Laatikkoleikki: Onko pakko palaveerata?

Pauliina Perttuli

Miksi ihmeessä pitää palaveri? Yksinkertainen mutta niin nerokas kysymys, jota voisimme pohtia useamminkin. Palavereita pidetään, koska suunnitellaan yhteistyötä, tarvitaan yhteisiä päätöksiä tai halutaan innostaa ihmisiä mukaan uuteen tekemiseen. Palavereita pidetään myös, koska vältellään vastuunottoa, päätöstentekoa tai ihan vaan työntekoa.

Turhat ja tehottomat palaverit ovat useimmiten monen eri tekijän monimutkainen sotku. Vetäjältä uupuu fasilitointitaitoja, osallistujilta motivaatiota. Ilmastointi ei toimi neukkarissa ja agendalla on kokouksen kestoon nähden aivan liikaa asiaa. Kun valmennusryhmieni kanssa olemme jäljittäneet tehottomien palaverikulttuurien syitä, tuntuu kuitenkin yksi juurisyy erityisesti ottavan ihmisiä päähän: kokoontumisten tarkoitus ja tavoitteet ovat valitettavan usein hämärän peitossa.

Tehottomalle palaverirallille voi yrittää laittaa stopin esimerkiksi seuraavan tehtävän avulla. Kiteyttämällä palaverin tavoitteen saamme siivottua turhat kokoontumiset kalentereista. Jos et pysty tiivistämään palaverille päämäärää – jotain tavoitetilaa, mikä palaverin jälkeen pitäisi olla toisin – palaveria tuskin kannattaa pitää. Jos taas palaveri päädytään pitämään, napakka tavoite toimii mainiosti työskentelyn suuntana ja apuna.

Kuva on kehittynyt ja jatkaa kehittymistä valmennuskeskusteluiden pohjalta. Kiitos tästäkin kuuluu siis ryhmävoimalle ja merkityksellisille kohtaamisille!


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

Kolme vinkkiä virkeään videopalaveriin – "Harhaileva mieli on tuloksekkaan videopalaverin vihollinen. Näillä vinkeillä voit auttaa sekä itseäsi että muita palaveriosallistuja keskittymään."

"Työsuojelu tässä moi!" – "Torstai-iltapäivä. Saavun toimistolle asiakkaalta. Pöydällä odottaa valkoinen kirjekuori, johon on kauniilla käsialalla tekstattu etunimeni. Hääkutsu? Viesti salaiselta ihailijalta? Parempaa! Työsuojelun kvartaalikirje!"

Videochat on verkkoasioinnin humaani palvelukanava – "Chatit ovat tulleet rytinällä ja ottaneet paikkansa asiakaspalvelukanavana verkossa. Seuraavaksi ennustan nousua reaaliaikaisille videochateille, jotka tuovat astetta henkilökohtaisemman palvelun verkkosivuille ja asiakkaan omille päätelaitteille."


Tähän laatikkoon kannattaa panostaa – saat Kaiun uutiskirjeen inboxiisi:


Kiinnostava case-tarina – näin se tehdään! Osa 1: Suunnittelu

Salla Syrman

Kun viestinnän keinot monimutkaistuvat, on tyydyttävää miettiä, miten tehdä perusasioita aivan erinomaisesti. Viime syksynä lähdimme täydellisen tiedotteen jäljille. Nyt toivotamme sinut tervetulleeksi kirjoittamaan kovan luokan case-tarinaa!

Case-tarina. Asiakascase. Referenssi. Asiakastarina. Pahimmillaan tekstintäyteinen lipare, jonka asiakas tunkee laukkuunsa pelkästä kohteliaisuudesta (eihän siihen voi edes niistää!). Parhaimmillaan moneen kanavaan istuva, mieleenpainuva tarina, jonka asiakas haluaa tatuoida iholleen (tai ainakin lukea uudelleen).

Blogisarjan kolmessa osassa paljastamme Kaiun referenssilaboratorion varjelluimmat salaisuudet:

  1. Suunnittelu
  2. Kirjoittaminen
  3. Hyödyntäminen

Yllättävää? Ehkä ei, mutta perusasioiden tekeminen todella hyvin lähtee liikkeelle – no, perusasioista. Ohjeemme on kirjoitettu tarinan laatijan (esimerkiksi yrityksen viestintävastaava) näkökulmasta, mutta mukana on käyttökelpoisia valmistautumisvinkkejä myös tarinoiden tilaajille (johtoporras) ja tarinoiden kertojille (caseja varten haastateltavat asiantuntijat yrityksen sisältä).

