Kolme vinkkiä virkeään videopalaveriin

Pauliina Perttuli

Harhaileva mieli on tuloksekkaan videopalaverin vihollinen. Näillä vinkeillä voit auttaa sekä itseäsi että muita palaveriosallistuja keskittymään.

  1. Älä tunge palaveria täyteen irrallisia asioita.
    Kasvokkaiset palaverit venyvät helposti, koska ”nyt kun kerta päästiin saman pöydän äären, kannattaa käsitellä kaikki asiat kerralla”. Videopalaveri on kevyempi järjestää, joten palaverin pilkkominen mielekkäiksi kokonaisuuksiksi on vaivattomampaa. Asiat, jotka vievät aikaa eivätkä liity toisiinsa, kannattaa käsitellä eri palavereissa. Jaksamme maratonkokouksia huonosti kasvokkain mutta vielä huonommin virtuaalisesti.
     
  2. Minimoi taustahäly.
    Videokokousten etu on, että niihin voi osallistua melkeinpä mistä vaan. Tällä on myös kääntöpuolensa. Osallistujat voivat olla hälisevässä avokonttorissa, ruuhkaisessa lentokentän aulassa tai kotitoimistossa uliseva koira jaloissaan. Ylimääräiset äänet häiritsevät ja hankaloittavat keskustelun seuraamista. Valitse mahdollisuuksien mukaan rauhallinen paikka osallistumiselle ja palaverin aikana laita mikrofoni pois päältä, kun et ole äänessä.
     
  3. Käytä katsetta.
    Videota ujostellaan turhaan silloinkin, kun videokuvan näyttäminen olisi teknisesti mahdollista. Videokuva kannattaa, sillä katseessa on voimaa. Meidän on helpompi seurata kuulemaamme, kun näemme puhujan. Ja kun myös meidät nähdään, niin ryhdistäydymme herkemmin ja keskitymme.
    Puhujana kannattaa katsoa kameraan eli osallistujiin. Kiinnostuneen oloinen katsekontakti aktivoi ja kutsuu mukaan osallistumaan. Videokuvan ja katsekontaktin etuna on myös se, että päällekkäin puhuminen vähenee, kun voimme katseella antaa vihjeitä puheenvuoron päättymisestä tai halukkuudesta ottaa vastaan puheenvuoro.

Kaiku Helsinki tekee vuorovaikutusvalmennuksia yhteistyössä videoneuvottelupalveluita tuottavan Praecomin kanssa. Yhteisenä tavoitteenamme on auttaa asiakkaitamme saamaan videopalavereista paras mahdollinen hyöty irti; kehittää parempaa ja tuloksekkaampaa virtuaalista vuorovaikutusta.

 


Tilaa Kaiun uutiskirje ja viesti virkeämmin:


Täydellisen tiedotteen jäljillä, osa 2: Otsikoinnin nyrkkisäännöt, ja miten rikkoa niitä

Ismo Savolainen

OSA 1: "KESKINÄISEN KEHUMISEN KERHO EI KIINNOSTA"
OSA 3: "KAKSI SILMÄÄ EI RIITÄ"

Kollegani sanoi kerran, että tiedotteen otsikon pitää olla niin hyvä, että se kiinnostaa toimittajaa, mutta niin huono, että toimittaja helposti keksii paremman. Hyvin sanottu, vaikkakin käytännössä vaikea toteuttaa.

Otsikko on tiedotteen olennaisin asia. Jos otsikko ei herätä lukemaan, sitten on aivan sama, mitä sisältö on. Hyvä otsikko ei välttämättä ole hyvä otsikko, vaan sellainen, että oikea kohderyhmä huomaa sen.
 

Väliotsikko

Eräs toinen kollegani sanoi kerran, että tiedotteeseen ei perinteisesti kuulu väliotsikointi. Miksi ei? Minä ainakin rikon tuota sääntöä jatkuvasti, koska joku muukin voi lukea tekstejä yhtä oudosti kuin minä.
 
Oikeastaan tuolla alussa korostamani otsikon tärkeys on vähän puppua, koska itseäni se ei aina pysäytä. Useimmiten silmäilen tekstejä takaperoisesti ja voi olla että viimeinen väliotsikko on se, joka saa minut lukemaan koko tekstin.
 

Sisältö

Tässä vaiheessa huomaan, että kuitenkin se sisältö on kuningas. Kehäpäätelmäni on, että eihän sillä oikeasti ole väliä, houkutteleeko otsikko lukemaan, jos sisältö ei kiinnostakaan. Lukija tuntee tulevansa petetyksi.
 
