voikin keskittyä asiasisällön ytimeen ja koodata tunnelatauksen tekstiin kuvin?

Kenen pitää osata kirjoittaa?

Tuskinpa sanat ovat mihinkään katoamassa – ainakaan työelämän viestinnästä. Sävyn hallinta on olennainen osa kirjoittajan työkalupakkia. Uskon, että sen merkitys vaan korostuu, kun sisältöjen määrä jatkuvasti kasvaa. Taitaville kirjoittajille riittää työelämässä kysyntää, julistettiin Hesarissa alkuvuodesta.

Asiakkaan aidosti huomioiva vastaus erottuu hymiöllä piristetystä rutiinikuittauksesta. Asiantuntija, joka osaa tekstillään luoda itsestään helposti lähestyttävän kuvan, puhuttelee tehokkaammin kuin kryptinen besserwisser. Kollegoilleen ystävällisesti kirjoittava avunpyytäjä saattaa saada vastauksen nopeammin kuin tiukkasanainen tylyttäjä.

Yrityksissä on totuttu miettimään brändin tone of voicea tarkkaankin. Markkinointi- ja viestintäihmiset saattavat olla taitavia soveltamaan ohjeita käytännössäkin ja loihtimaan oikeansävyisiä tekstejä tai somepostauksia. Vaan millaiseen sävyyn viestivät kaikki muut avainhenkilöt, joiden kirjallinen jälki näkyy ja kuuluu? Asiakaspalvelu, myynti, asiantuntijat, johto?

Sävyn hallinta vaatii treenausta

Totta kai jokaisella ihmisellä yrityksen edustajana on oma, yksilöllinen äänensävynsä – myös kirjallisesti. Tarkoitus ei ole, että kaikki kuulostaisivat samalta silotellulta yritysviestinnältä ja persoonat peittyisivät tekopirteän tekstin alle. On kuitenkin tunnistettava, missä tilanteissa yhteisiä pelisääntöjä tarvitaan.

Esimerkiksi: Asiakas tutkii hienoja, innostavia nettisivuja, mutta yhteydenottopyyntöön saapuva vastaus on sävyltään kuin Aina Inkeri Ankeisen kynästä. Millainen mielikuva yrityksestä jää?

Sopivan sävyn luominen tekstiin sanoilla ei ole yhtä helppoa kuin hymiön valinta. Ystävällisin terveisin viestin lopussa ei vielä tee sähköpostista ystävällistä.

Sävyn hallinta vaatii treenausta, ihan niin kuin selkeän, kiinnostavan tekstin tuottaminen ylipäätään. Kirjoittamista oppii kirjoittamalla ja saamalla palautetta – ei lukemalla ohjeistuksia tai yleisluontoisia vinkkejä. Siksi Kaiussa uskomme kirjoittamisvalmennuksiin, jotka rakentuvat osallistujien omien tekstien ympärille.

🙂

 

Yläkuva: Reetta Martikainen / Jambon

 


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

KonKaiku-tekstinsiivousmenetelmä –  ”Kirjoittamista oppii kirjoittamalla – säännöllisesti ja ajatuksella.

Kirjallisen viestinnän kauhukammio, osa 1: Möröt päivänvaloon – ”Tervetuloa Kirjallisen Viestinnän Kauhukammioon, jossa kapulakieli rieuu valtoimenaan ja rumat sanahirviöt näyttävät mustuneita hampaitaan.”

Siakas, laitetaanko verkkokuppaan kilapilu? – ”Typopirulainenäyttäytyy silloin, kun vähiten odotat. Sillä on yliluonnollinen kyky piiloutua pisteiden tai pilkkujen taakse oikolukemisen ajaksi ja tulla esiin vasta silloin, kun esimiehesi katsoo tuotostasi.”


Viestinnän ajankohtaisuudet Kaiun uutiskirjeestä:

Kuva: Reetta Martikainen / Jambon