Selvitä kohderyhmä ja käyttötarkoitus

Huippisteknologia Oy:n myyntijohtaja Make Makkonen keksii viestintäpalaverissa: "Vekkuli Systems Oy:stä voisi tehdä asiakastarinan!" Viestintäpäällikkö Helga Häkkilä nyökyttelee vieressä.

Ennen kuin haukkaat loput palaveripullasta ja säntäät ulos, kysele hieman tarkemmin:

"Kenen haluaisitte kiinnostuvan tästä asiakastarinasta?"
"Mikä teidän mielestänne on tässä se kaikkein olennaisin asia, jonka haluamme kertoa?"
"Miten haluaisitte hyödyntää tätä?" 

Älä tyydy liian yleispäteviin vastauksiin, kuten "päätöksentekijöiden", "meidän palveluvalikoiman joustavuus" ja "myynnin tukimateriaalina". Kaiva vähän syvemmältä. Kyllä Make ja Helga sen kestävät. Kiittävät sitten myöhemmin. Tärkeää on, että muodostat itsellesi kirkkaan kuvan siitä, kenelle olet kirjoittamassa – ja miksi.

Haastattele oman talon asiantuntijaa

Ennen kuin soitat Vekkuli Systemsin kiireiselle toimitusjohtajalle Velma Gifflaren-Vekkulille, syvennä omia tietojasi ja juttele ensin 15–20 minuuttia Vekkuli-projektista vastanneen Huippusteknologia Oy:n asiakasvastaava Sofokles Raaputtimen* kanssa. Sofokleen saa yleensä helposti kiinni näin lounasajan jälkeen, mutta ei ehkä ole hyvä idea yllättää kaveria kylmiltään ja käskeä häntä "kertomaan omin sanoin Vekkuli Systemsille toteutetusta sökötinjärjestelmästä".

Valmistaudu ensin huolella – ja auta haastateltavaasi valmistautumaan. Näin saat parhaan mahdollisen pohjan tarinallesi.

  1. Mieti kysymyksiä etukäteen. Jos et vielä tiedä projektista yksityiskohtaisesti, voit hyvin lähteä liikkeelle asiakastarinan peruselementeistä: Mikä oli lähtötilanne? Mikä oli haaste / ongelma, joka piti ratkaista? Mikä ratkaisu siihen löydettiin – miksi päädyttiin juuri tähän ratkaisuun? Mitä hyötyjä saatiin, millainen lopputulos oli, ja mitä aiotaan tehdä jatkossa?
  2. Varaa asiantuntijalle riittävän pituinen jutteluaika ja lähetä kysymysrunkoa etukäteen meilillä mietittäväksi.

Prrr, prrr, Sofokles. Pääsette sujuvasti asiaan, koska haastateltava on jo orientoitunut aiheeseen lähettämiesi kysymysten avulla. Sofokles on kiva kaveri, mutta puhuu välillä vähän turhan vaikeaselkoista kieltä. Näin saat ohjattua haastattelun oikeille raiteille:

  • Kysy kuin et tietäisi asiasta yhtään mitään.
  • Pyydä selvennystä, kun et oikeasti ymmärrä. 
  • Yritä saada haastateltava innostumaan ja kertomaan projektiin liittyneitä konkreettisia muistoja. Hyvässä fiiliksessä voi nousta esiin todellisia helmiä tarinaasi varten.
  • Lopussa kysy suoraan, mitä asiakasvastaavan mielestä kannattaa kysyä asiakkaalta itseltään. Mikä projektissa on erityisesti mennyt putkeen? Mistä Huippisteknologia ansaitsee kiitoksia? (Jos Sofokleen vastaus on "Ei mistään", ota yhteyttä Makeen ja Helgaan ja pyydä harkitsemaan koko casen tekemistä uudelleen.)

Haastattele asiakasta

Seuraavaksi on aika soittaa asiakkaalle. Kertaa samat vaiheet kuin ennen edellistä haastattelua. Nyt sinulla on valtavasti hyödyllistä tietoa, joten voit hioa kysymysesi täsmällisiksi. Laita kysymyksesi tärkeysjärjestykseen: mitä ainakin haluat tietää, jos aika loppuu kesken?

Jälleen kannattaa lähettää muutama avainkysymys etukäteen – mutta varaudu siihen, että meilisi jää kiireessä lukematta. Hyvä ajatus jo haastattelua sopiessa on kiteyttää idea niin selkeästi, että siitä jää edes jonkinlainen muistikuva.