Tiedotteen kirjoittaminen on tasapainoilua.
 
Pari sisältövinkkiä omasta kokemuksesta: Mene suoraan asiaan. Älä jaarittele. Lyhennä. Ota "toimialan johtava" -liirum-laarum pois ja lyhennä. Karsi suosikki-ideoitasi tylysti ja lyhennä. Lue läpi ja lyhennä.
 

Kielioppi

Kaikki kollegani ovat sanoneet, että kielioppi ja oikeinkirjoitus ovat erittäin tärkeitä. He ovat hyvin oikeassa. Kirjoittamistani tiedotteista tosin keskustellaan paljon enemmän silloin, kun olen kirjoittanut jotain väärin.
 
Hmmm... heikkoudet pitää kääntää vahvuuksiksi.
 
 

Ismon kirjoitus on osa Täydellisen tiedotteen jäljillä -haastetta, jonka Salla "Sitaatti" Syrman aloitti muutama viikko sitten tekstillä Keskinäisen kehumisen kerho ei kiinnosta. Seuraavaksi haasteen ottaa vastaan Anni "Verbi" Pakonen, jonka tiedotteita Kaiun asiakkaat ovat ylistäneet muun muassa näin: "Jälleen kerran Anni, mahdottoman hyvä tiedote ja tuo teidän upea verbien käyttö hivelee mieltä ja korvaa!"
 
 
Kuva: Dan Taylor (Creative Commons)
 

Tule meille harjoittelijaksi!

Pete Saarnivaara

Koulutamme sinut konsultinaluksi. Ensimmäinen harjoittelijaohjelma käynnistyy joulukuussa ja sen haku umpeutuu 7. marraskuuta.
 

Kaiku lyhyesti

Kaiku Helsinki on Suomen johtava valmentava viestintätoimisto. Suunnittelemme, toteutamme ja valmennamme media- ja vaikuttajaviestintää, myyntiviestintää, sisäistä viestintää sekä sosiaalisen median asiakaskohtaamisia. Asiakkainamme on niin yrityksiä, järjestöjä kuin julkishallintoakin.
 

Mitä etsimme?

Haemme hyvää harjoittelijaa tai paria puolen vuoden mittaiseen harjoitteluun. Olet hyvä harjoittelija, jos tulet meille innokkaana tarttumaan toimeen ja oppimaan uutta. Hyötyä on viestinnän opinnoista ja kokemuksesta – oli se sitten töistä, opiskeluprojekteista tai vapaaehtoishommista. Tykkään kovasti, jos osoitat hakemuksessasi laajaa yleissivistystä. Sosiaalisen median osaamisesta ja perinteisen median ymmärryksestä on apua. Ja kirjoittaa pitää osata. Suomeksi ainakin. Hyvästä englannin kielen osaamisesta on hyötyä.
 
Kuulisin mielelläni myös mahdollisesta erikoisosaamisesta tai kiinnostuksen aiheista, vaikkapa IT-alan, kuluttajabrändien, järjestöjen, julkishallinnon tai politiikan ymmärryksestä. 
 

Mitä tarjoamme sinulle?

  • Harjoitteluohjelman, joka sisältää käytännön tekemistä, ohjausta ja sisäistä valmennusta.
  • Monipuolista viestintätyötä kiinnostavien asiakkaiden kanssa.
  • Palkan ja kunnon työvälineet.
  • Mukavan porukan, joka saattaa lämpimällä säällä haastaa sinut mölkkyturnaukseen, räntäsateella taas selviytymistehtävään.
 

Mitä teet käytännössä?

Saattaa olla, että joudut joskus keittämään kahvia tai täyttämään tiskikoneen. Niin joudun minäkin. Päätyösi on kuitenkin osallistua Kaiun harjoittelijaohjelmaan. Se tarkoittaa sitä, että teet asiakastöitä kahden tai useamman tiimimme kanssa viestintäkonsulttien, tiiminvetäjän ja partnerien ohjauksessa, sekä osallistut harjoittelijaohjelmaan kuuluviin sisäisiin valmennuksiin.
 