Prrr, prrr, Velma Gifflaren-Vekkuli. Haluat saada ymmärrettävän kuvauksen yhteistyöstä ja mahdollisimman mehukkaita yksityiskohtia. Yritä saada asiakas kuvailemaan hyötyjä sekä esittämään vertauksia. Poimi rouheat ilmaukset muistiin. Hae kiinnostavampaa ja konkreettisempaa kuin "kaikki sujui ihan tavallisesti" ja "kyllä tällä saavutetaan jotain kustannussäästöjä". Kaiva – sinnikkäästi, mutta ystävällisesti. Innosta. Viesti haastateltavalle, että tarina saattaa myös hänet hyvään valoon – fiksun investoinnin tekijänä ja oikean kumppanin valitsijana.

Ennen luurin laskemista varmista vielä muutama asia:

  • Onko OK käyttää asiakkaan nimeä ja siteerata suoraan?
  • Kenellä kaikilla lopullinen tarina on hyväksytettävä?
  • Missä referenssitarinaa sopii hyödyntää?

Kiitos, hei! Katsot muistiinpanojasi ylpeänä. Tästä syntyy hieno tarina. Valitettavasti joudut odottamaan hetken – blogisarjamme osaan 2 – oppiaksesi, miten se kirjoitetaan.

*Kaikki tämän tarinan nimet ovat kuvitteellisia ja yhtymäkohdat Kaiun nykyasiakaskuntaan tai tulevaan sattumanvaraisia.


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

Täydellisen tiedotteen jäljillä, Osa 1: Keskinäisen kehumisen kerho ei kiinnosta – "Ihanko totta? Ei siis harmita, että kauppaa tuli?"

Jokainen asiakas on ainoa – "Kumppanuuteen liittyy muillakin elämänalueilla kokemus siitä, että tuo ihminen on tuossa juuri nyt vain minua varten. Asiantuntijapalveluissa se tarkoittaa, että jokaisen asiakkaan pitää saada kokea olevansa se ainoa."

Ennustaminen on vaikeaa –varsinkin tulevaisuuden – "Herkkyys reagoida muutoksiin on todellinen kilpailuetu."

 

Kuva: Lindsey Turner (Creative Commons)


Parannamme kustannuskilpailukykyämme

Pete Saarnivaara

Kaiku Helsingin hallitus päätti illalla sähköpostikokouksessaan käynnistää paikallisen sopimisen henkeä noudattavan kustannuskilpailukyvyn parantamisohjelman.

Kustannuskilpailukyvyn parantaminen

1. Loppiainen ja helatorstai pysyvät palkallisina vapaapäivinä.

Jos lainsäädännöstä tältä osin tulee pakottavaa, aina siihen joku keino keksitään. Tänä vuonna, kun kaikki ovat olleet erityisen ahkeria, lisätään kalenteriin ylimääräinen kaikupyhä, jouluaaton aatto. Joulustressin vähentämisellä pyrimme nostamaan työn iloa ja sitä kautta tehoa. Siten pystymme tuottamaan palvelumme entistä tehokkaammin laadun kärsimättä, mikä parantaa kustannuskilpailukykyämme.

2. Sairaana töihin tulemiseen puututaan entistä tiukemmin.

Silloin pitää sairastaa, kun on sairas. Normipalkalla. Muuten tartuttaa työkaverit ja omakin toipuminen hidastuu. Kun sairauspoissaolot tätä kautta vähenevät ja lyhenevät, yksikkötyökustannuksemme pienenevät.

3. Yli- ja sunnuntaitöitä pyritään pääsääntöisesti välttämään.

Tällä pyritään samaan kustannusvaikutukseen kuin ykköskohdalla.

4. Yksityisen työnantajan sosiaaliturvamaksun alennuksesta (1,72 prosenttiyksikköä vuoden 2017 alusta) osa käytetään siihen, että hankitaan lisää kahvinappeja (mahdollisesti myös energiajuomaa).

Kohtuullinen määrä kofeiinia parantaa työtehoa (kustannusvaikutukset, ks. kohta 1). Koska ohjelmassamme puututaan työntekijöiden saavutettuihin etuihin, jotakin on annettava myös vastineeksi.

Työntekijöiden muutosturvan parantaminen

1. Jos joskus joudumme säästökuurille, pyrimme jatkossakin ensisijaisesti leikkaamaan omistajien palkkoja, palaveritarjoiluja, matkakustannuksia ja hankintoja ennen kuin lomautuksia tai irtisanomisia edes harkitaan.

2. Jos kuitenkin joutuisimme jonkun irtisanomaan, hallitus sitoutuu tekemään kaikkensa, että irtisanotulle löytyy uusi työpaikka.

3. Edellisiin kohtiin viitaten emme usko, että työterveyspalvelulle kuuden kuukauden ajan irtisanomisajan jälkeen tulee koskaan käyttöä.