Aloitat hommat todennäköisesti laatimalla erilaisia raportteja ja selvityksiä, jakelemalla tiedotteita sekä päivittämällä jakelulistoja. Heti alkuvaiheessa kirjoitat erilaisia tekstejä suomeksi ja englanniksi. Todennäköisesti tulet myös kokoamaan valmennusmateriaaleja, valmistelemaan valmennuksia tai työpajoja sekä avustamaan tapahtumajärjestelyissä. Jos pääset nopeasti jyvälle hommista, ehdit mukaan myös viestintästrategioiden, -suunnitelmien ja -konseptien ideointiin ja toteuttamiseen sekä tarjousten laatimiseen.
 

Millaisia haluamme olla?

Tässä kohtaa on tapana luetella adjektiiveja firman arvoista. Minusta sellainen on aina tuntunut jotenkin geneeriseltä (enkä sitä paitsi tahdo muistaa niitä kaikkia). Mutta nämä ainakin ovat todennettavissa olevia faktoja: Työterveyskyselyymme vastasi 19 ihmistä. Heistä 18 oli sitä mieltä, että johtaminen Kaiussa on oikeudenmukaista. Yksi ei osannut sanoa. Kaikki vastaajat olivat sitä mieltä, että Kaiussa saa työhön tukea, neuvoja ja apua. Työterveystalomme mukaan nuo olivat poikkeuksellisen hyviä tuloksia asiantuntijayrityksessä. Pieni huolenaihe on, että työ saattaa ajoittain olla henkisesti kuormittavaa, kun vastuuntuntoiset ja innostuneet ihmiset tekevät parhaansa asiakkaiden eteen, vaikka vaatimukset olisivat kuinka mahdottomia.
 

Näköalapaikka

löytyy sekä neukkareista että avokonttorin perältä. Hyvät näkymät niin Töölönkadun, Dagmarinkadun kuin Museokadunkin suuntaan. Rautatieasemalle 10 minuutin kävelymatka.
 

Hakemukset 

ensimmäiseen harjoittelijaohjelmaan voi lähettää 7.11.2014 mennessä osoitteeseen pete.saarnivaara@kaikuhelsinki.fi. CV:n näkisin mielelläni myös.
 

Unohtuiko jotain?

Todennäköisesti, mutta hätä ei ole tämän näköinen. Minulle voi soittaa tai lähettää sähköpostia. Vastaan sähköpostiin mahdollisimman pian ja puhelinnumeroon 050 568 8635 ainakin näinä aikoina: to 23.10. klo 13-16 ja to 30.10. klo 9.30-11.30.
 
 
 

Kuva: Jussi Ratilainen

 

 

Lama-ajan bisnesfraasit selkokielellä

Jouko Marttila

Vaikeina aikoina yritysten viestintä muuttuu munkkilatinaksi. Päätimme suomentaa muutaman lama-ajan bisnesfraasin.
 
Yhtiön strategiaprosessi etenee = kannattavuutemme on romahtanut, emmekä oikein tiedä mitä pitäisi tehdä, koska vanha strategiamme perustui täysin vääriin oletuksiin.
 
Uuden strategian mukaan palvelemme asiakkaitamme kokonaisvaltaisemmin = asiakkaamme ovat tyytymättömiä surkeaan palveluumme. 
 
Haemme aktiivisesti uusia asiakasryhmiä = myyntimme on laskukierteessä ja asiakkaamme ovat siirtymässä kilpailijalle. 
 
Selvitämme strategisia vaihtoehtoja = meidän on pakko myydä osa liiketoiminnoista tai ajaudumme konkurssiin.
 
Pystymme vastaamaan paremmin kysyntään tuotteiden elinkaaren kaikissa vaiheissa = tähän asti olemme vain myyneet tuotteen ja unohtaneet asiakkaan.
 
Selvitämme tuotanto- ja kehitystoimintojen yhdistämistä = tuottavuutemme on surkea ja meidän on pakko turvautua irtisanomisiin.
 
Olemme käynnistäneet toimintojen tehostamisohjelman = yritämme pitää yrityksen pystyssä myymällä omaisuutta ja vähentämällä henkilöstöä.
 
Siirrymme kannattavuusohjelman toteutusvaiheeseen = tähän asti olemme toivoneet parempaa, mutta nyt on ryhdyttävä vähentämään väkeä.
 
Yhtiön suunnittelemat rakennemuutokset muuttavat henkilöstötarvetta = meidän on pakko irtisanoa ihmisiä ja lakkauttaa kokonaisia yksiköitä tai edessä on konkurssi.
 
Haemme synergiahyötyjä erityisesti sähköisten palvelujen tuottamisessa ja konseptien kehityksessä = olemme pudonneet kokonaan digitalisoituvan maailman kehityksestä ja myyntimme laskee jyrkästi.
 
Jatkamme kehitysohjelmaa = meillä on edelleen liikaa työntekijöitä, eikä johto ole saanut myyntiä kuntoon.
 
Yhtiö sopeuttaa tuotanto- ja kustannusrakennettaan = emme pysty kilpailemaan aasialaisen halpatyön kanssa ja siirrämme suuren osan tuotantoa Kiinaan.
 
Haastava markkinatilanne heikentää näkymiä = kilpailijamme pystyvät myymään parempaa tuotetta halvemmalla.
 
Kysyntä koko arvoketjussa on hyvin altis muutoksille = aasialaiset kilpailijat vievät meiltä koko ajan asiakkaita ja kannattavuutemme heikkenee.
 
 

Jouko Marttila tulkkaa taloutta myös omassa blogissaan.

 

Kuva: Epsos.de (Creative Commons)

 

Vähemmän kiertoilmauksia ja enemmän suoraa puhetta lupaa Kaiun uutiskirje – ja tästä voit tilata sen:


Mitataan!

Kimmo Collander

Iiro Viinanen tilittelee päiväkirjoissaan, kuinka tympeää elämä oli 90-luvun lama-Suomen ministerillä. Kaikki teot punnittiin välittömästi armottomilla valuuttamarkkinoilla. Jos päätös ei miellyttänyt, se ilmeni heti koroissa ja valuuttakursseissa ja kohta työttömyysprosenteissa.

Politiikan tuloksellisuus näkyi noina vanhoina huonoina aikoina nopeasti ja rujosti. Toisin on nyt. Politiikan onnistumisen perusmittarit ovat samat vanhat: kansantalouden kasvu, työttömyys ja korkotaso. Suomessa nämä mittarit tuntuvat vain joko menettäneen merkityksensä tai muuttuneen jähmeiksi politiikkaan nähden. Ainakaan niistä ei pysty lukemaan, mihin maamme on matkalla.

BKT:n kasvu on ollut reilusti pakkasella kolmena viidestä viimeisestä vuodesta. Tällä on ollut hämmästyttävän vähän vaikutusta virallisiin työttömyyslukuihin, jotka ovat heiluneet 7-8 prosentin kieppeillä. Piilotyöttömyydestä ei jakseta paljon puhua, vaikka – tai varmaan juuri siksi, koska – se muuttaisi lukemat reilusti kaksinumeroisiksi. Olemme silti kaukana vuoden 1994 20 prosentista ja alle EU:n keskitason.

Hallituksen saamattomuus ei näy valuuttakursseissa tai korkotasoissa, kuten se näkyi 90-luvun lamassa. Uutislähetykset huipentuivat silloin tietoihin HELIBORin heilahteluista ja valuuttakursseista. Näiden avulla nähtiin, mitä mieltä ”markkinat” milloinkin olivat maan isien päätöksistä. Nyt ei euro hetkahda promilleakaan Senaatintorin laidalla tehdyistä tai tekemättä jääneistä päätöksistä. Asuntolainojen naurettavan alhaiset korot eivät välitä kriisiviestejä kansalaisille.

Kun reaali-indikaattoreita ei ole, mitä jää jäljelle? Kuinka päättäjät tietävät, ovatko he onnistuneet? Stubb vastasi tähän Männistö-sählingin yhteydessä: ”Politiikassa niin on, jos siltä näyttää.” (Kokoomuksen puheenjohtaja näpisti tämän sitaatin sujuvasti Urho Kekkoselta, joka oli taas ominut sen Luigi Pirandellolta.) Sisällöstä viis, kunhan näyttää hyvältä. Vältetään konflikteja ja ollaan kivoja. Homma toimii etenkin vaalikauden lopulla.

Jos politiikan ainut toimiva mittari on kannatus gallupeissa, päättäjiltä voi odottaa nahistuneen päättämättömyyden lisäksi vain populismia ja irtopisteiden keruuta. Määrätietoisuutta tarjotaan ainoastaan päättäjien pintabrändin ylläpidossa. Kipeiden päätösten aika tulee, mutta sitten joskus myöhemmin. Nyt kootaan voittavaa tiimiä vaaleihin.

En kaipaa heikkoa markkaa enkä lamavuosien kylmiä tuulia. Tähän kritiikin loppuun pitäisi saada joku muu korjausehdotus, joka veisi keskustelua eteenpäin. Minulla ei sellaista ole. Onko sinulla?

 


Kuva: aussiegall (Creative Commons)