Perhevapaakustannusten tasaaminen

1. Suhtaudumme edelleen suopeasti perhevapaiden pitämiseen. Jatkossa muistutamme entistäkin pontevammin etenkin nuorille isille, kuinka tärkeää on olla läsnä lapsen ensimmäisinä elinvuosina – ja kuinka palkitsevaa se voi isälle olla.


"Doing. Not just talking. Business."

Leena Piirto

Elinkeinoministeri Olli Rehn ja maatalous- ja ympäristöministeri Kimmo Tiilikainen astuivat keskiviikkoaamuna esiin tiedotustilaisuudessa, jossa he kertoivat hallituksen linjauksista. Tavoitteena on tehdä Suomesta biotalouden, kiertotalouden ja puhtaiden ratkaisujen edelläkävijä vuoteen 2025 mennessä.

Yhtenä konkreettisena toimenpiteenä tämän tavoitteen toteutumiseksi on ensi viikolla Helsingissä järjestettävä The Global Cleantech Summit 2015. Kolmipäiväinen tapahtuma kokoaa yhteen alan keskeisiä vaikuttajia ympäri maailmaa. Konferenssin järjestää työ- ja elinkeinoministeriön cleantechin strateginen ohjelma yhdessä Suomen eturivin cleantech-toimijoiden kanssa. 

Tapahtuman idea on kiteytetty sloganiksi "Doing. Not just talking. Business". Puoli vuotta käynnissä olleen verkkoaivoriihen tulokset osoittavat, että suuri osa seuraaviin globaaleihin edistysaskeliin tarvittavista ratkaisuista on jo keksitty. Nyt on kyse enää siitä, että niitä hyödynnetään. Kestävät ratkaisut edellyttävät toki myös riittävän yhdenmukaisia toimintaperiaatteita eri puolilla maailmaa.

Loputtoman suunnittelun tulee loppua, on aika tehdä valintoja ja yhteistyötä. Verkostoitumisen tukemiseksi konferenssin kaikille osapuolille tarjotaan business-treffejä paikan päällä mahdollistava verkkopalvelu.

Cleantech Summit 2015

Konferenssipäivät käynnistyvät tiistaina 8.9. kutsuvieraiden strategiapäivänä Kalastajatorpalla. Päivän pääesiintyjiä ovat professori Anil K. Gupta Marylandin yliopistosta, K.A.CARE:n pääjohtaja Hashim Yamani Saudi-Arabiasta ja YK:n ympäristöohjelman johtaja Achim Steiner. Iltapäivän ministeriosuudessa esiintyy mm. Iranin varapresidentti Masoumeh Ebtekar, joka valottaa Iranin linjausta ilmastohaasteeseen. Paneelikeskusteluihin osallistuvat ja ministeripuheita pitävät myös ministerit Arabiemiraateista, Iranista, Keniasta ja Liettuasta.

Konferenssipäivät keskiviikkona 9.9. ja torstaina 10.9. Finlandia-talolla on tarkoitettu cleantech-alan eri osapuolille yritysjohtajista sijoittajiin ja tutkijoihin. Konferenssiin osallistuukin toimijoita yli 20 eri maasta. Mediaa matkaa paikalle eri puolilta maailmaa. Suurta mielenkiintoa ovat herättäneet torstaina tehtävät vierailukierrokset puhtaan teknologian yrityksiin pääkaupunkiseudulla, Lahdessa ja Lappeenrannassa.

On puhtaan teknologian ja konkreettisten tekojen aika.

Seuraa tapahtuman virallisia verkkosivuja osoitteessa www.globalcleantechsummit.fi ja sosiaalisessa mediassa hashtagia #GCTSummit2015!


Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit pitää myös näistä:

Leikataanko enemmän vai johdetaanko paremmin – 5 sääntöä digiajan johtajalle – "Valtionhallinnon ja palvelujen tehostaminen vaatii vanhojen johtamisen sääntöjen kunnioittamista. Sipilän viitoittamat rakenneuudistuksetkin onnistuvat paremmin, kun muistaa digiajan johtamisen säännöt."

Twitter uudistui – ota kikat haltuun! – "Twitter päivittyi hetki sitten parilla uudella ominaisuudella niin selaimessa kuin mobiilisovelluksessakin. Tässä pikaopas Twitter-uutuuksiin."

Millainen tilaisuus kiinnostaa mediaa? – 5 vinkkiä tapahtumajärjestäjälle – "Median vähentyneet resurssit ja kiire näkyvät viestintätoimistojen suuntaan erityisesti silloin, kun toimittajia kutsutaan tapahtumiin ja seminaareihin. Hyvin harvoin toimittajilla on nimittäin aikaa tulla paikalle, jos tilaisuutta ei ole erityisesti suunnattu medialle."

 


Kuva: Gene Kogan (Creative Commons)